Objekte archivieren und übertragen

Sie erstellen ein Archiv, um viele oder sehr große Dateien so schnell und kostengünstig wie möglich zu übertragen. Es werden hierbei Kopien von einer Menge von Objekten (Ordner, Dokumente, Diskussionsforen usw.) in ein kompaktes Dokument transformiert, das Speicher­platz und Übertragungszeit spart. Sie können das resultierende Archivdokument auch noch kodieren – normalerweise mit dem Ziel, die Dateigröße des Archivdokuments noch weiter zu redu­zieren.

Sie können sowohl Objekte in BSCW archivieren, um das Archiv auf den lokalen Rechner zu laden und dort die Originaldateien zu extrahieren oder um das Archiv zu versenden, als auch Dateien und Ordner auf Ihrem lokalen Rechner in ein Archiv (Zip/Winzip oder Tar) packen, um es in einen BSCW-Arbeitsbereich hochzuladen und dort diese Dateien und Ordner zu ex­tra­hieren. Sie können auch ganze BSCW-Arbeitsbereiche archi­vie­ren, um sie zu einem spä­teren Zeitpunkt auf demselben oder einem anderen BSCW-Server wie­der zu extrahieren.

Sie können bei der Archivierung wahlweise BSCW-Metadaten mitarchivieren lassen. Die op­ti­onale Archivierung von Metadaten in Form einer XML-Datei liefert Zu­satz­informationen zu den archivierten Objekten und kann von anderen Programmen auto­ma­tisch ausgewertet wer­den. Bei der Extrahierung eines mit Metadaten erzeugten Archivs auf einem BSCW-Server ab Ver­sion 5.0 werden die archivierten Objekte mit ihren gespeicherten Meta­daten wieder­her­ge­stellt.

Sie sollten bei der Archivierung beachten, dass nicht alle BSCW-Objekte archiviert werden kön­nen und dass auch nicht alle BSCW-Metadaten wie etwa Ereignishistorie, Anhänge oder Be­wer­tungen archiviert werden, dass also eine völlig verlustfreie Archivierung nicht möglich ist. Einzelheiten zu archivierbaren Objekttypen und Metadaten finden sie weiter unten in die­sem Abschnitt.

Zum Archivieren einer Menge von Objekten gehen Sie folgendermaßen vor:

•      Wählen Sie die Auswahlkästchen der Objekte an, aus denen Sie ein Archiv erstellen möch­ten. Sie können Ihre Zwischenablage nutzen, um Objekte aus verschiedenen Ord­nern zusammenzubringen, die Sie in einem Archiv versammeln möchten.

•      Wählen Sie Archivieren in der Mehrfachwahl-Symbolleiste, um das Formular ‚Archivieren‘ auf­zu­rufen. Es enthält eine Liste der Archivtypen, die Ihr BSCW-Server erzeugen kann, und der Kodierungsverfahren, die auf die Archivdatei angewandt wer­den kön­nen. Die ver­fügbaren Archivtypen und Kodierungsverfahren hängen von der Kon­fi­gu­ra­tion Ihres BSCW-Servers ab.

•      Geben Sie einen Namen für das Archiv ein.

•      Bestimmen Sie, ob und wo das Archiv gespeichert werden soll, indem Sie eine Option unter ‚Speicherung‘ auswählen: nur herunterladen, in der Zwischenablage speichern oder im aktuellen Ordner speichern.

•      Aktivieren Sie die Option ‚Index-Datei erzeugen‘, wenn BSCW eine Index-Datei der archi­vierten Einträge erzeugen soll. Die index.html-Datei ist ein Inhalts­verzeichnis des Archivs mit BSCW-Meta-Informationen wie Beschreibungen.

•      Aktivieren Sie die Option ‚Metadaten-Datei erzeugen‘, wenn BSCW eine XML-Datei .bscw mit einigen Metadaten der archivierten Ob­jekte im Archiv anlegen soll. Dies er­möglicht eine verlustfreiere Extrahierung des Archivs auf einem anderen oder auch dem gleichen BSCW-Server. Welche Metadaten überhaupt archiviert werden kön­nen, wird weiter unten erläutert.

•      Wählen Sie den Archiv-Typ, der zu Ihrer lokalen Computer-Plattform passt, und wäh­len Sie ggf. die an­zuwendende Kodierung.

•      Starten Sie die Archivierung mit [OK].

Bei kleineren Archiven erscheint die Meldung ‚Archivierung erfolgreich durch­ge­führt‘ mit einem Verweis auf das Archiv und der Angabe der nicht archivierten Objekte. Welche Objekttypen nicht archi­vierbar sind, wird weiter unten beschrieben. Wenn die Speicherungsoption ‚Nicht speichern, nur herunterladen‘ gewählt wurde, wird das erzeugte Archiv sofort zum Herunterladen angeboten.

