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20 Jahre BSCW

Nachbericht zum BSCW-Forum  am 27. Mai 2015

 

BSCW-Forum 2015: 20 Jahre „Basic Support for Cooperative Work”

Vor 20 Jahren wurde das BSCW Shared Workspace System für effiziente Online-Teamarbeit erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt. Aus diesem Anlass luden das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT und die Firma OrbiTeam Software GmbH & Co. KG Kunden, Partner und Interessenten zum BSCW-Forum 2015 nach Schloss Birlinghoven bei Sankt Augustin. Knapp 80 Teilnehmer folgten der Einladung und blickten gemeinsam mit den Gastgebern zurück auf 20 Jahre BSCW und Groupware, informierten sich über die wichtigsten Neuerungen der neu veröffentlichten Version 5.1 von BSCW und wagten einen Ausblick auf die zukünftige Version 6.0. Darüber hinaus berichteten Anwendervertreter über die unterschiedlichsten Einsatzbereiche von BSCW in der Praxis. Die Pausen wurden dann intensiv zum „Fachsimpeln“, Networking sowie Informations- und Erfahrungsaustausch genutzt.

BSCW und Groupware – Einführung vom „Schlossherren“ und „Geburtshelfer“

Vortragender: Herr Prof. Wolfgang Prinz

In seiner Begrüßung erläuterte Prof. Dr. Wolfgang Prinz vom Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT kurz die Geschichte des Veranstaltungsorts Schloss Birlinghoven und ließ in seinem Einführungsvortrag dann 20 Jahre BSCW und Groupware Revue passieren. Ausgangspunkt für die Entwicklung der Lösung war das Forschungsgebiet Computer Supported Cooperative Work (CSCW) am seit 2001 in das Fraunhofer-Institut integrierten GMD-Forschungszentrum Informationstechnik. Im Rahmen dieser Forschungsarbeiten entstand die Anforderung nach einer Groupware-Lösung mit flexibler Gruppeneinteilung und selbst organisierter Verwaltung ohne administrativem Overhead sowie der Unterstützung für unterschiedliche Medientypen (Text, Grafik, etc.). Interessanterweise, so Prof. Prinz in seinem Rückblick, seien diese Anforderungen aus dem Jahr 1994 fast identisch zu den heutigen Anforderungen an moderne Collaboration und Social Networking-Lösungen. Die strategische Entscheidung, bei der Entwicklung der Anwendung nicht auf Smalltalk als damals gängige Programmiersprache und Client-Server als gängige Architektur zu setzen, sondern stattdessen Python und das zu dieser Zeit noch weitgehend unbekannte World Wide Web für Entwicklung und Betrieb der Lösung zu nutzen, war damals „visionär“, aus heutiger Sicht aber die richtige. Prof. Prinz zeigte sich überzeugt, dass es ohne die Entscheidung für Python und Internet höchstwahrscheinlich keine 20-Jahrfeier für BSCW gegeben hätte.

Im Verlauf seines Vortrags wies Prof. Prinz dann auf weitere Meilensteine der letzten 20 Jahre BSCW hin wie die Ausgliederung der Firma OrbiTeam im Jahr 1998 sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung. Diese stand in der Regel in engem Zusammenhang mit funktionalen Erweiterungen (Zugriffsrechte, Benutzeroberfläche, Synchronisation) sowie Entwicklungen am Markt wie dem Siegeszug von Google – die Suchmaschine kam übrigens erst zwei Jahre nach BSCW auf den Markt – und sozialen Netzwerken oder der immer größeren Bedeutung des Themas Mobile Computing. Anekdote am Rande: Nach dem Abschalten der Musiktauschbörse Napster zogen zahlreiche Napster-Anwender auf den freien BSCW-Server um und sorgten dort für einen rasanten Benutzeranstieg. Leider sah man sich dann aber gezwungen, auf Grund der rechtlichen Situation diese Nutzer und deren Daten wieder zu löschen – was wie Prof. Prinz schmunzelnd bemerkte, doch die ein oder andere kritische E-Mail von Nutzerseite nach sich zog.

Fazit von Prof. Prinz: Die Entwicklung von BSCW spiegelt nicht nur die Groupware-Geschichte der letzten 20 Jahre wieder, sondern hat sie in Teilen auch geprägt. Auf Seiten des Fraunhofer-Instituts ist man stolz darauf, als „Geburtshelfer“ für die erste vollständig web-basierte Groupware weltweit dabei gewesen zu sein, deren Weiterentwicklung aktiv begleitet zu haben und freut sich, auch zukünftig auf Forschungsseite aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.

