Aufgaben bearbeiten

Aufgaben werden mit spezifischen Aufgabenaktionen bearbeitet. Sie finden diese Aktionen in der Ordnerübersicht im Aktionsmenü eines Aufgabeeintrags unter   Aufgabe  oder in der Auf­gaben­ansicht direkt als Schaltflächen und im  Datei -Menü.

Aufgaben werden normalerweise in drei Schritten bearbeitet, wobei Auftraggeber und Auf­trag­nehmer abwechselnd tätig werden:

•      Der Auftraggeber startet eine Aufgabe mit [Aufgabe starten], nachdem er die Eingabe­daten bereitgestellt hat. Dadurch geht die Aufgabe in den Zustand gestartet über. Feh­len­de Eingabedaten, die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforderlich gekenn­zeich­net wurden, führen zu einer Fehlermeldung.

Durch das Starten der Aufgabe werden die Eingabedaten durch den Auftraggeber frei­gegeben und sind dann für alle Auftragnehmer sichtbar, was im Zustand initial nicht der Fall ist. Die Eingabedaten können im Zustand gestartet nicht geändert wer­den.

Sind mehrere Auftraggeber vorgesehen, wird derjenige, der die Aufgabe startet, zum alleinigen Auftraggeber.

•      Der Auftragnehmer kann die Ausführung der Aufgabe zunächst zusagen: er über­nimmt die Aufgabe mit [Aufgabe übernehmen], wodurch die Aufgabe in den Zustand über­nommen übergeht. Die Übernahme einer Aufgabe ist optional und nicht etwa Vor­aus­setzung für eine nachfolgende Erledigung. Sie signalisiert lediglich dem Auf­trag­geber, dass mit der Ausführung der Aufgabe zu rechnen ist.

Der Auftragnehmer erledigt die Aufgabe mit [Aufgabe erledigen], nachdem er die Aus­gabe­daten erstellt hat. Die Aufgabe geht dadurch in den Zustand erledigt über. Feh­len­de Ausgabe­daten, die bei der Erzeugung der Aufgabe als erforderlich gekenn­zeich­net wurden, führen zu einer Fehlermeldung.

Bei mehreren Auftragnehmern spricht der agierende Auftragnehmer für alle anderen, sie bleiben alle auch nach der Übernahme oder Erledigung Auftragnehmer.

Durch das Erledigen der Aufgabe werden die Ausgabedaten durch die Auftragnehmer frei­gegeben und sind dann für den Auftraggeber sichtbar, was in den Zuständen ge­startet und übernommen nicht der Fall ist. Die Ausgabedaten können im Zustand erle­digt nicht geändert werden.

•      Der Auftraggeber nimmt schließlich das Ergebnis der Aufgabe mit [Aufgabe abneh­men] ab. Die Bearbeitung der Aufgabe endet damit und die Aufgabe nimmt den End­zustand abgenommen an.

Wenn beim Start der Aufgabe keine Auftragnehmer zugewiesen sind, wird die Aufgabe zu einer persönlichen Aufgabe desjenigen Benutzers, der die Aufgabe gestartet hat. Solche per­sön­lichen Aufgaben werden natürlich nicht im Wechselspiel zwischen Auftraggeber und Auf­trag­nehmer erledigt, sondern können durch den einzig Zuständigen mit [Aufgabe fertig­stel­len] direkt in den Zustand abgeschlossen versetzt werden. Diese Aktion ist auch möglich, wenn kein Auftragnehmer mehr Zugriff auf die Aufgabe hat.

Übernehmen und Erledigen von Aufgaben: ein Beispiel

Wir kehren wieder zu unserem Beispiel der Aufgabe „Experten-Interviews“ im Projekt „Er­setzung des Provisionsabrechnungssystems“ zurück. Die Aufgabe ist inzwischen gestartet wor­den mit dem Eingabedokument „Expertenliste“. Sie sind einer der Auftragnehmer und öffnen die Aufgabe. Nach Durchsicht der Expertenliste (es handelt sich nur um vier Personen, die interviewt werden müssen), sagen Sie die Erledigung der Aufgabe zum vorgesehenen Ter­min zu.

•      Sie wählen   Aufgabe    Übernehmen  im Kontextmenü der Aufgabe oder klicken auf [Auf­gabe übernehmen]. Auf die Eingabe einer Bemerkung für das Ablaufprotokoll ver­zichten Sie.

•      Nach Durchführung der Aktion wird als Zustand der Aufgabe übernommen angezeigt.

Nachdem Sie die vier Interviews auch mit Hilfe Ihrer anderen Auftragnehmer erledigt und das Dokument „Interview-Protokolle“ erstellt, abgestimmt und hochgeladen haben, können Sie die Aufgabe erledigen.

•      Sie öffnen die Aufgabe „Experten-Interviews“ und dort die Abteilung ‚Daten‘. Kli­cken Sie auf die Schaltfläche  hinter dem Ausgabedatenfeld ‚Protokolle‘, um einen Na­vi­gator zu öffnen, mit dem Sie das Ausgabedokument „Interview-Protokolle“ aus­wäh­len und als Ausgabedokument der Aufgabe festlegen.

•      Geben Sie oberhalb der Schaltflächen für die Aufgabenaktionen eine Bemerkung für das Ablaufprotokoll ein, wenn es Besonderheiten bei der Durchführung der Interviews gegeben hat, z.B. Austausch eines Interviewpartners, und klicken Sie auf [Aufgabe erledigen].

•      Durch die Aktion geben Sie das Ausgabedokument frei und es wird auch für den Auf­trag­geber sichtbar und zugreifbar. Sie können es nun nicht mehr ohne weiteres än­dern. Als Zustand der Aufgabe wird erledigt angezeigt.

Abbildung 32: Aufgabe nach der Erledigung

Abbildung 32 zeigt die Beispielaufgabe nach der Erledigung. Als Auftrag­neh­mer können Sie jetzt nur noch weitere Auftragnehmer hinzuziehen, etwa zur Information für spä­tere Projekt­phasen ([Aufgabe zuweisen]), die Aufgabe an andere Auftragnehmer de­le­gie­ren, etwa weil Sie in Urlaub gehen ([Aufgabe delegieren]) oder die [Erledigung zurück­zie­hen]. Mit der letzteren Aktion erhalten Sie die Möglichkeit, wieder Änderungen an den Aus­gabe­daten, hier also den Interview-Protokollen, vorzunehmen und dann erneut die Aufgabe zu erledigen (siehe auch den folgenden Abschnitt).