Hierarchische Organisation von Gemeinschaften

Gemeinschaften können hierarchisch organisiert werden, indem man Gemeinschaften zu Mit­gliedern anderer Gemeinschaften macht. Auf diese Weise kann z.B. die hierarchische Organi­sation eines Unternehmens auf BSCW-Gemeinschaften abgebildet werden.

Mitglieder einer Untergemeinschaft können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Ober­gemeinschaft zugreifen. Die diesbezüglichen Gemeinschaftsarbeitsbereiche sind aber nicht notwendigerweise ineinander enthalten. Dies ist anders als bei der scheinbar ähnlichen Bezie­hung zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedergruppen.

Als Beispiel nehmen wir den Fall des Schwarzen Bretts für eine große Abteilung, das wir oben als Gemeinschaftsarbeitsbereich organisiert hatten. Die assoziierte Gemeinschaft hat als Mitglieder alle Mitarbeiter der Abteilung. Wenn Sie als Gemeinschaftsmanager nun z.B. auch Schwarze Bretter für die Unterabteilungen A, B und C einrichten möchten, die auch als Ge­meinschaftsarbeitsbereiche implementiert werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Gehen Sie zur Mitgliederseite der Abteilungsgemeinschaft, indem Sie erst auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichseintrags klicken, um sich die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs anzusehen, und dann auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken.

•      Kreuzen Sie die Auswahlkästchen aller der Mitarbeiter an, die zur Unterabteilung A gehören, und klicken Sie auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste, um die neue Ge­meinschaft für die Unterabteilung A zu erzeugen.

•      Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Unterabteilung A‘) und wählen die Aufnahmeregelung als auch die Gemeinschaftsrolle aus (in unserem Fall Verborgene Gemeinschaft und Eingeschränktes Mitglied). Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint. Wenn Sie das Schwarze Brett der Unterabteilung nicht selber verwalten möchten, laden Sie jemanden aus der Unterab­teilung A als Manager in den neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich ein.

•      Wiederholen Sie die obigen Schritte für die Unterabteilungen B und C. Jetzt zeigt die Mitgliederseite des Schwarzen Bretts der Abteilung nicht mehr die Mitarbeiter der drei Unterabteilungen, sondern nur noch die drei Einträge der Unterabteilungsgemein­schaften.

Auf diese Weise haben Sie drei Untergemeinschaften der ursprünglichen Gemeinschaft er­zeugt. Sie könnten nun die Untergemeinschaften weiter unterteilen, indem Sie genau wie oben beschrieben vorgehen. Beachten Sie, dass die Mitglieder von Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft in der Gemeinschaftsrolle der Ober­gemeinschaft zugreifen, d.h. die Gemeinschaftsrolle der Obergemeinschaft bestimmt, wie die Mitglieder der Untergemeinschaften und weiter untergeordneten Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreift – unabhängig von den Ge­meinschaftsrollen in den Untergemeinschaften.

Anstatt eine existierende Gemeinschaft zu unterteilen, um eine hierarchische Organisation von Gemeinschaften zu bilden, können Sie auch von unten her vorgehen, indem Sie existie­rende Gemeinschaften vereinigen, so dass diese Gemeinschaften Untergemeinschaften der neuen vereinigten Gemeinschaft werden. Nehmen wir an, dass Sie schon drei Gemeinschaften A, B und C für die drei Unterabteilungen erzeugt haben und nun eine Abteilungsgemeinschaft mit diesen drei Gemeinschaften als Mitgliedern erzeugen wollen, so dass alle Mitglieder der existierenden Gemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der neuen Abteilungs­gemeinschaft zugreifen können.

•      Setzen Sie die Aufnahmeregelungen aller drei Gemeinschaften A, B und C auf ‚ge­schlossen‘. Verborgene Gemeinschaften können nicht in andere Gemeinschaften ein­geladen werden.

•      Erzeugen Sie eine neue Gemeinschaft in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich über  Da­tei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü. In der Abteilung ‚Allgemeines‘ des Aktions­formulars tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Abteilung D‘) und wählen die Aufnahmeregelung als auch die Gemeinschaftsrolle aus (in unserem Fall Verborgene Gemeinschaft und Eingeschränk­tes Mitglied). Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint.

•      In der Abteilung ‚Mitglieder‘ wählen Sie ‚Nach BSCW-Gruppen suchen‘ und tragen als Abfrage z.B. ‚brett‘ ein in der Annahme, dass diese Zeichenkette im Namen aller drei Schwarzes-Brett-Gemeinschaften A, B und C auftaucht. Übertragen Sie die drei gefundenen Gemeinschaften in das Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ und klicken Sie auf [OK], um die neue Gemeinschaft zu erzeugen.

•      Setzen Sie die Aufnahmeregelung der drei Gemeinschaften wieder zurück auf ‚verbor­gen‘.

Alternativ könnten Sie auch erst die Abteilungsgemeinschaft D erzeugen und dann die drei Gemeinschaften A, B und C als Untergemeinschaften über   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft D einladen oder Sie könnten erst einen Arbeitsbereich D er­zeugen und diesem dann eine Gemeinschaft mit den drei Gemeinschaften A, B und C als Mit­gliedern hinzufügen. Wie Sie auch vorgehen, Sie würden immer denselben Mechanismus der Suche nach BSCW-Gruppen im Einladungsformular benutzen.

Wenn Sie Zugriff auf eine Gemeinschaft haben, weil Sie Mitglied einer Untergemeinschaft sind, wird diese Gemeinschaft auch unter ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘ angezeigt, obwohl Sie kein Mitglied sind.

Wenn Sie eine Gemeinschaft aus der Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs ent­fernen, wird die Gemeinschaft gelöscht, aber nicht eventuelle Untergemeinschaften. Sie wer­den nur als Mitglieder der Gemeinschaft entfernt, bevor die Gemeinschaft selbst gelöscht wird. Sie können jedoch im Aktionsformular ‚Mitglieder entfernen‘ wahlweise auch die Mit­glieder der Gemeinschaft einschließlich einer Untergemeinschaft als Mitglieder des Gemein­schaftsarbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle übernehmen. Im Fall einer Untergemein­schaft sollten Sie bedenken, dass nicht die einzelnen Mitglieder der Untergemeinschaft als Mitglieder übernommen werden, sondern die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs der Un­tergemeinschaft; dies schließt mindestens ihre Manager und/oder Eigentümer mit ein. Außer­dem hat das zur Folge, dass der Gemeinschaftsarbeitsbereich Teilbereich des Arbeitsbereichs der Untergemeinschaft wird.