Laufmappen erzeugen und ändern

Um eine neue Laufmappe zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt.

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Laufmappe  im oberen Menü. Das Aktionsformular ‚Neue Laufmappe‘ hat drei Abteilungen ‚Allgemeines‘, ‚Aufgaben‘ und ‚Attribute‘.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschrei­bung der neuen Laufmappe ein.

•      In der Abteilung ‚Aufgaben‘ geben Sie die Aufgaben Ihrer Laufmappe ein.

•      Klicken Sie auf [Neue Aufgabe hinzufügen], um eine neue Aufgabe zu erzeugen. Im Aufgabenformular geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung der Aufgabe an.
Unter Weiterleiten an bestimmen Sie die nächste Station im Laufmappen-Ablauf. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Auf­gabe in der Reihe weiter­geleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Lauf­mappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weiter­geleitet werden kann.      
Schließlich wäh­len Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen, wie Sie auch Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen würden.

•      Klappen Sie die Aufgabe zu, indem Sie auf das Dreieck  in der oberen linken Ecke des Auf­gaben­formulars klicken.

•      Fahren Sie fort, neue Aufgaben hinzuzufügen, indem Sie auf [Neue Aufgabe hin­zu­fügen] klicken.

•      In der zugeklappten und kompakten Darstellung sind die Aufgaben nummeriert. Wenn Sie von der Standardabfolge der Aufgabenbearbeitung abgewichen sind, zei­gen Aufgaben­nummern nach dem Aufgaben­namen an, zu welcher Aufgabe oder zu welcher von mehreren Aufgaben die Laufmappe weitergeleitet wird.

•      Benutzen Sie die Pfeile  und , um die Reihenfolge der Aufgaben zu ändern, und , um bereits erzeugte Aufgaben zu entfernen. Sie können die Reihenfolge der Aufgaben auch ändern, in­dem Sie eine Aufgabe an einem der Pfeile mit ge­drück­ter Maus an eine neue Po­si­ti­on ziehen, um dann über oder unter einer anderen Aufgabe zu erscheinen.

•      Sie können die Aufgaben selbst ändern, indem Sie sie ausklappen (klicken Sie auf ) und im Aufgabenformular alle Angaben nach Wunsch verändern: Name, Be­schrei­bung, nächste Station, Verantwortliche.

•      In der Abteilung ‚Attribute‘ können Sie ihre eigenen Attribute für die Laufmappe angeben, die bei der Suche nach der Laufmappe benutzt werden können.

•      Klicken Sie auf [OK], um die neue Laufmappe zu erzeugen.

Nach der Erzeugung der neuen Laufmappe können Sie nun dem Laufmappenordner Doku­men­te oder andere Objekte, die für die Laufmappe wichtig sind, hinzufügen.

Als Mitglied der Laufmappe können Sie die Laufmappe jederzeit ändern. Das betrifft nicht nur den Inhalt der Laufmappe, sondern auch ihre Aufgaben. Sie kön­nen neue Aufgaben de­fi­nie­ren, Aufgaben entfernen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern oder einzelne Auf­gaben um­definieren, was auch den verantwortlichen Bearbeiter einschließt. Das Ändern der Lauf­mappe ist auch für den verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe möglich.

•      Wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Laufmappe, die Sie ändern möch­ten. Das Aktionsformular für die Änderung von Laufmappen funk­tioniert genau wie das Formular zur Erzeugung von Laufmappen, das wir oben beschrieben haben.

•      Denken Sie daran, in der Abteilung ‚Aufgaben‘ die Aufgaben, die Sie ändern möch­ten, mit  aufzuklappen.

Sie können eine Laufmappe auch einschließlich ihrer Aufgaben kopieren. Der Zustand der Ab­arbeitung der Aufgaben wird dabei nicht kopiert: der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start. Dies betrifft allerdings nur die Aufgaben, der Inhalt der Lauf­mappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert!