Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einladen

Die Auswirkung einer Einladung der Mitglieder­gruppe eines Arbeitsbereichs X in eine Ge­mein­schaft Y ist noch unerwarteter als bei der Einladung von Gemeinschaften in Mit­glie­der­gruppen. Wir müssen hier zwei Fälle unterscheiden:

•      Arbeitsbereich X ist ein Gemeinschafts­arbeitsbereich, d.h. er hat Gemeinschaft X als Mit­glied.

•      Arbeitsbereich X ist kein Gemeinschaftsarbeitsbereich.

Fall 1: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Gemeinschafts­arbeitsbereichs X in eine Ge­mein­schaft Y einladen, wird die Gemeinschaft X (und nicht die Mitglieder­gruppe) Mitglied der Gemeinschaft Y, d.h. sie wird eine Unter­gemeinschaft von Y. Mitglieder der Gemein­schaft X können auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich Y in der Gemeinschafts­rolle von Y zu­greifen, während andere Mitglieder des Gemeinschafts­arbeitsbereichs X auch Mitglieder der Gemeinschaft X werden müssen, um auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich Y zugreifen zu können. Denn durch diese Aktion wird Gemeinschafts­arbeitsbereich Y kein Teilbereich von X, wiewohl Gemeinschaft X eine Unter­gemeinschaft von Y ist.

Fall 2: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X, der noch keine Gemeinschaft als Mitglied hat, in eine Gemeinschaft Y einladen, wird eine verborgene Gemeinschaft mit der Gemeinschafts­rolle Mitglied zu X hinzugefügt, alle Mitglieder von X mit dieser Rolle werden als Mitglieder in die neue Gemeinschaft X überführt und die neue Gemeinschaft wird Mitglied von Gemeinschaft Y. Infolgedessen können alle Mitglieder von Arbeitsbereich X in der Rolle Mitglied nach dieser Aktion auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich Y als Mitglieder von Gemeinschaft X zugreifen, andere Mitglieder können dies nicht, es sei denn, sie sind auch Mitglied von Y. Wieder wird der Gemeinschafts­arbeitsbereich Y durch diese Aktion kein Teilbereich von X.

Die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs kann nicht direktes Mitglied einer Gemeinschaft werden, weil die potentiell verschiedenen Rollen, die die Mitglieder einer Mitglieder­gruppe eines Arbeitsbereichs innehaben, das Konzept der Gemeinschaft als einer Gruppe von vielen Mit­gliedern mit derselben Rolle verletzen würde. Statt also das Einladen von Mit­glieder­gruppen in Gemeinschaften komplett zu verbieten, ist die nächstbeste Lösung, statt der Mit­glieder­gruppe die Gemeinschaft des Arbeitsbereichs einzuladen oder, wenn der Arbeits­bereich noch keine Gemeinschaft haben sollte, ihm eine solche mit allen Mitgliedern in der Standard­rolle Mitglied hinzuzufügen und diese einzuladen.

Beachten Sie, dass dasselbe Verfahren angewandt wird, wenn eine Gemeinschaft mit Mit­glieder­gruppen als initialen Mitgliedern erzeugt wird: nicht die Mitglieder­gruppen werden Mit­glieder, sondern die Gemeinschaften ihrer Arbeitsbereiche, die gegebenenfalls den Arbeits­bereichen erst hinzugefügt werden, sollten sie noch keine Gemeinschaften haben.

Dieser letztere Mechanismus unterstützt die Überführung einer hierarchischen Organisation von Mitglieder­gruppen in dieselbe Organisation mit Gemeinschaften, was besonders nützlich ist, wenn die Mitgliedergruppen zu groß geworden sind. Als Beispiel benutzen wir wieder Ab­teilung D von oben mit ihren drei Unter­abteilungen A, B und C, die ihrerseits wieder aus unter­geordneten Organisations­einheiten bestehen. Wenn Sie diese hierarchische Organisation auf BSCW-Arbeitsbereiche und ihre assoziierten Mitglieder­gruppen abbilden wollen, könnten Sie wie folgt vorgehen:

•      Erzeugen Sie Arbeitsbereiche für die Abteilung, die Unterabteilungen, und die unter­geordneten Einheiten.

•      Laden Sie die Benutzer, die zu den untergeordneten Einheiten gehören, in die ent­sprechenden Arbeitsbereiche ein, und fügen Sie die Mitglieder­gruppen dieser Arbeits­bereiche Ihrem Adressbuch hinzu.

•      Laden Sie die Mitgliedergruppen der untergeordneten Einheiten zu den Arbeits­bereichen der Unter­abteilungen ein und schließlich die Mitglieder­gruppen der Unter­abteilungen zum Arbeitsbereich der Abteilung.

