Aktenkoffer-Aktionen sind nur in den Kompetenzniveaus ‚Fortgeschrittener‘ und ‚Experte‘ verfügbar. Wählen Sie mit eines dieser Kompetenzniveaus, um den Aktenkoffer zu benutzen.
Um einen Ordner für den Abgleich mit dem lokalen Computer vorzubereiten, muss zunächst ein Verweis auf diesen Ordner im Aktenkoffer abgelegt werden:
•Wählen Sie 
im Aktionsmenü eines Ordners oder
Arbeitsbereichs, um diesen für den Abgleich mit Ihrem lokalen Computer zu
bestimmen. Der Ordner bleibt an seiner ursprünglichen Stelle in BSCW erhalten.
Sie können nicht einzelne Dokumente in den Aktenkoffer einbringen, sondern nur
ganze Ordner.
•Sie können auch mehrere Ordner in den Aktenkoffer einbringen, indem Sie
diese Ordner zunächst auswählen und dann 
in der
Mehrfachwahl-Symbolleiste anklicken.
Um einen Ordner wieder aus dem Aktenkoffer zu entfernen und damit vom Abgleich mit Ihrem lokalen Rechner auszuschließen,
•öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit aus dem oberen Menü und
•wählen
im Aktionsmenü des betreffenden Ordners.
Dem BSCW-Aktenkoffer entspricht auf Ihrem lokalen Computer ein lokaler Aktenkoffer-Ordner, der nach einem erfolgreichen Abgleich dieselben Ordner und Dokumente enthält wie Ihr BSCW-Aktenkoffer. Den Ort dieses lokalen Aktenkoffers und weitere Synchronisierungseinstellungen legen Sie wie folgt fest:
•Wählen Sie im oberen Menü.
•Gehen Sie in der Abteilung ‚Allgemeines‘ des Aktionsformulars zur Unterabteilung ‚Dateibehandlung‘.
•Geben Sie dort unter ‚Synchronisierung mit dem Aktenkoffer‘ den (geänderten) Ort für den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers im entsprechenden Feld ein.
•Kreuzen Sie die Option Versionen eines Dokuments in Aktenkoffer
übernehmen an, um auch die Versionen eines versionierten BSCW-Dokuments in
Ihren lokalen Aktenkoffer zu übernehmen. Die Versionen eines Dokuments
DokName werden in einem Unterordner DokName.versions des lokalen
Aktenkoffers abgelegt. Beachten Sie, dass standardmäßig nur bis zu drei neuere
Versionen eines Dokuments übernommen werden. Wenn Sie mehr Versionen übernehmen
wollen, fragen Sie Ihren
Systemadministrator.
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird bei der Synchronisierung nur die
aktuelle Version eines BSCW-Dokuments unter Versionskontrolle in den lokalen
Aktenkoffer übernommen.
•Kreuzen Sie die Option Dokumentnamen um übliche Dateinamenendungen erweitern an, um Dokumentnamen um die üblichen Dateinamenendungen zu erweitern, wenn die Dokumente in den lokalen Aktenkoffer übernommen werden. Ein BSCW-Dokument DokName vom Dateityp ‚Adobe PDF‘ z.B. wird als DokName.pdf in den lokalen Aktenkoffer übernommen.
Sie müssen den Ordner für den lokalen Aktenkoffer nicht erzeugen, er wird beim ersten Abgleich automatisch angelegt.
Hinweis: Mit der Aktion können Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer-Ordners auf Ihrem lokalen Computer wie oben beschrieben nachträglich ändern. In diesem Fall wird der alte Aktenkoffer beim nächsten Abgleich nicht mehr berücksichtigt und dort geänderte Dokumente werden nicht zum BSCW-Server übertragen. Führen Sie daher eine Änderung des Pfades zum Aktenkoffers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und löschen Sie anschließend den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer. Beim nächsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt.
Den Abgleich des Aktenkoffers mit Ihrem lokalen Computer führen Sie wie folgt durch:
•Öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit aus dem oberen Menü.
•Wählen Sie dort
im Kontextmenü des Aktenkoffers oder klicken Sie auf 
in der
Schnellstartleiste.
•Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Abgleich durchführen. Dort werden zunächst die Änderungen im lokalen System und BSCW seit dem letzten Abgleich berechnet und diese dann pro Ordner in einer Voransicht „Änderungen“ angezeigt; der Fortschrittsbalken links unten zeigt den Fortgang der Berechnung an.
