Endgültigen Termin festlegen

Der Organisator einer Terminabstimmung kann sich über den aktuellen Stand der Termin­ab­stim­mung informieren, indem er sie öffnet (entweder durch Klicken auf den Termin­ab­stim­mungs­eintrag in der Ordnerübersicht oder durch Auswahl von   Öffnen  im Aktions­menü der Termin­abstimmung). Der Organisator kann sich auch an das nahende Ende des Ab­stim­mung per E-Mail erinnern lassen. Eine solche Erinnerungsnachricht enthält einen Verweis auf die Terminabstimmung.

Die Zeile ‚Endgültiger Termin‘ im Formular der Terminabstimmung zeigt den aggregierten Status der vorgeschlagenen Termine an:

o  Grün: Alle Teilnehmer haben zugestimmt.

o  Orange: Kein Teilnehmer hat abgelehnt, mindestens ein Teilnehmer hat mit ‚Unter Vorbehalt‘ abgestimmt.

o  Rot: Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt.

Als Organisator werden Ihnen hier zwei zusätzliche Schaltflächen angeboten, um den end­gül­tigen Termin festzulegen oder um die Terminabstimmung abzubrechen, z.B. weil offenbar kein Ter­min gefunden werden kann, der allen Teilnehmern passt.

•      Legen Sie den endgültigen Termin fest, indem Sie einen Termin in der Zeile ‚End­gül­tiger Termin‘ anklicken und dann auf [Festlegen] klicken. Damit beenden Sie auch die Ab­stimmung.

•      Im Aktionsformular ‚Terminabstimmung beenden‘ können Sie einen Kommentar an­geben, der der ansonsten automatisch erzeugten E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird, die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt. Sie können den endgültigen Ter­min auch in Ihren persönlichen Kalender oder den Gruppen­kalender des Arbeits­bereichs, der die Terminabstimmung enthält, über­neh­men (falls ein solcher Gruppen­kalender existiert).

•      Klicken Sie auf [Ohne Termin beenden], um die Terminabstimmung zu beenden, ohne einen end­gültigen Termin festzulegen. Im Aktionsformular ‚Terminabstimmung be­en­den‘ können Sie wiederum einen Kommentar angeben, der der E-Mail-Nachricht hin­zu­ge­fügt wird, die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt.

Die Teilnehmer werden sämtlich per E-Mail über den endgültigen Termin bzw. das Ende der Ab­stimmung benachrichtigt. Wenn ein endgültiger Termin festgelegt wurde, enthält diese Nachricht einen Verweis, mit dem auch die Teilnehmer den endgültigen Termin (im iCal-For­mat) in ihren BSCW- oder sonstigen Kalender übernehmen können.

Beachten Sie, dass nicht nur der Organisator, d.h. der Erzeuger einer Terminabstimmung, einen endgültigen Termin festlegen kann, sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält.