Versand von BSCW-Objekten

Sie können BSCW-Objekte und ggf. ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeits­bereichs und andere Personen verschicken. Die BSCW-Objekte werden als Anhang einer E-Mail-Nachricht oder als Fax verschickt. Bei Versand per E-Mail-Nachricht können Sie auch Verweise auf die Objekte versenden, anstatt sie komplett als Anhang mitzuschicken, was gerade bei großen Dokumenten von Vorteil sein kann.

•      Markieren Sie die Auswahlkästchen derjenigen Objekte, die Sie versenden möchten und wählen Sie  (E-Mail versenden) in der Mehrfachwahl-Symbolleiste.

•      Im Formular ‚E-Mail versenden‘ geben Sie die E-Mail-Adressen der Adressaten, den Be­treff und den Text der Nachricht ein; die Objekte, die als Anhang mitgeschickt wer­den, sind am unteren Ende des Formulars aufgeführt.

•      Mit [Mitglieder hinzufügen] können Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs dem Adres­saten­kreis hinzufügen, mit [Mitglieder entfernen] können Sie sie wieder ent­fernen. Sie können Adressen aus Ihrem BSCW-Adressbuch verwenden, indem Sie die Schaltflächen [An:], [Cc:] und [Bcc:] benutzen.

•      Unter ‚Als Verweis oder als Anhang versenden‘ können Sie wählen, wie Sie die aus­ge­wählten Objekte verschicken wollen.

•      Wählen Sie die Option ‚Als Anhang an alle Empfänger versenden‘, wenn Sie die Ob­jekte als Anhang der E-Mail-Nachricht versenden möchten. Diese Option ist nicht empfehlenswert, wenn es sich um große Dokumente handelt oder wenn Sie darüber informiert bleiben möchten, wer die Dokumente liest.

•      Wählen Sie eine der beiden Optionen ‚Als Verweis ... versenden‘, wenn Sie E-Mail-Nachrichten mit Anhängen vermeiden wollen.        
Wenn Sie Verweise auf Do­kumente auch an Nicht-Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden, können auch diese Nicht-Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen. Der Lese­zu­griff geschieht über ein Token und ist auf die an­ge­ge­be­ne Zeitspanne beschränkt. Sie können den Zugriff auf ein versandtes Objekt auch vor Ablauf der angegebenen Zeitspanne wieder sperren, indem Sie das Token löschen: Öffnen Sie die Info-Seite des Objekts; unter ‚Zugriffs­rech­te‘ ist dort der Zu­griff mit Token aufgeführt; mit der Aktion [Token löschen] in der rechten Spal­te der Zugriffsrechtstabelle sperren Sie den Zugriff über Token für Nicht-Mit­glie­der.        
Die Option ‚Als Verweis nur an Mitglieder senden‘ stellt sicher, dass niemand außer Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann: nicht-auto­ri­sier­te Empfänger werden von den Empfängerlisten entfernt und erhalten keine E-Mail-Nachricht (in diesem Fall erscheint eine diesbezügliche Warnung vor dem Ver­sand).

•      Sie können BSCW-Objekte auch als Fax versenden. Benutzen Sie dazu [Fax ver­sen­den]. Sie können natürlich nur Dokumente derjenigen Dateitypen faxen, mit denen dies auch außerhalb von BSCW funktioniert.