Terminabstimmung erzeugen und ändern

Sie erzeugen eine Terminabstimmung wie folgt:

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Terminabstimmung  im oberen Menü.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ des Aktionsformulars ‚Neue Terminabstimmung‘ ge­ben Sie die folgenden Einzelheiten des ge­plan­ten Treffens an.

•      Name und wahlweise eine Beschreibung.

•      Terminvorschläge: Wählen Sie Termine für Ihr Treffen aus. Benutzen Sie dazu die Menüs oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Werkzeug zur Datums­ein­gabe zu aktivieren. Die Zeitfelder können unausgefüllt gelassen wer­den. Sie kön­nen den Terminen eine Bemerkung hinzufügen, z.B. über den Ort oder die Dau­er des geplanten Treffens, die den Teilnehmern angezeigt wird. Klicken Sie auf [Terminvorschlag hinzufügen], wenn Sie mehr als drei Vorschläge machen möch­ten.

Hinweis: Wenn die Terminabstimmung einmal erzeugt ist, können Sie die Termin­vor­schläge nicht mehr ändern.

•      Details zu Teilnahme und E-Mails: Tragen Sie das Ende der Abstim­mung ein (die Abstimmung über die Termine beginnt sofort, nachdem die Termin­abstimmung er­zeugt wurde). Geben Sie an, ob und wann Sie an das Ende der Abstimmung er­in­nert werden wollen und ob Sie über jede einzelne Stimmabgabe informiert werden wol­len. Sie können ferner den Teil­nehmern erlauben, weitere Teilnehmer vorzu­schla­gen, und über einen Termin mit „Vielleicht“ abzustimmen (als zusätzliche Mög­lich­keit zu der Standardalternative Ja-Nein).

•      In der Abteilung ‚Teilnehmer‘ legen Sie die Teilnehmer sowie Einzelheiten zu deren Benachrichtigung fest.

•      Teilnehmer: Wählen Sie die Teilnehmer des Treffens aus (wie Sie auch die Mit­glieder eines Arbeitsbereichs auswählen würden). Sie können auch die E-Mail-Adressen von Personen angeben, die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW-Ser­vers sind; im Falle der Terminabstimmung können diese Personen teilnehmen, ohne sich als Benutzer zu registrieren. Wenn Sie eine Terminabstimmung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erzeugen, sind die Mitglieder des Arbeitsbereichs als Teil­nehmer standardmäßig vorausgewählt.

•      E-Mail-Sprache: Wählen Sie die Sprache aus, in der die automatische Einladungs-E-Mail abgefasst werden soll.

•      Kommentar für die automatische Einladungs-E-Mail: Tragen Sie wahlweise einen zusätz­li­chen Kommentar zu der ansonsten automatisch erzeugten Einladungs-E-Mail ein, die an alle Teilnehmer verschickt wird.

•      Klicken Sie auf [OK], um eine Vorschau des Abstimmungsformulars zu erzeugen. Wenn Sie damit zufrieden sind, klicken Sie noch einmal [OK], um die Termin­ab­stim­mung zu erzeugen. Wenn nicht, klicken Sie auf [Terminabstimmung bear­bei­ten], um noch Änderungen vorzunehmen.

•      Wenn Sie selbst Teilnehmer sind, werden Sie als nächstes gebeten, über die Termin­vor­schläge abzustimmen, was weiter unten erläutert wird. Als Organisator können Sie hier auch die Teilnehmerliste bearbeiten, indem Sie auf [Teilnehmer bearbeiten] klic­ken.

Nachdem die Terminabstimmung erzeugt worden ist, werden alle Teilnehmer per E-Mail ein­geladen, über die vorgeschlagenen Termine abzustimmen. In der Einladungsnachricht er­hal­ten Sie eine personalisierte URL, die es ihnen erlaubt, auf die Terminabstimmung zuzu­grei­fen, auch wenn sie nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs sind, der die Terminabstimmung ent­hält, oder überhaupt keine registrierten Benutzer des BSCW-Servers sind.

Sie als Organisator können die meisten Details der Terminabstimmung ändern, aber nicht die Termine und das Abstimmungsschema (‚Ja-Nein‘ oder ‚Ja-Nein-Vielleicht‘):

•      Wählen Sie Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Terminabstimmung und ändern Sie Name, Beschreibung, Ende der Abstimmung, Einzelheiten der Teil­nahme und Benachrichtigung sowie die Teilnehmer. Geben Sie wahlweise Kom­men­tare an, die den Benachrichtigungen der Teilnehmer beigefügt werden.

•      Klicken Sie auf [OK], damit die Änderungen in Kraft treten. Alle Teilnehmer werden über die Änderungen benachrichtigt, neue Teilnehmer werden eingeladen und Teil­neh­mer, die Sie ausgeladen haben, werden davon informiert.

Wenn ein Teilnehmer neue Teilnehmer vorschlägt und dies von Ihnen bestätigt werden muss, erhalten Sie eine E-Mail-Nach­richt, die einen Verweis enthält, der Sie direkt zu dem Aktions­formular führt, in dem Sie die neuen (und auch weitere) Teilnehmer einladen können.

•      Das Aktionsformular ‚Teilnehmer‘ zeigt die derzeitigen Teilnehmer an. Sie können neue Teilnehmer hinzufügen und existierende Teilnehmer entfernen.

•      Geben Sie wahlweise Kommentare an, die den Einladungen neuer Teilnehmer und den Benachrichtigungen ausgeladener Teilnehmer hinzugefügt werden. Klicken Sie auf [OK], wenn Sie fertig sind.

Sie als Organisator einer Terminabstimmung können eine E-Mail-Nachricht an die Teil­neh­mer ver­sen­den.

•      Wählen Sie Aktion  Senden an    Teilnehmer  im Aktionsmenü der Terminabstimmung, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf [OK]. Sie können die Nachricht an alle Teilnehmer, alle Teilnehmer, die schon oder noch nicht abgestimmt haben, schicken oder die Empfänger der Nachricht unter den Teilnehmern auswählen.

Beachten Sie, dass nicht nur der Organisator, d.h. der Erzeuger der Terminabstimmung, son­dern auch der Manager des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält, eine Termin­abstimmung ändern und Nachrichten an die Teilnehmer versenden kann.

Sie können sich die Abstimmungszeiträume von Terminabstimmungen auch auf einer Zeit­achse anzeigen lassen.

•      Wählen Sie  Anzeigen    Zeitachse  im oberen Menü eines Ordners, um eine Zeitachsen­darstellung aller Terminabstimmungen, die in dem Ordner enthalten sind, zu erzeugen.

•      Weitere Einzelheiten finden sich in 8.1.10 „Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen.