Ausnahmesituationen behandeln

Während der Durchführung einer Aufgabe können Ausnahmesituationen auftreten, die ein Abweichen vom normalen Gang der Dinge erfordern. Die entsprechenden Aufgabenaktionen werden in der Aufgabenansicht als [Schaltflächen] sowie als Aktionen im Aktionsmenü bzw. Kontextmenü unter   Aufgabe  angeboten. Was hier im einzelnen angeboten wird, hängt natürlich von der Rolle des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab.

  Aufgabe    Beanstanden : Eingabedaten enthalten Fehler. Der Auftragnehmer kann in der Aufgabenansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen eintragen und die [Aufgabe beanstanden]. Beanstandungen von Eingabedatenfeldern können auch eingegeben und mit [Formular sichern] gesichert werden, ohne die Aufgabe tatsächlich zu beanstanden. Solche vorläufigen Beanstandungen sind für den Auftraggeber nicht sichtbar, solange die Aktion [Aufgabe beanstanden] nicht ausgeführt wird; sie können beliebig verändert oder auch wieder gelöscht werden.

Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftraggeber zugänglich. Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut starten.

  Aufgabe    Zurückziehen : Aufgabenstellung muss geändert werden. Der Auftraggeber kann die [Aufgabe zurückziehen], um etwa zusätzliche Ein- oder Ausgabedaten oder andere Werte für vorhandene Eingabedaten anzugeben. Nach einer Korrektur kann die Aufgabe erneut gestartet werden.

  Aufgabe    Erledigung beanstanden : Ausgabedaten enthalten Fehler. Der Auftraggeber kann in der Aufgabeansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen eintragen und die [Erledigung beanstanden]. Beanstandungen von Ausgabedatenfeldern können auch eingegeben und mit [Formular sichern] gesichert werden, ohne die Erledigung tatsächlich zu beanstanden. Solche vorläufigen Beanstandungen sind für den Auftragnehmer nicht sichtbar, solange die Aktion [Erledigung beanstanden] nicht ausgeführt wird; sie können beliebig verändert oder auch wieder gelöscht werden.

Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftragnehmer zugänglich. Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut erledigen.

  Aufgabe    Erledigung zurückziehen : Ausgabedaten enthalten Fehler. Der Auftragnehmer kann die [Erledigung zurückziehen], um die Ausgabedaten zu korrigieren. Nach einer Korrektur kann die Aufgabe erneut erledigt werden.

  Aufgabe    Zurückweisen : Auftragnehmer kann (oder will) die Aufgabe nicht ausführen (fehlende Zuständigkeit, Urlaub, Krankheit). Der Auftragnehmer kann die [Aufgabe zurückweisen], der Aufgabenzustand ändert sich in zurückgewiesen.

Eine zurückgewiesene Aufgabe kann vom Auftraggeber verändert und wieder gestartet werden. Mögliche Veränderungen schließen die Zuweisung neuer Auftragnehmer und die Definition neuer Datenfelder ein.

  Aufgabe    Übernahme zurückziehen : Zusage, die Aufgabe auszuführen, muss widerrufen werden. Der Auftragnehmer kann die [Übernahme zurückziehen]. Der Auftragnehmer kann daraufhin die Aufgabe beanstanden, zurückweisen oder doch noch erledigen. Der Auftraggeber seinerseits kann die Aufgabe zurückziehen, stornieren oder auf die Erledigung warten.

  Aufgabe    Stornieren : Grund für die Aufgabe ist weggefallen. Der Auftraggeber kann die [Aufgabe stornieren]. Eine stornierte Aufgabe wird nicht weiter bearbeitet. Der Auftraggeber kann eine solche Aufgabe allerdings reaktivieren, überarbeiten und erneut starten (oder zu einem späteren Zeitpunkt einfach neu starten).

  Aufgabe    Delegieren : Andere Benutzer sind geeigneter für die Überwachung oder Durchführung der Aufgabe. Der Auftraggeber oder Auftragnehmer kann die [Aufgabe delegieren] an andere Benutzer. Wenn man eine Aufgabe delegiert, kann man trotzdem noch Auftraggeber oder Auftragnehmer bleiben, indem man das entsprechende Kästchen im Aktionsformular ankreuzt.

Es gibt noch zwei weitere Aktionen, durch die man Aufgaben in einem Endzustand (abgenommen, storniert oder abgeschlossen) erneut verwenden kann.

