Erstellen eines Termins

In einen BSCW-Kalender können Sie Termine eintragen, um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art (private Termine, Gruppentreffen, Synchronkonferenzen) zu organisieren. Zu einem Termin gehören mindestens ein Datum und eine Bezeichnung (Name). Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt, kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden, die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status (zugesagt, abgesagt) zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird. Termine können auch dazu benutzt werden, um synchrone Zusammenarbeit zu organisieren, indem das Auf­setzen einer Computer-Konferenz unter den Teilnehmern zum vorgesehen Termin unterstützt wird. Neben Namen, Datum und eventuellen Teilnehmern können Sie auch noch zusätzliche Informationen über den Termin wie z.B. eine Kategorie, eine Beschreibung und einen Ort hinzufügen.

•      Um einen neuen Termin zu erzeugen, wählen Sie in einem Kalender  Datei    Neu    Termin  im oberen Menü, klicken Sie auf  in der Aktionssymbolleiste oder klicken Sie auf  in einem Tageseintrag einer Wochen- oder Monats­an­sicht

•      In dem Registerkarten-Formular ‚Neuer Termin‘ wählen Sie durch Anklicken der Rei­ter eine Gruppe von Informationen an, die Sie zu dem Termin angeben können.

•      Termin: Hier können Sie neben Namen und Datum bzw. Zeitpunkt und Dauer noch die folgenden Festlegungen zum Termin treffen:

o  Beschreibung: enthält zusätzliche Angaben zum Termin.

o  Kategorie: wählt eine Kategorie für den Termin aus. Sie können Termine unter­schied­licher Kategorie verschiedenfarbig darstellen (siehe 7.1.7 „Kalender-Optionen).

o  Status: legt den Status eines Termins fest (unbestimmt, bestätigt, abgesagt). Wenn ein Termin unabhängig von Zu- oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall statt­findet, wählen Sie hier z.B. ‚bestätigt‘. Der voreingestellte Status ‚au­tomatisch‘ be­deutet, dass der Status zunächst als ‚unbestimmt‘ angezeigt wird und sich dann auto­matisch ändert, wenn alle Teilnehmer zu- oder abgesagt haben.

•      Teilnehmer für den Termin wählen Sie aus Ihrem Adressbuch aus. Sie können auch Mitglieder­gruppen Ihrer Arbeitsbereiche als Teilnehmer eines Termins bestimmen. Wenn Sie nicht alle Mitglieder von Arbeitsbereichen einladen wollen, wählen Sie die betreffende(n) Gruppe(n) aus und klicken Sie auf [ausgewählte Gruppen auflösen]: dann werden die Gruppenmitglieder individuell im Teilnehmer-Feld angezeigt und Sie können einzelne Mitglieder abwählen. Sie können daneben auch die Emailadressen weiterer Personen angeben, die Sie zu dem Termin einladen wollen. Kreuzen Sie an, ob die Teilnehmer per Email zu dem Treffen eingeladen werden sollen. Bei Gruppen­kalendern können Sie auch Personen zu einem Termin einladen, die nicht Mitglied des Arbeitsbereichs sind, zu dem der Gruppenkalender gehört. Wenn Sie an dem Termin teilnehmen wollen, vergessen Sie nicht, sich selbst einzuladen: Sie sind nicht auto­ma­tisch Teilnehmer eines Termins, den Sie erzeugen!

•      Details: Hier geben Sie (wenn sinnvoll) den Ort des Termins an. Wenn es sich bei dem Termin um ein virtuelles Treffen handelt, geben Sie das Online-Werkzeug an, das für das Treffen benutzt werden soll (siehe auch 7.1.4 „Teilnahme an einem virtuellen Treffen).

•      Wiederholung: Hier können Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hinzu­fügen. Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs (z.B. wöchentlich, wöchentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag), die Sie im Listenfeld ‚Regel hinzufügen‘ auswählen. Durch Klicken auf [Wieder­holung] erscheint eine Wiederholungsregel, die Sie nach Ihren Wünschen ausgestalten können. Sie können in derselben Weise weitere Regeln hinzufügen, die weitere Wie­der­holungen Ihres Termins erzeugen. Ausnahmen, d.h. Tage, an denen eine Wieder­holung des Termins nicht stattfinden soll, geben Sie dadurch ein, dass Sie eine Regel auswählen, auf [Ausnahme] klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren Wün­schen genauer spezifizieren.

•      Erinnerungen: Hier können Sie angeben, wie Sie selbst, die Teilnehmer des Termins, die Mit­glieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per Email an den Termin er­innert werden sollen. Wählen Sie im Listenfeld ‚Erinnerung hinzufügen‘ den Perso­nen­kreis aus, an den die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll. Durch Klicken auf [Hinzufügen] erscheint ein Formularfeld, wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungs­nachricht angeben (wann, wie oft, an wen). Der automatisch generierten Erinnerungs­nachricht können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen. Durch wiederholtes Klicken auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen.

•      Bestätigen Sie in einer der Registerkarten mit [OK], um den Termin gemäß den bisher von Ihnen vorgenommenen Spezifikationen zu erzeugen. Sie können alle Angaben zum Termin auch zu einem späteren Zeitpunkt festlegen oder wieder ändern.