Hochladen per Email

Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten über die Aktion  Datei    Neu    Dokument  bzw. über die BSCW-Dateiübertragungshilfen können Sie Textnachrichten oder auch Doku­mente als Anhang per Email an einen Ordner senden.

Bitte beachten Sie, dass das Hochladen per Email aus Sicherheitsgründen ausdrücklich von Ihrem BSCW-Administrator für Ihren BSCW-Server aktiviert werden muss. In der Standard-Installation ist diese Möglichkeit nicht aktiviert.

Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per Email hochzuladen, müssen Sie diesen zunächst dafür freigeben:

•      Wählen Sie   Zugang    Hochladen per Email  im Aktionsmenü desjenigen Ordners, den Sie für Hochladen per Email freischalten möchten. Diese Aktion steht standardmäßig nur den Managern eines Ordners zur Verfügung.

•      Im Formular ‚Hochladen per Email‘ können Sie festlegen, wer Nachrichten und Do­ku­mente per Email in Ihren Ordner hochladen darf:

o  nur Mitglieder dieses Ordners;

o  nur registrierte Mitglieder von BSCW – auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ord­ners sind;

o  jedermann, d.h. der Ordner ist für den allgemeinen öffentlichen Zugang frei­ge­geben.

Ferner können Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mit­glieder des Ordners schicken lassen. Diese Emailadresse lautet normalerweise bscw+OrdnerId@Ihr-BSCW-Server oder bscw-OrdnerId@Ihr-BSCW-Server in Ab­hän­gig­keit von dem Emailserver, der verwendet wird. Es ist zu empfehlen, diese Nach­richt abzuwarten, bevor mit dem Hochladen begonnen wird.

Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Verfassen Sie eine Emailnachricht, fügen Sie Dokumente als Anhänge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners. Diese Aktion steht jetzt natür­lich auch allen Personen frei, für die Sie den Ordner freigegeben haben.

Wenn die Emailnachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde, befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ Emailnachricht mit dem ‚Betreff‘ der Nachricht als Namen. Sollte kein Betreff eingegeben worden sein, hat das Objekt den Namen ‚Nachricht von Benutzername‘. Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach Internet-Norm RFC 822, das den Text der Emailnachricht sowie ihre Anhänge enthält (MIME-Typ message/rfc822).

•      Klicken Sie auf den Objektnamen, um die Nachricht selbst und eventuelle Text- oder HTML-Anhänge zu lesen.

•      Wählen Sie   Extrahieren  im Aktionsmenü der Emailnachricht, um auf die Anhänge der Nachricht zuzugreifen. Dies funktioniert genauso wie bei Archiven: Die Anhänge befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und können von dort aus an geeignete Stel­len in Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden.

BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per Email über die Absender-Emailadresse. Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per Email für diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde, können Nach­rich­ten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden. Andernfalls wird das Hoch­laden mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Sie sollten Ihrem per­sönlichen Profil weitere Emailadressen hinzufügen, wenn Sie Emailnachrichten von ver­schie­denen Emailadressen aus hochladen wollen (siehe 4.1.1 „Zusätzliche Emailadresse registrieren).

Sie können das Hochladen per Email für einen Ordner jederzeit auch wieder sperren:

•      Wählen Sie   Zugang    Hochladen per Email  im Aktionsmenü eines Ordners, den Sie frei­gegeben haben, aktivieren Sie die Option ‚gesperrt‘ im Formular ‚Hochladen per Email‘ und bestätigen Sie mit [OK].