Hochladen per E-Mail

Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten über die Aktion  Datei    Neu    Dokument  bzw. über die BSCW-Hilfsprogramme können Sie Textnachrichten oder auch Doku­mente als Anhang per E-Mail an einen Ordner senden.

Bitte beachten Sie, dass das Hochladen per E-Mail aus Sicherheitsgründen ausdrücklich von Ihrem BSCW-Administrator für Ihren BSCW-Server aktiviert werden muss. In der Standard-In­stallation ist diese Möglichkeit nicht aktiviert.

Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per E-Mail hochzuladen, müssen Sie diesen zunächst dafür freigeben:

•      Wählen Sie   Zugang    E-Mail-Freigabe  im Aktionsmenü desjenigen Ordners, den Sie für Hochladen per E-Mail freischalten möchten. Diese Aktion steht stan­dard­mäßig nur den Managern eines Ordners zur Verfügung.

•      Im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ können Sie festlegen, wer Nachrichten und Do­ku­mente per E-Mail in Ihren Ordner hochladen darf:

o  nur Mitglieder dieses Ordners;

o  nur registrierte Mitglieder von BSCW – auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ord­ners sind;

o  jedermann, d.h. der Ordner ist für den allgemeinen öffentlichen Zugang frei­ge­geben.

Ferner können Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mit­glieder des Ordners schicken lassen. Diese E-Mail-Adresse lautet normalerweise bscw+OrdnerId@Ihr-BSCW-Server oder bscw-OrdnerId@Ihr-BSCW-Server in Ab­hän­gig­keit von dem E-Mail-Server, der verwendet wird. Es ist zu empfehlen, diese Nach­richt abzuwarten, bevor mit dem Hochladen begonnen wird.

Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht, fügen Sie Dokumente als Anhänge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners. Diese Aktion steht jetzt na­tür­lich auch allen Personen frei, für die Sie den Ordner freigegeben haben.

Wenn die E-Mail-Nachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde, befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ E-Mail-Nachricht mit dem ‚Betreff‘ der Nachricht als Namen. Sollte kein Betreff eingegeben worden sein, hat das Objekt den Namen ‚Nach­richt von Benutzername‘. Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach Internet-Norm RFC 822, das den Text der E-Mail-Nachricht sowie ihre Anhänge enthält (MIME-Typ message/rfc822).

•      Klicken Sie auf den Objektnamen, um die Nachricht selbst und eventuelle Text- oder HTML-Anhänge zu lesen.

•      Wählen Sie   Extrahieren  im Aktionsmenü der E-Mail-Nachricht, um auf die An­hän­ge der Nachricht zuzugreifen. Dies funktioniert genauso wie bei Archiven: Die An­hänge befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und können von dort aus an geeig­ne­te Stel­len in Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden.

BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per E-Mail über die Absenderadresse. Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per E-Mail für diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde, können Nach­rich­ten und Do­kumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden. Andernfalls wird das Hoch­laden mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Sie sollten Ihrem per­sönlichen Pro­fil weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, wenn Sie E-Mail-Nachrichten von ver­schie­denen E-Mail-Adressen aus hochladen wollen (siehe 2.1.4 Zusätzliche E-Mail-Adresse registrieren).

Sie können das Hochladen per E-Mail für einen Ordner jederzeit auch wieder sperren:

•      Wählen Sie   Zugang    E-Mail-Freigabe  im Aktionsmenü eines Ordners, den Sie frei­ge­geben haben, aktivieren Sie die Option ‚gesperrt‘ im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ und bestätigen Sie mit [OK].