BSCW 5.1: Werkzeugkasten grundlegender Funktionen für die effiziente Teamarbeit

Herr Koch erläutert das neue Microblogging

Einen Überblick über die aktuelle Version BSCW 5.1, die Anfang Juni für alle Benutzer freigeschaltet wurde, lieferte dann OrbiTeam-Geschäftsführer Thomas Koch. Auch mit der neuen Version, so Koch, bleibe man der Grundidee treu, „unabhängig vom Anwendungsbereich einen Werkzeugkasten grundlegender Funktionen für die effiziente Teamarbeit“ zu bieten. Die neue Version von BSCW bietet eine Vielzahl von Neuerungen, im Rahmen der Präsentation stellte Thomas Koch fünf Bereiche detaillierter vor.

So ist es ab sofort möglich, benutzerdefinierte Metadaten einzurichten, um eine anwendungsorientierte Auszeichnung von Dokumenten (und anderen Objekten) zu ermöglichen. Dies geschieht über das Einrichten so genannter Metadatenprofile. Diese Profile können dann entsprechenden Ordnern zugeordnet werden. Alle in diesem Ordner abgelegten Dokumente erhalten dann automatisch die im Profil definierten Metadaten.

Darüber hinaus wurde die Suchfunktion überarbeitet. Ziel war es dabei, so Koch, die Suche zu vereinfachen – bei gleichzeitig gestiegenen Anforderungen durch die neuen benutzerdefinierten Metadaten. Ein überarbeitetes Suchformular in BSCW 5.1 erlaubt die einfache Zusammenstellung komplexer Suchanfragen und die dynamische Kombination von Suchbegriffen. Auf der anderen Seite gibt es aber nur noch einen Einstiegspunkt in die Suche.

Eine weitere Neuerung in BSCW 5.1 ist die Dokumentenfreigabe, die eine Qualitätskontrolle von Dokumenten durch einen standardisierten Kontrollprozess unterstützt. Ziel ist es, effizientere Abläufe bei den Reviews von Dokumenten zu ermöglichen.

Ebenfalls neu ist die Funktion „Microblogging“, die eine einfachere kontextbezogene Kommunikation und soziale Interaktion innerhalb der Plattform ermöglicht. Anwender können so in BSCW nicht nur kurze Textnachrichten in Ihrem Team austauschen - es werden außerdem auch die automatisch protokollierten Aktivitäten der Benutzer in den Microblog aufgenommen und im jeweils aktuellen Kontext angezeigt. So haben die Anwender stets alle aktuellen Änderungen und Mitteilungen im Blick.

Abschließend stellte Thomas Koch noch die neue Funktion Dokumentenvorschau und Inhaltsansicht vor, die alternativ zur traditionellen Listenansicht gewählt werden kann. In dieser Ansicht ist es dann möglich, sich eine miniaturisierte Vorschau des Dokuments anzeigen zu lassen bzw. die Inhalte als Vorschau im Browser zu öffnen, ohne das Dokument selbst herunterladen zu müssen. Das Ziel dieser Neuerung ist klar: Verbesserter und schnellerer Zugriff auf Informationen und einfacheres Erfassen dieser Informationen.

BSCW als Technologieplattform für unterschiedlichste Anwendungsbereiche in der Praxis

Vortragender: Herr Dr. Oppermann

Nach der Vorstellung der neuen BSCW-Version beschäftigte sich Dr. Leif Oppermann vom Fraunhofer-Institut FIT mit den Möglichkeiten, BSCW nicht nur als Groupware-Komplettlösung einzusetzen, sondern als Plattform für die Entwicklung neuer Anwendungen und die vertikale Integration in neue Anwendungsbereiche. Teilweise würden dabei das Aussehen von BSCW komplett geändert und neue Funktionen ergänzt, die bekannten Funktionen blieben aber erhalten. Wie dies in der Praxis konkret aussieht, erläuterte Dr. Oppermann an drei Beispielen.

SurgeryNet ist eine Web 2.0-Plattform für die chirurgische Community von fachlich Interessierten aus Klinik, Wissenschaft und Industrie. Auf der auf BSCW basierenden Plattform treffen sich junge und erfahrene Chirurgen, um miteinander konkrete Fälle zu beraten, eigenes Wissen weiterzugeben und Neues zu erlernen. Auf diese Weise unterstützt die Plattform insbesondere angehende Chirurgen in ihrem Lernprozess.

GRANATUM ist eine Social Collaboration-Plattform für Experten in der Krebsforschung. Hauptaufgabe der Plattform, die ebenfalls auf BSCW basiert, ist es, die Inhalte von mehr als 80 Datenquellen zu integrieren und semantisch aufzubereiten. Dies ermöglicht die länderübergreifende Recherche und das Erstellen von Hypothesen und Vorstudien.

