Sie können die vom System vorgegebenen Metadatenprofile nach Ihren Bedürfnissen erweitern und Ihre eigenen Profile definieren. Ein benutzerdefiniertes Metadatenprofil ist dabei immer für einen gewissen BSCW-Objekttyp (z.B. Ordner, Dokument, Kontakt) bestimmt. Bei der Definition gehen Sie von dem Systemprofil des Objekttyps aus und können in beliebiger Weise existierende Attribute streichen und eigene Attribute oder Gruppen von Attributen definieren.
Wenn Sie ein eigenes Metadatenprofil eines Container-Objekts (Ordner, Kontaktliste oder ähnliches) erstellen, können Sie nicht nur die Attribute des Container-Objekts festlegen, sondern auch die Metadatenprofile enthaltener Objekte festlegen. Beispielsweise können Sie ein Metadatenprofil „Verein“ definieren, das auf der Kontaktliste aufbaut und zusätzliche Attribute wie Adresse und Vereinsnummer hat, und dabei festlegen, dass die enthaltenen Kontakte das Metadatenprofil „Vereinsmitglied“ haben sollen, in dem Sie gewisse nicht benötigte Kontaktattribute streichen und zusätzliche Attribute definieren, die die Mitgliedschaft betreffen wie z.B. Mitgliedsnummer oder Mitgliedsbeitrag.
Sie können neue Metadatenprofile auf zwei Arten erstellen. Sie erzeugen ein neues Metadatenprofile explizit, indem Sie
• im oberen Menü Ihrer persönlichen Vorlagen oder eines Vorlagenordners wählen und im Untermenü den gewünschten Objekttyp, z.B. , bestimmen.
Metadatenprofile aus Ihren persönlichen Vorlagen stehen Ihnen überall zur Verfügung, Metadatenprofile aus dem Vorlagenordner eines Arbeitsbereichs stehen Ihnen (und den anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs) nur dort zur Verfügung.
Sie erzeugen ein neues Metadatenprofil ad hoc bei der Zuweisung eines Profils, wenn Sie feststellen, dass die verfügbaren Profile für Ihren Zweck nicht ausreichen.
•Wählen Sie 
im Aktionsmenü eines Objekts. Wenn Ihnen die im Aktionsformular
‚Metadatenprofil‘ zur Auswahl stehenden Profile nicht ausreichen, klicken
Sie auf [Neues Metadatenprofil], um ein neues Metadatenprofil für den Objekttyp
des aktuellen Objekts zu definieren.
Solche ad hoc definierten Metadatenprofile werden in Ihren persönlichen Vorlagen gespeichert und stehen dann zur Zuweisung bereit.
Die sich anschließende Interaktion zum Definieren eines neuen Metadatenprofils ist in beiden Fällen gleich.
•Im Aktionsformular ‚Neues Metadatenprofil‘ wird das Systemprofil des gewählten Objekttyps bzw. des Objekttyps des aktuellen Objekts angezeigt, das Sie nun wie folgt bearbeiten können. Beachten Sie, dass ein Systemprofil wie das eines Ordners auch leer sein kann.
•Geben Sie einen Namen für Ihr neues Metadatenprofil und eventuell noch eine Beschreibung, die den Zweck des neuen Profils erläutert, ein.
•In der Abteilung „Attribute und Gruppen“ des Formulars fügen Sie mit dem Dropdown-Menü [Hinzufügen] Ihrem Profil einzelne Metadatenattribute oder ganze Gruppen von Attributen hinzu. Dabei können Sie aus Attributen und Attributgruppen vorhandener Metadatenprofilen auswählen.
Hinzugefügte Gruppen können anschließend bearbeitet werden. Sie können Ihrem neuen Profil mit der Auswahl ‚Leere Gruppe‘ auch eine leere Gruppe hinzufügen, die Sie anschließend mit Attributen auffüllen. Vergessen Sie nicht, Ihrer neuen Attributgruppe einen Namen zu geben. Gruppen dienen der Strukturierung von Profilen und können auch geschachtelt werden.
Mit der Auswahl ‚Neues Attribut‘ definieren Sie Ihr eigenes Attribut mit Namen und Datentyp; kreuzen Sie an, ob das Attribut mehrere Werte haben kann.
•Sie entfernen ein Attribut oder eine Gruppe, indem Sie auf das Symbol
am rechten Rand
eines Attributs oder einer Gruppe klicken.
•Sie können Attribute und Gruppen umordnen, indem Sie sie bei gedrückter
Maustaste mithilfe des Symbols 
(links von ) an die gewünschte Stelle ziehen. Auf
diese Weise können Sie ein Attribut oder eine Gruppe auch in das Innere einer
anderen Gruppe oder aus einer anderen Gruppe heraus auf die oberste Ebene
verschieben.
•Wenn Sie ein neues Metadatenprofil für einen Container-Objekttyp (Ordner, Kontaktliste oder ähnliches) definieren, hat das Aktionsformular noch eine Abteilung „Metadatenprofil für neue Objekte“. Dort können Sie Metadatenprofile für die Objekte festlegen, die in dem Container erzeugt werden, falls sie von den Systemprofilen abweichen sollen.
•Wählen Sie einen Objekttyp aus dem Dropdown-Menü ‚Hinzufügen‘ aus, für den Sie ein benutzerdefiniertes Metadatenprofil angeben wollen.
•In der nun erscheinenden Zuordnungszeile können Sie das Metadatenprofil auswählen, das Sie dem Objekttyp zuordnen wollen und das allen Objekten dieses Typs, die in dem aktuellen Container erzeugt werden, automatisch zugewiesen wird. Es werden alle Metadatenprofile für diesen Objekttyp angeboten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Sie können diese Zuordnungen genauso wie in der Abteilung „Attribute und Gruppen“ löschen und umordnen. Sie können die Zuordnung von enthaltenen Objekten zu Metadatenprofilen auch später treffen, indem Sie das Metadatenprofil selbst ändern (siehe unten).
•Klicken Sie [OK], um das neue Metadatenprofil in Ihren persönlichen Vorlagen oder einem Vorlagenordner zu speichern.
•Wenn Sie das neue Metadatenprofil ad hoc definiert haben, kehren Sie zum Aktionsformular ‚Metadatenprofil‘ zurück und der Name des neuen Metadatenprofils erscheint als Auswahl im Dropdown-Menü ‚Auswählen‘. Klicken Sie auf [OK], um dieses Profil dem aktuellen Objekt als Metadatenprofil zuzuweisen.