Dokumente in BSCW laden

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers laden. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Wenn Sie einen Browser mit eingebauter Dateiübertragungsfunktion („file upload“) benutzen (z.B. Mozilla Firefox, MS Internet Explo­rer oder Safari von Apple), dann ist keine zusätzliche Software zum Hochladen erforderlich. Andern­falls müssen Sie eine der verfügbaren BSCW-Hilfen zum Hochladen von Dateien be­nut­zen:

•      das JUploader-Applet,

•      den ‚Drag & drop‘-Uploader oder

•      das BSCW Desktop-Programm.

Diese Dateiübertragungshilfen bieten zusätzliche Vorteile gegenüber dem einfachen Hoch­laden mithilfe des Browsers. Für Einzelheiten siehe 9.4 „BSCW-Dateiübertragungshilfen.

Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser wählen Sie  Datei    Neu    Dokument , um das Formular ‚Neues Dokument‘ anzuzeigen. Nun wählen Sie über den üblichen ‚Datei öffnen‘-Dialog eine Datei aus. Verzeichnispfad und Name der ausgewählten Datei werden automatisch in das Formular eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie keinen neuen Namen im Feld ‚Dokument-Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokument­namen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend beschreibt.

Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden werden, wenn Sie planen, über verschiedene Computer-Plattformen hinweg zu kooperieren, z.B. zwischen Windows und Macintosh. Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. *.doc), das auf manchen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten werden, da es die Erkennung des Datei-Typs erleichtert, wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird: der BSCW-Dokumentname wird standardmäßig als lokaler Dateiname verwendet!

Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. Anwei­sun­gen, wie es zu benutzen ist, eingeben. Die Beschreibung können Sie auch nachträglich im Aktionsmenü mit Aktion  Ändern    Beschreibung  eingeben oder ändern.

Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine Optionsschaltfläche unter ‚Bewertung‘ anklicken. Die Bewertung können Sie nachträglich mit Aktion  Bewerten  ändern. BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mittlere Wert aller Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Dokumenteintrags als Icon angezeigt (bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen).

Außerdem können Sie den MIME-Typ des Dokuments angeben (standardisierte Bezeichnun­gen für Dateiformate im Internet). Normalerweise erkennen Web-Browser und BSCW-Uploader den richtigen MIME-Typ und weisen ihn dem Dokument automatisch zu. Manch­mal kann es allerdings notwendig werden, den richtigen MIME-Typ explizit zuzuweisen. Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Aus­nahme­fällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit an­geben. Sie können den MIME-Typ und die Kodierung später mit Aktion  Ändern    Typ  im Ak­tions­menü des Dokuments wieder ändern.

Sie können weitere Metadaten-Attribute, die das Dokument klassifizieren, ange­ben, indem Sie auf [Weitere Attribute] klicken.

Sie können nach dem Hochladen eine zusätzliche PDF-Darstellung des neuen Dokuments erzeu­gen, wenn die Konvertierung ins PDF-Format für den MIME-Typ des Dokuments auf Ihrem BSCW-Server konfiguriert ist.

•      Wählen Sie Aktion  Ändern    Typ  im Aktionsmenü des Dokuments.

•      Kreuzen Sie das Auswahlkästchen ‚PDF-Präsentation des Dokuments generieren‘ an und bestätigen Sie mit [OK].

Die PDF-Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet. Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordnerübersicht anklicken, wird die PDF-Darstellung des Dokuments gezeigt. Wenn Sie dagegen Aktion  Öffnen  oder Aktion  Bearbeiten  aus dem Aktionsmenü des Dokuments wählen, erhalten Sie das Originaldokument mit der ent­sprechenden Anwendung oder zum Herunterladen. Die zusätzliche PDF-Darstellung kann auch wieder abgeschaltet werden, indem man das entsprechende Auswahlkästchen im Aktions­formular ‘Ändern Typ’ abwählt.

Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und den­selben MIME-Typ wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:

•      Wählen Sie Aktion  Zugang    Sperren  im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nach­träg­lich entfernbare) Sperre zu setzen.

Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht über­schrieben, son­dern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.

Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehö­ren nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen Do­ku­menten belegte Plattenplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeitsbereichs zu­gerechnet. Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) akti­viert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestandenen Plattenplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Mana­ger und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen. Wenn die Platten­platz­über­wachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen be­legte Plattenplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) an­gezeigt. Die Info-Seite rufen Sie mit  Datei    Information  auf.