•Sie können nun die Ordner für den Abgleich auswählen. Pro Ordner wird in
der Spalte ‚Aktion‘ angezeigt, ob Änderungen vom lokalen PC zum BSCW übertragen
werden (
) oder umgekehrt (
) oder ob Änderungen in beide
Richtungen (
) vorgenommen werden sollen. Ein Klick
auf einen Ordner zeigt im Informationsbereich unten die jeweiligen Änderungen.
Klicken Sie auf das Aktionssymbol in einer Ordnerzeile, um den Abgleich für
diesen Ordner im entsprechenden Dropdown-Menü einzuschränken oder auszuschließen
(
).
•Wählen Sie [OK], um den Abgleich zu beginnen. Je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der Änderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen. Bitte warten Sie ab, bis der Fortschrittsbalken 100% erreicht hat.
•Nach Beendigung des Abgleichs wird eine Liste der Ordner und Dokumente angezeigt, die übertragen worden sind. Dabei werden die folgenden Symbole verwendet:
Information über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.
Warnung über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.
Hinweis auf einen Fehler, der beim Abgleich aufgetreten ist.
Es wurde ein Dokument vom
Server in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
Es wurde ein Dokument vom
lokalen Aktenkoffer zum Server übertragen.
Es wurde ein Konflikt
festgestellt (und eine neue Version in BSCW erzeugt).
•Anschließend können Sie das Fenster über die dafür vorgesehene Schaltfläche schließen.
Bei der Synchronisierung der Aktenkoffer können sowohl Dokumente vom BSCW-Server in den lokalen Aktenkoffer des lokalen Computers übertragen werden als auch vom lokalen Computer zum BSCW-Server. Dabei ist folgendes zu beachten:
o Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente berücksichtigt. Andere BSCW-Objekte wie etwa Notizen, Kalender oder URLs werden nicht in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
o Dokumente und Ordner aus dem BSCW-Aktenkoffer, die noch nicht im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, werden beim Abgleich zum lokalen Aktenkoffer übertragen.
o Dokumente und Ordner, die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden, werden beim nächsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer abgelegt (wenn die Zugriffsrechte ausreichen).
o Es dürfen keine neuen
Dokumente oder Ordner auf oberster Ebene im lokalen Aktenkoffer erstellt werden,
sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner. Neue Ordner auf oberster
Ebene müssen zuerst im BSCW-Aktenkoffer über die Aktion
angelegt werden. Widrigenfalls erfolgt
eine Fehlermeldung beim Abgleich.
o Dokumente und Ordner, die im BSCW-Aktenkoffer gelöscht worden sind, werden beim Abgleich aus dem lokalen Aktenkoffer gelöscht, sofern sie dort nicht geändert worden sind. Dasselbe gilt für eine Umbenennung im BSCW-Aktenkoffer.
o Dokumente aus dem BSCW-Aktenkoffer, die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, aber dort nicht geändert worden sind, werden zum lokalen Aktenkoffer übertragen, wenn sie in BSCW seit der letzten Synchronisierung geändert worden sind.
o Dokumente, die im lokalen Aktenkoffer geändert worden sind, werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer übertragen. Dabei wird mit dem dort bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren:
o Das Dokument wird ersetzt, wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht geändert worden ist.
o Es wird eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument bereits unter Versionskontrolle steht.
o Wenn das Dokument auch in BSCW geändert worden ist (Konfliktfall), wird immer eine neue Dokumentversion erzeugt. Dazu wird das Dokument, wenn noch nicht geschehen, unter Versionskontrolle gestellt und das lokal geänderte Dokument als neue Version mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen. Der Konfliktfall wird zudem nach dem Abgleich in der Resultatsliste entsprechend angezeigt.
Um einen etwaigen Konflikt aufzulösen, müssen Sie entscheiden, welche Änderung vorrangig ist. Ist die Änderung in BSCW vorrangig, so sollten Sie die letzte Version in BSCW löschen (diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer) und das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer löschen, um einen weiteren Konflikt zu verhindern. Ist hingegen die lokale Änderung vorrangig, so ist keine Aktion in BSCW notwendig (das lokal geänderte Dokument entspricht der aktuellen Version in BSCW). Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich bei einer geplanten lokalen Bearbeitung eines Dokuments im Aktenkoffer, das Dokument vor der Bearbeitung in BSCW zu sperren.