Dieses Vorgehen resultiert in einer hierarchischen Organisation der Mitglieder­gruppen: Mit­glieder­gruppen einer unteren Ebene in der Hierarchie sind Mitglieder von Mitglieder­gruppen der nächsthöheren Ebene. Für die diesbezüglichen Arbeitsbereiche gilt die umgekehrte Bezie­hung: ein Arbeitsbereich eine oberen Ebene in der Hierarchie ist in Arbeitsbereichen der nächst­niedrigeren Ebene enthalten. Auf diese Weise hat ein Mitglied eines Arbeitsbereichs unten in der Hierarchie Zugriff auf alle Arbeits­bereiche höher in der Hierarchie, die auf dem Pfad liegen, der von seinem Arbeitsbereich zur Spitze der Hierarchie führt. Nehmen Sie als Bei­spiel Einheit X, die zu Unter­abteilung A gehört: ein Mitglied von X hat auch Zugriff auf die Arbeitsbereiche A und D, weil D in A enthalten ist, was wiederum in X enthalten ist.

Wenn Ihre Mitglieder­gruppen zu groß und infolgedessen die Antwort­zeiten zu lang geworden sind, würden Sie Ihre existierende Organisation gerne von Mitglieder­gruppen auf Gemein­schaften umstellen, um eine bessere Performanz zu erzielen. Dies ist relativ einfach, wenn Sie beim Aufbau der Organisation wie üblich allen normalen Mitgliedern Ihrer Arbeitsbereiche die Standardrolle Mitglied zugewiesen haben. Sie sollten folgendermaßen vorgehen:

•      Fügen Sie dem Arbeitsbereich der Abteilung D eine verborgene Gemeinschaft hinzu, indem Sie   Zugang    Gemeinschaft hinzufügen  im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs verwenden. Als Gemeinschafts­rolle wählen Sie Mitglied. Die neue Gemeinschaft ist zunächst leer.

•      Gehen Sie auf die Mitgliederseite von D, indem Sie auf das Icon  in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeits­bereich­eintrags von D klicken. Die Mitgliederseite zeigt die Ein­träge der neuen Gemeinschaft D und der Gruppen der drei Unter­abteilungen ‚Mit­glie­der von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ (und zusätzlich noch Ihren eigenen Eintrag als Manager und etwaige andere Funktionsträger).

•      Laden Sie die drei Mitgliedergruppen ein, indem Sie ihre Auswahlkästchen ankreuzen und auf  | zur Gemeinschaft |  im Auswahlmenü klicken. So erzeugen Sie drei Gemein­schaften A, B und C mit den Mitgliedern der Arbeitsbereiche A, B und C in der Rolle Mitglied. Diese Gemeinschaften werden Mitglieder von Gemeinschaft D.

•      Die untergeordneten Organisations­einheiten werden automatisch auf Gemeinschaften um­gestellt, da ihre Mitglieder­gruppen rekursiv die initialen Mitglieder von Gemein­schaften stellen, die bei dem Prozess nach und nach erzeugt werden. Nehmen Sie als Bei­spiel zwei Einheiten X und Y, die zur Unterabteilung A gehören. Wenn die Ge­mein­schaft A erzeugt wird, sind ihre initialen Mitglieder die Mitglieder­gruppen von X und Y. Folglich werden den Arbeitsbereichen X und Y Gemeinschaften mit den Mit­glie­dern von X und Y in der Rolle Mitglied hinzugefügt, die ihrerseits dann Mit­glieder von Gemeinschaft A werden.

Anstatt diesen Prozess damit zu beginnen, dem Arbeitsbereich D eine leere Gemeinschaft hin­zuzufügen, in die dann die Mitglieder­gruppen der Unter­abteilungen eingeladen werden, kön­nen Sie gleich auf die Mitgliederseite von D gehen und die Gemeinschaft D mit den initialen Mitgliedern ‚Mitglieder von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ erzeugen, indem Sie ihre Auswahl­kästchen ankreuzen und  | zur Gemeinschaft |  im Auswahlmenü auswählen. Auf diese Weise ist die Umstellung einer standardmäßigen hierarchischen Organisation von Mitglieder­gruppen auf Gemeinschaften in einem einzigen Schritt möglich. Natürlich können Sie die Gemeinschaftsrollen und Aufnahmeregelungen einiger Gemeinschaften hinterher noch feiner einstellen und auch Arbeitsbereichs­mitglieder, die andere Rollen als Mitglied haben, manuell in die entsprechenden Gemeinschaften aufnehmen (vgl. auch den folgenden Hin­weis).