im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Aktionsformular können Sie zwei Personenkreise
über das Starten benachrichtigen: Nachdem Sie das relevante Material in die Laufmappe abgelegt haben, können Sie die Abarbeitung der Aufgaben einer Laufmappe dadurch starten, dass Sie die Laufmappe an die Benutzer weiterleiten, die für die erste Aufgabe, d.h. die oberste in der Liste, verantwortlich sind.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Aktionsformular können Sie zwei Personenkreise
über das Starten benachrichtigen:
o den Manager der Laufmappe und die anderen Benutzer, die für die aktuelle Aufgabe verantwortlich sind, und
o die Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind und an die die Laufmappe weitergeleitet wird.
Beim Start der Laufmappe besteht der erste Personenkreis
aus dem Laufmappenmanager (wahrscheinlich Sie selbst) und den anderen
Mitgliedern der Laufmappe (in diesem Kontext bedeutet „aktuelle Aufgabe“ das
Starten der Laufmappe. Der zweite Personenkreis besteht aus den Benutzern, die
für die erste Aufgabe der Laufmappe verantwortlich sind.
Sie können der automatisierten Nachricht einen persönlichen Kommentar
hinzufügen.
•Bestätigen Sie mit [OK].
Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die persönliche Aufgabenliste des oder der verantwortlichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen.
Nachdem die Laufmappe gestartet worden ist, erscheint sie in der persönlichen Aufgabenliste derjenigen Benutzer, die für die erste Aufgabe zuständig sind. Diese Benutzer können dann die Aufgabe ausführen, indem sie etwa das Material in der Laufmappe bearbeiten oder neue Dokumente hinzufügen, und dann die Laufmappe zu ihrer nächsten Station weiterleiten. Die Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind, fahren mit der Ausführung ihrer Aufgabe fort und leiten die Mappe ihrerseits weiter. Wenn es keine nächste Aufgabe mehr gibt, beendet das Weiterleiten die Bearbeitung der Laufmappe.
Sie als ein Benutzer, der für eine Aufgabe einer Laufmappe verantwortlich ist, finden die Laufmappe in Ihrer persönlichen Aufgabenliste. Möglicherweise sind Sie per E-Mail über den Eingang der Laufmappe benachrichtigt worden. Nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben, leiten Sie die Laufmappe zu ihrer nächsten Station wie folgt weiter.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü der Laufmappe.
•Im Aktionsformular können Sie (a) den Laufmappenmanager und andere Benutzer, die möglicherweise ebenfalls für die aktuelle Aufgabe verantwortlich sind, und (b) die Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind, über die Weiterleitung benachrichtigen. Sie können der automatisch erzeugten Benachrichtigung einen zusätzlichen Bearbeitungsvermerk hinzufügen.
•Unter Weiterleiten an werden die nächste Aufgabe und der oder
die Verantwortlichen angegeben. Wenn mehrere Aufgaben als nächste Station der
Laufmappe in Frage kommen, können Sie selbst auswählen, zu welcher Aufgabe die
Laufmappe als nächstes weitergeleitet werden soll.
Wenn es keine nächste
Aufgabe mehr gibt, wird das durch Laufmappe beenden angezeigt.
Durch die Weiterleitung der Laufmappe erklären Sie die aktuelle Aufgabe für erledigt. Die Laufmappe verschwindet aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste und auch aus den persönlichen Aufgabenlisten der anderen Benutzer, die möglicherweise ebenfalls für diese Aufgabe verantwortlich waren. Vor einer Weiterleitung sollten Sie sicherstellen, dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist, dass also z.B. ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappenordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe entsprechend der Aufgabenstellung überarbeitet worden ist.
Was Sie sonst noch über die Bearbeitung von Laufmappen wissen sollten:
o Wenn Sie die Laufmappe aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste entfernen, werden Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe gestrichen. Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Laufmappe.
o Nicht nur die verantwortlichen Bearbeiter der aktuellen Aufgabe können eine Laufmappe weiterleiten, sondern auch die Mitglieder der Laufmappe. Damit entziehen sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe und leiten die Laufmappe in ihrem gegenwärtigen Zustand dem oder den verantwortlichen Bearbeitern der nächsten Aufgabe zu.
o Wenn die letzte Aufgabe erledigt ist und es keine nächste Aufgabe mehr gibt, ist der Lauf der Laufmappe beendet. Eine beendete Laufmappe kann wiederverwendet werden. Nach einer eventuellen Überarbeitung ihres Inhalts oder ihrer Aufgaben kann sie durch ein Mitglied erneut durch Weiterleiten gestartet werden.