Terminabstimmungen erzeugen und ändern

• In der Abteilung ‚Allgemeines‘ des Aktionsformulars ‚Neue Terminabstimmung‘ geben Sie die folgenden Einzelheiten der geplanten Terminabstimmung an.

• Name und wahlweise Überschrift, Tags und Beschreibung. Die Überschrift erscheint oben im Abstimmungsformular. Wenn keine Überschrift angegeben wird, fungiert der Name als Überschrift.

• Terminvorschläge: Wählen Sie Termine für Ihr Treffen aus. Benutzen Sie dazu die Menüs oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Werkzeug zur Datumseingabe zu aktivieren. Die Zeitfelder können unausgefüllt gelassen werden. Sie können den Terminen eine Bemerkung hinzufügen, z.B. über den Ort oder die Dauer des geplanten Treffens, die den Teilnehmern angezeigt wird. Klicken Sie auf [Terminvorschlag hinzufügen], wenn Sie mehr als drei Vorschläge machen möchten.

Hinweis: Sobald Stimmabgaben zu der Terminabstimmung eingegangen sind, können Sie die Terminvorschläge nur noch ändern, nachdem Sie die Terminabstimmung zurückgesetzt haben. Beim Zurücksetzen gehen sämtliche bisherigen Stimmabgaben der Teilnehmer verloren.

• Zeitrahmen und Erinnerung: Tragen Sie Anfang und Ende der Abstimmung ein. Die Teilnahme an der Terminabstimmung ist nur innerhalb des angegebenen Zeitrahmens möglich. Geben Sie an, wann Sie an das Ende der Terminabstimmung erinnert werden wollen.

• Details zu Teilnahme und Benachrichtigung: Geben Sie an, ob Sie über jede einzelne Stimmabgabe informiert werden wollen. Sie können ferner den Teilnehmern erlauben, weitere Teilnehmer vorzuschlagen, und über einen Termin mit „Vielleicht“ abzustimmen (als zusätzliche Möglichkeit zu der Standardalternative Ja-Nein).

• In der Abteilung ‚Teilnehmer‘ legen Sie die Teilnehmer sowie Einzelheiten zu deren Benachrichtigung fest.

• Teilnehmer: Wählen Sie die Teilnehmer des Treffens aus (wie Sie auch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs auswählen würden). Sie können auch die E-Mail-Adressen von Personen angeben, die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW-Servers sind; im Falle der Terminabstimmung können diese Personen teilnehmen, ohne sich als Benutzer zu registrieren. Wenn Sie eine Terminabstimmung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erzeugen, sind die Mitglieder des Arbeitsbereichs als Teilnehmer standardmäßig vorausgewählt.

• E-Mail-Sprache: Wählen Sie die Sprache aus, in der die automatische Einladungs-E-Mail abgefasst werden soll.

• Persönliche Nachricht an die Teilnehmer: Tragen Sie wahlweise eine persönliche Nachricht für die ansonsten automatisch erzeugte Einladungs-E-Mail ein, die an alle Teilnehmer verschickt wird.

• Klicken Sie auf [OK], um eine Vorschau des Abstimmungsformulars zu erzeugen. Die Vorschau bietet die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen oder die Terminabstimmung sofort zu starten: klicken Sie auf [Terminabstimmung ändern] oder auf [Terminabstimmung jetzt starten]. Klicken Sie auf [Zurück], wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind und die Terminabstimmung zum vorgesehenen Anfangstermin starten soll.

• Wenn Sie die Terminabstimmung im vorigen Schritt gestartet haben und selbst Teilnehmer sind, werden Sie als nächstes gebeten, über die Terminvorschläge abzustimmen, was weiter unten erläutert wird. Sie können hier auch die Teilnehmerliste bearbeiten, indem Sie auf [Teilnehmer ändern] klicken.

Sie als Organisator können die meisten Details der Terminabstimmung ändern. Nachdem die erste Stimmabgabe erfolgt ist, können Sie allerdings die Termine und das Abstimmungsschema (‚Ja-Nein‘ oder ‚Ja-Nein-Vielleicht‘) nicht mehr ändern (dazu müssten Sie die Terminabstimmung zurücksetzen).

• Wählen Sie Aktion

im Aktionsmenü der Terminabstimmung und ändern Sie Name, Beschreibung, Ende der Abstimmung, Einzelheiten der Teilnahme und Benachrichtigung sowie die Teilnehmer. Geben Sie wahlweise eine persönliche Nachricht ein, die den Benachrichtigungen der Teilnehmer einer laufenden Terminabstimmung beigefügt werden.

• Klicken Sie auf [OK], damit die Änderungen in Kraft treten. Alle Teilnehmer einer laufenden Terminabstimmung werden über die Änderungen benachrichtigt, neue Teilnehmer werden eingeladen und Teilnehmer, die Sie ausgeladen haben, werden davon informiert.

Sie können eine Terminabstimmung, die noch nicht begonnen hat, jederzeit starten.

• Wählen Sie Aktion

im Aktionsmenü der Terminabstimmung oder klicken Sie auf den Eintrag der Terminabstimmung in der Ordnerübersicht. Klicken Sie dann im Aktionsformular auf [Terminabstimmung jetzt starten].

Wenn ein Teilnehmer neue Teilnehmer vorschlägt und dies von Ihnen bestätigt werden muss (hängt von der Konfiguration Ihres BSCW-Servers ab), erhalten Sie eine E-Mail-Nachricht, die einen Verweis enthält, der Sie direkt zu dem Aktionsformular führt, in dem Sie die neuen (und auch weitere) Teilnehmer einladen können.

• Das Aktionsformular ‚Teilnehmer‘ zeigt die derzeitigen Teilnehmer an. Sie können neue Teilnehmer hinzufügen und existierende Teilnehmer entfernen.

• Geben Sie wahlweise eine persönliche Nachricht an, die den Einladungen neuer Teilnehmer und den Benachrichtigungen ausgeladener Teilnehmer hinzugefügt wird. Klicken Sie auf [OK], wenn Sie fertig sind.

Sie als Organisator können eine E-Mail-Nachricht an die Teilnehmer einer laufenden Terminabstimmung versenden.

• Wählen Sie Aktion

im Aktionsmenü der Terminabstimmung, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf [OK]. Sie können die Nachricht an alle Teilnehmer, alle Teilnehmer, die schon oder noch nicht abgestimmt haben, schicken oder die Empfänger der Nachricht unter den Teilnehmern auswählen.

Beachten Sie, dass nicht nur der Organisator, d.h. der Erzeuger der Terminabstimmung, sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält, eine Terminabstimmung ändern und Nachrichten an die Teilnehmer versenden kann.

Sie können sich die Abstimmungszeiträume von Terminabstimmungen auch auf einer Zeitachse anzeigen lassen.

• Wählen Sie im oberen Menü eines Ordners, um eine Zeitachsendarstellung aller Terminabstimmungen, die in dem Ordner enthalten sind, zu erzeugen.