Dokumente in BSCW hochladen

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hoch­la­den. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Für Browser mit eingebauter Datei­über­tra­gungs­funktion („file upload“; z.B. Firefox, Internet Explo­rer oder Safari) ist keine zusätzliche Soft­ware zum Hochladen in BSCW erforderlich.

Wenn Sie jedoch häufiger große Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen, soll­ten Sie die Verwen­dung der browserunabhängigen BSCW-Hilfen zum Hochladen von Do­ku­menten in Betracht ziehen (für Einzelheiten siehe 13.5 Hilfen zum Hochladen von Doku­menten).

Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser

•      wählen Sie  Datei    Neu    Dokument , um das Formular ‚Dokument hochladen‘ anzuzei­gen, das aus drei Abteilungen ‚Allgemeines‘, ‚Auto-Versionierung‘ und ‚Attribute‘ be­steht.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ wählen Sie über den üblichen ‚Datei öffnen‘-Dialog eine Da­tei aus. Verzeichnispfad und Name der ausgewählten Datei werden auto­ma­tisch in das For­mular eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie kei­nen neuen Namen im Feld ‚Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokument­namen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend be­schreibt.

Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden wer­den, wenn Sie planen, über verschiedene Computer-Plattformen hinweg zu ko­ope­rieren, z.B. zwi­schen Windows und Macintosh. Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. *.doc), das auf man­chen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten wer­den, da es die Erkennung des Datei-Typs erleichtert, wenn das Dokument von anderen Mit­gliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird: der BSCW-Dokument­name wird standardmäßig als lokaler Datei­name verwendet!

•      Im Feld ‚Tags‘ können Sie frei wählbare Schlagwörter eintragen, die das neue Doku­ment cha­rak­terisieren. Diese Schlagwörter können beim Suchen verwendet werden. Mehrere Tags wer­den durch Leerzeichen getrennt. Es wird nicht zwischen Groß- und Klein­buchstaben unter­schieden.

•      Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. An­wei­sun­gen, wie es zu benutzen ist, eingeben.

•      Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine der angebotenen Be­wer­tungen auswählen. Die Bewertung können Sie nachträglich mit   Ändern    Be­wer­ten  ändern. BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mitt­lere Wert aller Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Doku­ment­ein­trags mit einem Symbol dargestellt (bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert ge­nom­men).

•      Außerdem können Sie den MIME-Typ des Dokuments angeben (standardisierte Be­zeich­nun­gen für Dateiformate im Internet). Normalerweise erkennen Web-Browser und BSCW-Uploader den richtigen MIME-Typ und weisen ihn dem Dokument auto­matisch zu. Manch­mal kann es allerdings notwendig werden, den richtigen MIME-Typ explizit zuzuweisen. Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls ver­wen­det, korrekt erkannt. Nur in Aus­nahme­fällen müssen Sie das Kodierungs­verfahren in dem entsprechenden Feld explizit an­geben. Sie können den MIME-Typ und die Ko­die­rung später mit   Ändern    Eigenschaften  im Ak­tions­menü des Dokuments wieder ändern.

•      Die Abteilung ‚Auto-Versionierung‘ erscheint nur, wenn Sie Eigentümer des Ordners sind, in dem das neue Dokument erzeugt wird, also auch Eigentümer des neuen Do­ku­ments werden. Sie können hier andere Einstellungen bezüglich der Versionierung vor­nehmen, als sie für den Ordner gelten, in dem das neue Dokument erzeugt wird. Für weitere Einzelheiten siehe 8.3.6 Automatische Versionierung.

•      In der Abteilung ‚Attribute‘ können Sie Metadatenattribute für das neue Dokument an­geben. Diese Attribute können beim Suchen verwendet werden. Der erste Satz von Attributen ist vor­gegeben: Schlüssel und Empfänger sind zwei Attribute, die zur Vers­chlüsselung verwendet werden, und die DC-Attribute dienen der Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin-Core-Standard (siehe 3.9.1 Metadatenattribute). Bei diesen Attributen können Sie weitere Werte hinzufügen, indem Sie auf  kli­cken. Kategorie und Priorität werden in der Ordner­über­sicht angezeigt, wenn die An­zeige der entsprechenden Spalten über  Ansicht    Spalten  im oberen Menü aktiviert ist.

•      Sie können auch Ihre eigenen Attribute definieren, indem Sie Namen und Wert an­ge­ben. Klicken Sie auf [Weitere Attribute], um weitere Attribute hinzuzufügen. Bereits ein­gegebene Attribute werden durch Löschen des Attributnamens gelöscht. Auch be­nutzer­definierte Attri­bute können beim Suchen verwendet werden.

•      Klicken Sie auf [OK], um das Dokument hochzuladen.

Sie können alle Ihre Angaben zum Dokument nachträglich wieder ändern, indem Sie im Ak­tions­menü des Dokuments   Ändern    Eigenschaften  aufrufen. Dabei wird dasselbe Aktions­for­mular benutzt wie beim Hochladen oben.

Sie können nach dem Hochladen eine zusätzliche PDF-Darstellung des neuen Dokuments er­zeugen, wenn die Konvertierung ins PDF-Format für den MIME-Typ des Dokuments auf Ihrem BSCW-Server konfiguriert ist.

•      Wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Dokuments.

•      Klappen Sie in der Abteilung ‚Allgemeines‘ das Feld ‚MIME-Typ‘ auf, wenn noch nicht geschehen.

•      Kreuzen Sie das Auswahlkästchen ‚PDF-Präsentation des Dokuments generieren‘ an und bestätigen Sie mit [OK].

Die PDF-Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet. Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordnerübersicht anklicken, wird die PDF-Darstellung des Dokuments gezeigt. Wenn Sie dagegen   Öffnen  oder   Ändern    Be­ar­bei­ten  im Aktionsmenü des Dokuments wählen, erhalten Sie das Originaldokument mit der ent­sprechenden Anwendung oder zum Herunterladen. Die zusätzliche PDF-Darstellung kann auch wieder abgeschaltet werden, indem man das entsprechende Auswahlkästchen wieder ab­wählt.

•      Wählen Sie   Zugang    Sperren  im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nach­träg­lich entfernbare) Sperre zu setzen.