Automatische Versionierung

Als Eigentümer können Sie Versionskontrolle für ganze Ordner und deren Unterordner fest­legen mit der Folge, dass alle Dokumente, die neu erzeugt werden, und alle existierenden Do­ku­mente, die be­arbei­tet oder ersetzt werden, automatisch unter Versionskontrolle gestellt wer­den.

•      Wählen Sie  Datei    Ändern    Eigenschaften  im oberen Menü des Ordners, den Sie unter Ver­sions­kontrolle stellen wollen.

•      Die Abteilung ‚Auto-Versionierung‘ des Aktionsformulars, die auch bei der Er­zeu­gung eines Ordners angeboten wird, bietet Ihnen vier Ein­stel­lun­gen an:

•      Die Einstellung, die von einem übergeordneten Ordner übernommen wird, oder die BSCW-Voreinstellung, wenn kein übergeordneter Ordner keine von der Vor­ein­stellung abweichende Einstellung hat. Die BSCW-Voreinstellung ist normaler­weise ‚Keine automatische Versionierung‘, aber kann natürlich bei Ihrem BSCW-Server davon abweichen; im Zweifel fragen Sie Ihren BSCW-Administrator.

Die übrigen Möglichkeiten sind explizite Einstellungen für den aktuellen Ordner:

•      Automatische Versionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen.

•      Automatische Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen; die Er­zeugung einer Version, die das angegebene Maximum überschreitet, führt dazu, dass die älteste Version gelöscht wird.

•      Keine automatische Versionskontrolle; Versionskontrolle muss explizit für ein­zel­ne Dokumente festgelegt werden.

•      Die aktuelle Einstellung wird durch Vorauswahl angezeigt. Treffen Sie Ihre Wahl und be­stätigen Sie mit [OK].

Automatische Versionskontrolle wird auf alle Unterordner eines Ordners vererbt, es sei denn, dass ein Unterordner eine eigene Einstellung zur automatischen Versionierung hat. Sie kön­nen also ganze Teilbäume Ihrer Ordnerhierarchie unter Versionskontrolle stellen, wobei Sie be­stimmte Unterordner davon ausnehmen können, indem Sie für diese explizit ‚Keine auto­ma­tische Versionierung‘ festlegen.

Sie können mit   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü eine automatische Versionierung auch für einzelne Dokumente festlegen, um z.B. be­stimmte Dokumente von der Ver­sions­kon­trol­le auszunehmen oder Versionskontrolle mit ei­ner begrenzten Anzahl von Versionen fest­zu­legen. Dies wird auch bereits bei der Erzeugung von Dokumenten angeboten.

Die Einstellung für die automatische Versionierung, die für einen Ordner oder ein Dokument gül­tig ist, wird auf der Info-Seite unter Details angezeigt (klicken Sie auf  am linken Rand des Objekteintrags). Wenn sich in der Abteilung Details kein Eintrag ‚Auto-Versionierung‘ fin­det, gilt die BSCW-Voreinstellung für diesen Ordner oder dieses Dokument.

Wenn Sie automatische Versionskontrolle für einen Ordner festlegen (unbegrenzte oder be­grenz­te Anzahl von Versionen), wird folgendes mit den bereits existierenden Dokumenten und Unterordner geschehen:

Dokumente ohne Versionskontrolle: bleiben unverändert, d.h. bleiben Dokumente ohne Ver­sionen. Ein nachfolgendes  Bearbeiten  oder  Ersetzen  wird aber solche Dokumente au­to­matisch unter Versionskontrolle stellen mit dem Original als erste Version und dem be­arbeiteten oder ersetzten Dokument als zweite Version. Sie können natürlich solche Do­ku­men­te auch explizit unter  Versionskontrolle  stellen.

Dokumente unter Versionskontrolle: Wenn automatische Versionierung mit einer un­be­grenz­ten Anzahl von Versionen festgelegt wurde, bleiben solche Dokumente unverändert. Wenn automatische Versionierung mit einer begrenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde, werden Dokumente mit mehr Versionen als das angegebene Maximum unter Ver­sions­kontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen gestellt, um nicht unbeab­sichtigt existierende Versionen zu löschen; für Dokumente mit einer Versionsanzahl unter dem Maximum gilt die automatische Versionierung wie angegeben.

Dokumente unter Versionskontrolle mit expliziter Einstellung der automatischen Versio­nie­rung: bleiben unverändert und behalten ihre Einstellung.

Unterordner: Unterordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versio­nie­rung behalten diese Einstellung, alle anderen Unterordner erben die Einstellung vom ak­tu­ellen Ordner.

Alle Dokumente, die innerhalb des Ordners neu erzeugt werden, etwa über  Neu    Dokument  oder über Hochladen per ‚drag and drop‘, werden unter Versionskontrolle wie angegeben ge­stellt (mit dem neuen Dokument als erste Version). Beachten Sie, dass Dokumente, die dem Ord­ner über  Bearbeiten    Einfügen  hinzugefügt werden, nicht automatisch unter Versions­kon­trol­le gestellt werden; erst ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen bewirkt dies, wie oben er­wähnt. Wenn ein  Neuer Versionszweig  von einem Dokument, das schon unter Ver­sions­kon­trol­le steht, erzeugt wird (siehe 5.3.4 „Versionen verzweigen), wird das Zweig­doku­ment unter dieselbe Art von Ver­sions­kontrolle gestellt, wie sie für den Ordner gültig ist. Be­achten Sie, dass Versionen, von denen ein Versionszweig ausgeht, nicht gelöscht werden kön­nen. Solche Ver­sionen zählen für auto­matische Versionierung mit einer begrenzten An­zahl von Versionen nicht mit.

Wenn Sie die automatische Versionierung für einen Ordner zurücknehmen, d.h. Sie wählen die Einstellung ‚Keine automatische Versionierung‘ oder die BSCW-Voreinstellung, wenn die auf dasselbe hinausläuft, werden die Dokumente des Ordners (und seiner Unterordner) nicht verändert und keine existierenden Versionen gehen verloren. Dokumente und Unter­ordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versionierung behalten diese Ein­stellung, andere Unterordner erben die neue Einstellung, andere Dokumente werden normale Doku­mente – entweder mit oder ohne Versionskontrolle, aber ohne eigene Einstellung der auto­matischen Versionierung.