EnArgus ist ein zentrales Informationssystem zum Thema Energieforschungsförderung. Ziel ist es, für eine bessere Bewertbarkeit von Technologieentwicklungen und mehr Transparenz bei der staatlichen Förderungspolitik zu sorgen. Bei dem Projekt arbeiten Energieforscher, Informatiker und Linguisten interdisziplinär zusammen. Ähnlich wie bei GRANATUM greift auch EnArgus auf eine Vielzahl heterogener Datenquellen zu und integriert die dort abgelegten Informationen in einem zentralen Portal. Anfragen und Recherchen können damit deutlich schneller abgewickelt werden. EnArgus gibt es in drei Versionen: EnArgus.public für die Öffentlichkeit, EnArgus.wiki für Energieforscher und Öffentlichkeit sowie EnArgus.master für die interne Recherche durch berechtigte Mitarbeiter.

Die technischen Erweiterungen und Erfahrungen aus diesen und ähnlichen Projekten, so Dr. Oppermann im Fazit zu seinem Vortrag, fließen dann teilweise natürlich wieder in die Weiterentwicklung zukünftiger BSCW-Versionen ein.

BSCW in der Praxis Anwender berichten über ihre Erfahrungen

Nach der Mittagspause berichteten vier BSCW-Anwender über ihre teils langjährigen Erfahrungen mit BSCW. Den Anfang machte Jörn Kupke von der Generalstaatsanwaltschaft des Landes Brandenburg. Anwenderbericht: Herr Kupke Seine Behörde nutzt die Lösung für die Dokumentation der regelmäßig stattfindenden Jahrestagungen. Die Herausforderung bestand insbesondere darin, das Frontend der Lösung so zu gestalten, dass es von der wenig technik-affinen Zielgruppe auch akzeptiert wird. Aus diesem Grund ähnelt das Layout auch dem einer klassischen Webseite – dabei kommen die Websiteordner in BSCW zum Einsatz, die eine komfortable Möglichkeit bieten, Inhalte in gemeinsamen Arbeitsbereichen einfach zu bearbeiten. Durch den Einsatz eines Websiteordners lässt sich die Erscheinung von gemeinsamen Arbeitsbereichen an die individuellen Bedürfnisse anpassen.

In der vorgestellten Lösung wird jede Veranstaltung durch einen eigenen Menüpunkt repräsentiert - mit den entsprechenden Untermenüs (Agenda, Protokolle, etc.), in denen dann die dazu gehörigen Dokumente abgelegt sind. Zum Anlegen einer neuen Tagung wurde ein Template konzipiert, das „auf Knopfdruck“ automatisch den neuen Menüpunkt inklusive aller Untermenüpunkte erstellt, so dass dann nur noch die Dokumente eingestellt werden müssen. Mittlerweile sind auf der Plattform alle Tagungsunterlagen seit dem Jahr 1949 (!) – soweit vorhanden – archiviert.

Anwenderbericht: Herr Vlieg

Klaas-Pieter Vlieg von der Firma Eurescom aus Heidelberg nutzt BSCW bereits seit 1997 und hat mittlerweile mehr als 50 BSCW-Server in Betrieb genommen. Das Unternehmen ist ein Gemeinschaftsunternehmen führender europäischer Telekombetreiber für den Bereich Forschung und Entwicklung und übernimmt in diesem Zusammenhang auf Projektmanagementaufgaben. Dazu bietet Eurescom unter der Bezeichnung EuresTools seinen Kunden eine Reihe Cloud-basierter Projektmanagementtools an. Der Bereich „Workspace“ wird dabei von BSCW abgedeckt. Die typischen Einsatzbereiche liegen im Dokumentenmanagement und dem internen Bearbeiten von Dokumenten und Projektergebnissen. Am meisten geschätzt würden die Funktionen Versionierung und Erfassen der Nutzung.

Anwenderbericht: Frau Schmidt

Und auch die Bundesverwaltung arbeitet mit BSCW. Verantwortlich für den Betrieb des BSCW-Servers ist die Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen in Illmenau, die den Server zentral bereitstellt. Ines Schmidt von der Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen skizzierte in ihrem Vortrag die Einsatzbereiche von BSCW zur Unterstützung der Zusammenarbeit von räumlich verteilten Projekt- und Arbeitsgruppen, überregionalen Gremien und externen Partnern. BSCW wird dort hauptsächlich zur Dokumentenverwaltung und Terminabstimmung sowie zur Projektkoordination eingesetzt. Insgesamt arbeiten derzeit in der Bundesverwaltung mehr als 16.000 Benutzer mit dem System.

