Aufgaben starten

Bevor eine Aufgabe gestartet werden kann, müssen alle nötigen Angaben vorliegen. Dazu ge­hört insbesondere, dass alle als erforderlich gekennzeichneten Eingabedatenfelder einen Wert erhalten haben, sonst erscheint eine Fehlermeldung.

Wenn die Aufgabe Eingabe­daten­felder vom Typ Dokument hat, laden Sie erst die gewünsch­ten Dokumente in BSCW hoch, falls Sie sich noch nicht dort befinden. Sie können die Doku­mente in die Aufgabe hochladen (z.B. mit   Neu    Dokument  im Aktionsmenü der Aufgabe) oder an einen anderen geeigneten Ort, z.B. in das übergeordnete Projekt.

Um die Eingabedatenfelder nachträglich mit Werten zu versehen,

•      wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Aufgabe und gehen Sie zur Ab­teilung ‚Daten‘ oder wählen Sie direkt   Ändern    Eingaben . Sie können auch ein­fach durch Öffnen der Aufgabe zur Aufgabenansicht übergehen.

•      Tragen Sie zumindest Werte für die erforderlichen Datenfelder ein. Bei Feldern vom Typ Dokument bedienen Sie sich der Schaltfläche  hinter dem Wert, die Sie das Doku­ment in Ihrer Ordner­hierarchie auffinden lässt.

Sie sollten sich auch vergewissern, dass Sie Auftragnehmer zugewiesen haben, sonst bleiben Sie der einzige Verantwortliche für die Aufgabe – es handelt sich dann um eine persönliche Auf­gabe, wie etwa ein Eintrag in einer persönlichen Zu-Erledigen-Liste. Wenn Sie eine solche per­sönliche Aufgabe gestartet haben, können Sie aber immer noch nachträglich Auftrag­neh­mer zuweisen (etwa mit   Ändern    Verantwortliche  oder   Aufgabe    Zuweisen ).

Die Zuweisung von Auftraggebern kann unterbleiben, Sie werden dann nach dem Start auto­matisch Auftraggeber. Sollte das nicht in Ihrem Sinne sein, so können Sie die Aufgabe später immer noch an einen anderen Auftraggeber delegieren.

Nachdem Sie nun alle nötigen Vorbereitungen getroffen haben,

•      können Sie die Aufgabe mit   Aufgabe    Starten  im Aktionsmenü der Aufgabe star­ten. Denselben Effekt hat [Aufgabe starten] in der Aufgabenansicht.

•      Die Aufgabe geht durch diese Aktion vom Zustand initial in den Zustand gestartet über und Sie werden einziger Auftraggeber. Sollten vorher noch andere Benutzer als Auf­trag­geber vorgesehen gewesen sein, verlieren sie diese Rolle.

•      Alle Eingabedaten werden mit dem Starten der Aufgabe freigegeben: sie sind für die Auf­trag­nehmer sichtbar und können in diesem Aufgabenzustand nicht geändert wer­den, weder von Ihnen als Auftraggeber noch von den Auftragnehmern. Dokumente als Ein­gabe­daten werden beim Starten unter Versionskontrolle gestellt, damit Änderun­gen stets nachvollziehbar sind und Dokumentversionen Bearbeitungszuständen ein­deu­tig zugeordnet werden können, z.B. wenn ein Eingabedokument nach etwaigen Beanstandungen noch von Ihnen als Auftraggeber geändert werden muss.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird die Aufgabe in die persönlichen Aufgabenlisten der Auf­trag­nehmer eingetragen. Zusätzlich wird die Aufgabe auch in die persönliche Aufgaben­liste des Auftrag­gebers eingetragen, wenn nicht schon geschehen.