Dokumente in BSCW hochladen und ändern

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hochla­den. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Die gängigen Browser verfügen über eine Dateiübertragungsfunktion („file upload“; z.B. Chrome, Edge, Firefox, Internet Explorer, Opera oder Safari), und es ist keine zusätzliche Software zum Hochladen in BSCW erforder­lich.

Wenn Sie jedoch häufiger große Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen, sollten Sie die Verwendung der browserunabhängigen BSCW-Hilfen zum Hochladen von Do­kumenten in Betracht ziehen (für Einzelheiten siehe 13.5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten).

Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser

•      wählen Sie  Datei    Neu    Dokument  im oberen Menü.

Sie können Ihre Angaben zum Dokument nachträglich wieder ändern, indem

•      Sie Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Dokuments aufrufen.

Beide Aktionen benutzen im wesentlichen dasselbe Aktionsformular, das aus vier Abteilun­gen besteht.

o  Allgemeines: Angabe von lokaler Datei zum Hochladen (entfällt beim Ändern), Na­me, Tags und Beschreibung des Dokuments.

o  Freigabe (nur für Manager): Festlegung eines Freigabeprozesses für das Dokument, der von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 12.3 Dokumentfreigabe).

o  Automatische Versionierung (nur für Manager): Festlegung einer Versionierungsvor­schrift für das Dokument, die von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 8.3.6 Automatische Versionierung).

o  Attribute: Angabe von Metadatenattribute für das Dokument.

Allgemeines

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ wählen Sie im Feld ‚Lokale Datei‘ über [Durchsu­chen…] eine Datei Ihres lokalen Dateisystems zum Hochladen aus. Der Name der aus­gewählten Datei wird automatisch in das Feld eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie keinen neuen Namen im Feld ‚Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokumentnamen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend beschreibt.

Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. .doc), das auf manchen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten werden, da es die Erkennung des Datei-Typs erleich­tert, wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder her­untergeladen wird: der BSCW-Dokumentname wird standardmäßig als lokaler Datei­name verwendet!

Hinweis: Ab BSCW Version 5.1 darf für die Namen von Dokumenten (und Ordnern) nur ein eingeschränkter Zeichensatz verwendet werden. Dies dient einer verbesserten Kompatibilität mit den Restriktionen verschiedener Betriebssysteme (z.B. beim Her­unterladen von BSCW-Dokumenten). Wenn Sie neue Dokumente ins System einstel­len, werden Sie auf einen ungültigen Namen hingewiesen (z.B. wenn er eines der Zei­chen \ * : ? / < > | " enthält). In diesem Fall müssen Sie den Namen korrigieren, bevor Sie das Dokument einstellen können.        
Ungültige Namen bereits bestehender Dokumente oder Ordner aus einer älteren BSCW-Version werden nicht verändert, es sei denn, dass Ihr BSCW-Administrator dies veranlasst oder Sie diese Dokumente duplizieren z.B. durch Kopieren.

•      Im Feld ‚Tags‘ können Sie frei wählbare Schlagwörter eintragen, die das neue Doku­ment charakterisieren. Diese Schlagwörter können beim Suchen verwendet werden. Mehrere Tags werden durch Leerzeichen getrennt. Es wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

•      Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. An­weisungen, wie es zu benutzen ist, eingeben.

•      Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine der angebotenen Be­wertungen auswählen. Die Bewertung können Sie nachträglich mit Aktion  Ändern    Bewer­ten  ändern. BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mittlere Wert aller Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Dokument­eintrags mit einem Symbol dargestellt (bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen).

•      Der Dateityp des Dokuments wird normalerweise vom Web-Browser richtig erkannt und zugewiesen (Standardeinstellung). Sie können den Dateityp auch selbst angeben, indem Sie einen Dateityp aus dem angebotenen Menü auswählen. Sollte der korrekte Dateityp nicht angeboten werden, können Sie den zugehörigen MIME-Typ (standardi­sierte Bezeichnung für Dateitypen im Internet) auch explizit eingeben. Die Info-Seite eines Dokuments zeigt den MIME-Typ an.

Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Ausnahmefällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben. Später können Sie mit Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Dokuments den Dateityp und die Kodierung wieder ändern.

Attribute

•      In der Abteilung ‚Attribute‘ können Sie Metadatenattribute für das neue Dokument an­geben. Diese Attribute können beim Suchen verwendet werden. Die Standard-Attribu­te sind in zwei Gruppen angeordnet. Die erste Gruppe enthält Kategorie und Priorität; diese beiden Attribute werden in der Ordnerübersicht angezeigt, wenn die Anzeige der entsprechenden Spalten über  Ansicht    Spalten  im oberen Menü aktiviert ist. Die zweite Gruppe enthält Attribute zur Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin-Core-Standard (siehe 3.9.1 Metadatenprofile); bei diesen Attributen kön­nen Sie weitere Werte hinzufügen, indem Sie auf  klicken.

Sie können später auch eigene Attribute definieren, die Sie in einem neuen oder geän­derten Metadatenprofil zusammenfassen und dem Dokument zuweisen (für Einzel­heiten siehe 3.9.1 Metadatenprofile).

•      Klicken Sie auf [OK], um das Dokument hochzuladen oder die Änderungen, die Sie an dem Dokument vorgenommen haben, wirksam werden zu lassen.

Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und denselben Dateiyp wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:

•      Wählen Sie Aktion  Zugang    Sperren  im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nachträg­lich entfernbare) Sperre zu setzen.

Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht überschrieben, sondern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.

Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehö­ren nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen Dokumenten belegte Speicherplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeits­bereichs zugerechnet. Wenn die Speicherplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestan­denen Speicherplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Manager und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen. Wenn die Speicherplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen belegte Speicherplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) angezeigt. Die Info-Seite rufen Sie mit  Datei    Information  auf.