  Aufgabe    Reaktivieren : Der Auftraggeber versetzt die Aufgabe in einen Zustand, wo er alle Angaben zur Aufgabe ändern kann, um sie dann erneut mit den geänderten Angaben (Auftragnehmer, Eingabedaten, Zeitrahmen) zu starten.

  Aufgabe    Neu starten : Der Auftraggeber startet die Aufgabe mit der vorhandenen Spezifikation einfach wieder neu. Beachten Sie, dass bei einem einfachen Neustart etwaige Werte von Eingabedaten und der Fälligkeitstermin erhalten bleiben.

Der Auftraggeber kann weitere Auftragnehmer benennen und andere von der Aufgabe entfernen, und zwar mit

  Aufgabe    Zuweisen : Die Aktion ist nicht in Endzuständen einer Aufgabe möglich und auch nicht, wenn die Aufgabe gerade in Bearbeitung durch die aktuellen Auftragnehmer ist (gestartet oder übernommen). In manchen Zuständen (z.B. zurückgewiesen) können auch Auftragnehmer diese Aktion ausführen und sich so etwa von der Aufgabe zurückziehen.

Bis auf Delegieren und Zuweisen haben alle die oben aufgeführten Aktionen kein eigenes Aktionsformular, d.h. die Aktion wird ohne weiteres durchgeführt, weil sie ja im wesentlichen in einer Zustandsänderung der zugrundeliegenden Aufgabe besteht. Die nötigen Angaben zur Aktion (Bemerkungen für das Ablaufprotokoll, Beanstandungen, Eingabe- oder Ausgabedaten) müssen vor Ausführung einer Aufgabenaktion in der Aufgabenansicht eingetragen und nötigenfalls mit [Formular sichern] gesichert werden. Bei der eigentlichen Aufgabenaktion wird nur geprüft, ob die erwarteten Daten vorliegen. Wenn Daten fehlen, erfolgt eine Fehlermeldung oder eine Warnung in Form eines Hinweises.

Die Änderungen des Aufgabenzustands durch die Aktionen werden in der folgenden Tabelle zusammengefasst.

Wenn bei der Bearbeitung einer Aufgabe ein Zustand eintritt, der vom normalen Gang der Dinge (starten – übernehmen/erledigen – abnehmen) abweicht, wird dies auch durch ein verändertes Aufgabensymbol in der Ordnerübersicht etwa der Aufgabenliste kenntlich gemacht. Die verschiedenen Aufgabensymbole haben die folgende Bedeutung:

   steht für eine Aufgabe, die noch nicht gestartet wurde oder sich im normalen Bearbeitungsablauf befindet, aber noch nicht erledigt wurde.

   steht für eine erledigte Aufgabe. Auch die Aufgabenzustände abgenommen und abgeschlossen (nach der Aktion fertigstellen durch den Auftraggeber) zeigen dieses Symbol.

   steht für eine Aufgabe, bei der der normale Bearbeitungsablauf durch Aktionen wie beanstanden, Erledigung zurückziehen, Erledigung beanstanden usw. zurückgesetzt wurde. Wenn die Aufgabe durch eine entsprechende Aktion, z.B. ein erneutes Starten oder Erledigen nach einer Beanstandung, wieder in den normalen Gang der Bearbeitung zurückkehrt, wird sie wieder durch das entsprechende Symbol für zu bearbeitende oder erledigte Aufgaben dargestellt.

   steht für eine stornierte Aufgabe. Solche Aufgaben können gegebenenfalls mit anderen Daten oder Auftragnehmern neu gestartet werden (Aktionen reaktivieren und neu starten).

In der Aufgabenansicht werden die möglichen Aktionen als Schaltflächen angeboten. Die angebotenen Aktionen hängen vom Zustand der Aufgabe und der Eigenschaft des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab. Bei einer Aufgabe im Zustand gestartet z.B. können Sie als Auftragnehmer die Aufgabe übernehmen, erledigen, beanstanden und zurückweisen, als Auftraggeber können Sie sie zurückziehen und stornieren; in beiden Fällen können Sie die Aufgabe in Ihrer jeweiligen Rolle delegieren.

Wenn Sie den Bereich ‚Zustand‘ der Aufgabenansicht aufklappen, werden die möglichen Zustände der Aufgabe angezeigt. Der aktuelle Zustand wird in blass-orange angezeigt. Zustände, die durch eine Auftragnehmeraktion erreicht werden können, werden in blau dargestellt, Zustände, die durch eine Auftraggeberaktion erreicht werden können, in grün. Durch Klicken auf einen Zielzustand können Sie die entsprechende Aktion ebenfalls auslösen.