Bei größeren Archiven wird der Archi­vie­rungs­prozess im Hintergrund ausgeführt. In diesem Fall erscheint die Meldung ‚Archivierung läuft‘ und Sie erhalten eine E-Mail-Nach­richt an Ihre primäre E-Mail-Adresse, wenn der Archivierungs­prozess ab­ge­schlos­sen ist. Diese enthält einen Verweis auf den Ort des Archivs sowie eine Liste aller Objekte, die nicht archiviert werden konnten.

Wenn bei größeren Archiven die Speicherungsoption ‚Nicht speichern, nur herunter­laden‘ gewählt wurde, wird das Archiv der Benachrichtigungs-E-Mail als Anlage bei­gefügt oder – bei sehr großen Archiven – in der Zwischenablage gespeichert; im letzteren Fall enthält die Benachrichtigung einen Verweis auf das Archiv.

Hinweis: Um Archive, die auf einen lokalen Computer heruntergeladen wurden, zu öffnen, müs­sen die notwendigen Extrahierungsprogramme installiert und der Web-Browser so kon­fi­gu­riert sein, dass diese Programme gestartet werden, wenn er auf den MIME-Typ eines Ar­chivs stößt. Wenn Kodierung angewandt wird, müssen die passenden Dekodierungs­pro­gram­me in­stal­liert und der Web-Browser so konfiguriert sein, dass diese Programme gestartet wer­den, wenn er auf den MIME-Typ eines kodierten Archivs stößt.

Um lokale Dateien in einen BSCW-Arbeitsbereich mithilfe eines Archivs zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Erzeugen Sie auf Ihrem lokalen Computer ein Archiv derjenigen Dateien, die Sie auf Ihren BSCW-Server übertragen wollen (Zip/Winzip- oder Tar-Archiv je nach Ihrer Platt­form; auch eine E-Mail-Nachricht mit Dokumenten als Anhänge kommt als RFC822-Archiv in Frage).

•      Laden Sie das Archiv-Dokument in einen Ihrer Arbeitsbereiche.

•      Extrahieren Sie die Original-Dateien in Ihre Zwi­schen­ablage durch Aufruf von Aktion  Ex­tra­hieren  im Aktions­menü des Archiv-Dokuments.

Bei kleineren Archiven erscheint die Meldung ‚Archiv extrahiert‘ mit der Liste der ex­trahierten Objekte.

Bei größeren Archiven wird die Extrahierung im Hintergrund ausgeführt und die Mel­dung ‚Extrahierung läuft‘ erscheint. Sie werden dann durch eine weitere Meldung Ihres Browsers informiert, wenn die Extrahierung ab­ge­schlos­sen ist.

•      Die extrahierten Objekte in der Zwischenablage können im Anschluss an die Ex­tra­hie­rung an einen geeigneten Ort in Ihren Arbeitsbereichen eingefügt werden.

Archivierbare und nicht archivierbare Objekttypen

Folgende Objekttypen können archiviert werden:

o  Ordner

o  Dokumente

o  Kontaktlisten und Kontakte

o  Kalender und Termine

o  Blogs und Diskussionsforen mit Notizen

o  Website-Ordner

o  URL-Objekte und RSS-Ordner

Bei gleichzeitiger Archivierung der Metadaten lassen sich solche Objekte bei der Extra­hie­rung im wesent­lichen wiederherstellen. Bei anderen Objekttypen, z.B. Aufgaben oder Lauf­mappen, fehlen bei einer anschließenden Extrahierung viele Details.

Die folgenden Objekttypen werden nicht archiviert:

o  Umfragen, Abstimmungen und Terminabstimmungen

o  Startseiten von Arbeitsbereichen und ihre Widgets

Archivierbare und nicht archivierbare Metadaten

Folgende Metadaten können wahlweise mitarchiviert werden:

o  Name, Beschreibung und weitere Details der archivierten Objekte

o  Angaben zum Erzeuger und dem Erstellungsdatum

o  BSCW-spezifische Angaben wie Objekttyp und Objektnummer

Die folgenden Metadaten werden bei einer Archivierung nie erfasst und stehen nach der Ex­tra­hierung eines Archivs in BSCW nicht mehr zur Verfügung:

o  Ereignisse/Historie (abgesehen von der Erzeugung und der Extrahierung selbst),

o  Mitglieder und Zugriffsrechte, d.h. Arbeitsbereiche werden als einfache Ordner archi­viert,

o  Anhänge und Bewertungen,

o  Einstellungen zur Auto-Versionierung bei Ordnern und Dokumenten,

o  Sperren und Versionen von Dokumenten,

o  Teilnehmer, Erinnerungen, Tags und benutzerdefinierte Attribute von Terminen,

o  Start- und Endzeiten von Projekten, Phasen und Aufgaben,

o  Verantwortliche, Zustand und Aufgabendetails bei Aufgaben und Laufmappen.