Zeitlich beschränkter Zugriff auf Dokumente

Sie können BSCW-Objekte und ggf. ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und externe andere Personen verschicken.

Sie einen zeitlich beschränkten Zugriff auf Dokumente geben, und den Zugriff Link per E-Mail verschicken. Alternativ lassen sich Dokumente hierbei auch direkt an E-Mails anhängen. Allerdings sollten Sie in diesem Fall die Größe der Dokumente im Auge behalten.

Die BSCW-Objekte werden als Anhang einer E-Mail-Nachricht verschickt. Bei Versand per E-Mail-Nachricht können Sie auch Verweise auf die Objekte versenden, anstatt sie komplett als Anhang mitzuschicken, was gerade bei großen Dokumenten von Vorteil sein kann.

•      Markieren Sie die die Objekte, die Sie versenden möchten und öffnen Sie auf einem ausgewählten Objekt im Kontextmenü  Senden an   E-Mail-Empfänger  

•      Im Formular ‚E-Mail versenden‘ geben Sie die E-Mail-Adressen der Adressaten, den Betreff und den Text der Nachricht ein; die Objekte, die als Anhang mitgeschickt werden, sind am unteren Ende des Formulars aufgeführt.

•      Mit [Mitglieder hinzufügen] können Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs, in dem Sie sich gerade befinden, dem Adressatenkreis hinzufügen, mit [Mitglieder entfernen] können Sie sie wieder entfernen. Sie können Kontakte mit E-Mail-Adressen aus Ihrem BSCW-Adressbuch verwenden, indem Sie die Schaltflächen [An:], [Cc:] und [Bcc:] benutzen.

•      Unter ‚Als Verweis oder als Anhang versenden‘ können Sie wählen, wie Sie die ausgewählten Objekte verschicken wollen.

•      Wählen Sie die Option ‚Als Anhang an alle Empfänger versenden‘, wenn Sie die Objekte als Anhang der E-Mail-Nachricht versenden möchten. Diese Option ist nicht empfehlenswert, wenn es sich um große Dokumente handelt oder wenn Sie darüber informiert bleiben möchten, wer die Dokumente liest.

•      Wählen Sie eine der beiden Optionen ‚Als Verweis ... versenden‘, wenn Sie E-Mail-Nachrichten mit Anhängen vermeiden wollen.     
Wenn Sie Verweise auf Dokumente auch an Nicht-Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden, können auch diese Nicht-Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen. Der Lesezugriff geschieht über ein Token und ist auf die angegebene Zeitspanne beschränkt. Sie können den Zugriff auf ein versandtes Objekt auch vor Ablauf der angegebenen Zeitspanne wieder sperren, indem Sie das Token löschen: Öffnen Sie die Info-Seite des Objekts; unter ‚Zugriffsrechte‘ ist dort der Zugriff mit Token aufgeführt; mit der Aktion [Token löschen] in der rechten Spalte der Zugriffsrechtstabelle sperren Sie den Zugriff über Token für Nicht-Mitglieder.      
Die Option ‚Als Verweis nur an Mitglieder senden‘ stellt sicher, dass niemand außer Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann: nicht-autorisierte Empfänger werden von den Empfängerlisten entfernt und erhalten keine E-Mail-Nachricht (in diesem Fall erscheint eine diesbezügliche Warnung vor dem Versand).