Laufmappen starten und weiterleiten

Laufmappen starten

Nachdem Sie das relevante Material in die Laufmappe abgelegt haben, können Sie die Ab­ar­bei­tung der Aufgaben einer Laufmappe dadurch starten, dass Sie die Laufmappe an die Be­nut­zer weiterleiten, die für die erste Aufgabe, d.h. die oberste in der Liste, verantwortlich sind.

•      Wählen Sie   Weiterleiten  im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Aktionsformular kön­nen Sie zwei Personenkreise über das Starten benachrichtigen:

o  den Manager der Laufmappe und die anderen Benutzer, die für die aktuelle Auf­ga­be verantwortlich sind, und

o  die Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind und an die die Lauf­mappe weitergeleitet wird.

Beim Start der Laufmappe besteht der erste Personenkreis aus dem Laufmappen­ma­na­ger (wahrscheinlich Sie selbst) und den anderen Mitgliedern der Laufmappe (in die­sem Kontext bedeutet „aktuelle Aufgabe“ das Starten der Laufmappe. Der zweite Personenkreis besteht aus den Benutzern, die für die erste Aufgabe der Laufmappe verantwortlich sind.  
Sie können der automatisierten Nachricht einen persönlichen Kommentar hinzufügen.

•      Bestätigen Sie mit [OK].

Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die persönliche Aufgabenliste des oder der verant­wort­lichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen.

Laufmappen weiterleiten

Nachdem die Laufmappe gestartet worden ist, erscheint sie in der persönlichen Aufgabenliste der­jenigen Benutzer, die für die erste Aufgabe zuständig sind. Diese Benutzer können dann die Aufgabe ausführen, indem sie etwa das Material in der Laufmappe bearbeiten oder neue Doku­mente hinzufügen, und dann die Laufmappe zu ihrer nächsten Station weiterleiten. Die Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind, fahren mit der Ausführung ihrer Aufgabe fort und leiten die Mappe ihrerseits weiter. Wenn es keine nächste Aufgabe mehr gibt, beendet das Weiterleiten die Bearbeitung der Laufmappe.

Sie als ein Benutzer, der für eine Aufgabe einer Laufmappe verantwortlich ist, finden die Lauf­mappe in Ihrer persönlichen Aufgabenliste. Möglicherweise sind Sie per E-Mail über den Ein­gang der Laufmappe benachrichtigt worden. Nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben, lei­ten Sie die Laufmappe zu ihrer nächsten Station wie folgt weiter.

•      Wählen Sie   Weiterleiten  im Aktionsmenü der Laufmappe.

•      Im Aktionsformular können Sie (a) den Laufmappenmanager und andere Benutzer, die möglicherweise ebenfalls für die aktuelle Aufgabe verantwortlich sind, und (b) die Be­nutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind, über die Weiterleitung be­nach­richtigen. Sie können der automatisch erzeugten Benachrichtigung einen zu­sätz­li­chen Bearbeitungs­vermerk hinzufügen.

•      Unter Weiterleiten an werden die nächste Aufgabe und der oder die Verantwortlichen an­gegeben. Wenn mehrere Aufgaben als nächste Station der Laufmappe in Frage kom­men, können Sie selbst auswählen, zu wel­cher Aufgabe die Laufmappe als nächs­tes weitergeleitet werden soll.       
Wenn es keine nächste Aufgabe mehr gibt, wird das durch Laufmappe beenden an­ge­zeigt.

Durch die Weiterleitung der Laufmappe erklären Sie die aktuelle Aufgabe für erledigt. Die Lauf­mappe verschwindet aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste und auch aus den persönlichen Aufgabenlisten der anderen Benutzer, die möglicherweise ebenfalls für diese Aufgabe verantwortlich waren. Vor einer Weiterleitung sollten Sie sicher­stellen, dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist, dass also z.B. ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappen­ordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe ent­sprechend der Aufgabenstellung überarbeitet worden ist.

Was Sie sonst noch über die Bearbeitung von Laufmappen wissen sollten:

o  Wenn Sie die Laufmappe aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste entfernen, werden Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe gestrichen. Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Laufmappe.

o  Nicht nur die verantwortlichen Bearbeiter der aktuellen Aufgabe können eine Lauf­mappe weiterleiten, sondern auch die Mitglieder der Laufmappe. Damit ent­ziehen sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe und leiten die Lauf­mappe in ihrem gegenwärtigen Zustand dem oder den verantwortlichen Be­ar­bei­tern der nächs­ten Aufgabe zu.

o  Wenn die letzte Aufgabe erledigt ist und es keine nächste Aufgabe mehr gibt, ist der Lauf der Laufmappe beendet. Eine beendete Laufmappe kann wiederverwendet werden. Nach einer eventuellen Überarbeitung ihres Inhalts oder ihrer Aufgaben kann sie durch ein Mitglied erneut durch Weiterleiten gestartet werden.