Anwenderbericht: Herr Rescheleit

Zum Abschluss der Anwenderberichte stellte Dietmar Rescheleit von der Sacura GmbH die e.tract Plattform vor – eine gemeinsame Entwicklung seines Unternehmens mit OrbiTeam. e.tract ist eine auf BSCW basierende Online-Plattform für die sichere Zusammenarbeit aller an der Entwicklung eines neuen Medikaments beteiligten Projektpartner. Auf der Plattform können die für die Entwicklung relevanten Dokumente abgelegt werden, sie ermöglicht eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit der Projektbeteiligten und verwaltet die Dokumente und Aufgaben für die einzelnen Entwicklungsphasen. Rollenbasierte Zugriffrechte garantieren, dass die Projektpartner nur auf die für sie bestimmten Informationen und Dokumente zugreifen können. Dietmar Rescheleit erläuterte, wie Dank e.tract die umfangreiche – oftmals noch papierbasierte – Dokumentation klinischer Studien durch eine moderne und sichere elektronische Plattform mit Freigabeprozessen, digitaler Dokument-Signatur und Änderungshistorie unterstützt werden kann.

Hands-on BSCW: Tipps zur praktischen Arbeit mit BSCW

Nach diesem „Ausflug“ in die vielfältigen Welten der BSCW-Nutzung in der Praxis erhielten die Teilnehmer des BSCW-Forums dann die Gelegenheit, sich im Rahmen vier paralleler Hands-on-Sessions konkrete Tipps und Ratschläge für die tägliche Arbeit mit BSCW zu holen. Die Themenbereiche lauteten „Tipps & Tricks zur Arbeit mit BSCW“, „Organisation von Arbeitsbereichen“, „Kommunikation und Abstimmung im Team“ sowie „Tipps & Tricks zur Administration von BSCW-Servern“. Vier Mitarbeiter von OrbiTeam hatten zu diesen Themen kurze Demo-Präsentationen vorbereitet und standen den Teilnehmern der einzelnen Sessions dann für Fragen zur Verfügung.

Blick in die Kristallkugel: BSCW 6.0

Frau Hinrichs gibt einen Ausblick auf die Zukunft

Zum Abschluss der Veranstaltung wagte dann OrbiTeam-Geschäftsführerin Elke Hinrichs einen „Blick in die Kristallkugel“ und stellte erste Details der neuen Version 6.0 von BSCW vor. Der Schwerpunkt der neuen Version liegt laut Hinrichs auf einer neuen Benutzeroberfläche und weniger auf neuen Funktionalitäten. Es sei der Wunsch vieler Anwender, die Handhabung zu vereinfachen. Die Arbeit am bereits oben erwähnten Projekt EnArgus habe dann letztendlich zur Entscheidung für ein umfassendes Redesign der Lösung geführt. Die Schlüsselelemente der neuen Oberfläche sind eine einfachere Handhabung, eine verbesserte Interaktion, das Hervorheben von Kernfunktionalitäten, überschaubare hierarchische Strukturen und ein modernes, einladendes Design. Anhand einiger Designskizzen und ersten Bildschirm-Konzepte gewährte Frau Hinrichs dann einen Einblick in Design und Funktionalität des nächsten „Major Releases“, mit dem innerhalb der nächsten 18 bis 24 Monate zu rechnen ist.

Im Rahmen des abschließenden Get-Together beim Kölsch nutzten die Teilnehmer dann noch die Gelegenheit, sich über das Gehörte auszutauschen und einzelne Punkte weiter zu vertiefen.

Fazit: Mit dem BSCW-Forum 2015 gelang es den Veranstaltern, die Brücke zu schlagen von 20 Jahren BSCW und Groupware über den aktuellen Status der Produktentwicklung und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Praxis bis zu einem Ausblick in die Zukunft. Das Feedback der Teilnehmer fiel sehr positiv aus und es wurde die Hoffnung geäußert, dass bis zur nächsten Veranstaltung dieser Art nicht wieder 20 Jahre vergehen werden.

Impressionen

Eingangshalle des BSCW-Forums Vortragender: Herr Thomas Koch BSCW im Wandel der Zeit Neue Dokumentfreigabe in BSCW Vortrag: Dr. Oppermann - BSCW als Plattform Moderator: Herr Karabasz und Herr Koch Herr Dr. Oppermann präsentiert das Projekt EnArgus Gedankennahrung im BSCW-Forum Gäste im Außenbereich des BSCW-Forums Angeregte Pausengespräche Frau Hinrichs im Gespräch Gäste im Innenbereich des BSCW-Forums Pausengespräche im Außenbereich Schloss Birlinghoven Moderator: Herr Karabasz Frau Schmidt zum Thema: Zusammenarbeit mit BSCW Die Gäste des BSCW-Forums 2015 Präsente für die Anwender Hands-on Session: Administration Hands-on Session: Tipps und Tricks Hands-on Session: Online-Kommunikation Hands-on Session: Online-Kommunikation Vorstellung der Hands-on Sessions Vortragende: Frau Hinrichs Moderator Herr Karabasz und Frau Hinrichs Die Gäste des BSCW-Forums 2015 Fingerfood für kluge Köpfe Hands-on Session: Organisation BSCW-Experten im Gespräch