Objekte archivieren und übertragen

Sie erstellen ein Archiv, um viele oder sehr große Dateien so schnell und kostengünstig wie möglich zu übertragen. Es werden hierbei Kopien von einer Menge von Objekten (Ordner, Dokumente, Diskussionsforen usw.) in ein kompaktes Dokument transformiert, das Speicherplatz und Übertragungszeit spart. Sie können das resultierende Archivdokument auch noch kodieren – normalerweise mit dem Ziel, die Dateigröße des Archivdokuments noch weiter zu reduzieren.

Sie können sowohl Objekte in BSCW archivieren, um das Archiv auf den lokalen Rechner zu laden und dort die Originaldateien zu extrahieren oder um das Archiv zu versenden, als auch Dateien und Ordner auf Ihrem lokalen Rechner in ein Archiv (Zip oder Tar) packen, um es in einen BSCW-Arbeitsbereich hochzuladen und dort diese Dateien und Ordner zu extrahieren. Sie können auch ganze BSCW-Arbeitsbereiche archivieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt auf demselben oder einem anderen BSCW-Server wieder zu extrahieren.

Sie können bei der Archivierung wahlweise BSCW-Metadaten mitarchivieren lassen. Die optionale Archivierung von Metadaten in Form einer XML-Datei liefert Zusatzinformationen zu den archivierten Objekten und kann von anderen Programmen automatisch ausgewertet werden. Bei der Extrahierung eines mit Metadaten erzeugten Archivs auf einem BSCW-Server ab Version 5.0 werden die archivierten Objekte mit ihren gespeicherten Metadaten wiederhergestellt.

Sie sollten bei der Archivierung beachten, dass nicht alle BSCW-Objekte archiviert werden können und dass auch nicht alle BSCW-Metadaten wie etwa Ereignishistorie, Anhänge oder Bewertungen archiviert werden, dass also eine völlig verlustfreie Archivierung nicht möglich ist. Einzelheiten zu archivierbaren Objekttypen und Metadaten finden sie weiter unten in diesem Abschnitt.

• Wählen Sie die Auswahlkästchen der Objekte an, aus denen Sie ein Archiv erstellen möchten. Sie können Ihre Zwischenablage nutzen, um Objekte aus verschiedenen Ordnern zusammenzubringen, die Sie in einem Archiv versammeln möchten.

• Wählen Sie Archivieren

in der Mehrfachwahl-Symbolleiste, um das Formular ‚Archivieren‘ aufzurufen. Es enthält eine Liste der Archivtypen, die Ihr BSCW-Server erzeugen kann, und der Kodierungsverfahren, die auf die Archivdatei angewandt werden können. Die verfügbaren Archivtypen und Kodierungsverfahren hängen von der Konfiguration Ihres BSCW-Servers ab.

• Bestimmen Sie, ob und wo das Archiv gespeichert werden soll, indem Sie eine Option unter ‚Speicherung‘ auswählen: nur herunterladen, in der Zwischenablage speichern oder im aktuellen Ordner speichern.

• Bei ‚Optionen‘ können Sie zusätzliche Funktionen für die Erzeugung des Archivs auswählen:

• Aktivieren Sie die Option ‚Index-Datei erzeugen‘, wenn BSCW eine Index-Datei der archivierten Einträge erzeugen soll. Die index.html-Datei ist ein Inhaltsverzeichnis des Archivs mit BSCW-Meta-Informationen wie Beschreibungen.

• Aktivieren Sie die Option ‚BSCW-Archiv erzeugen‘, wenn BSCW eine zusätzliche Datei (.bscw) mit weiteren Informationen über die archivierten Objekte (sog. Metadaten) im Archiv anlegen soll. Dies ermöglicht eine verlustfreiere Extrahierung des Archivs auf einem anderen oder auch dem gleichen BSCW-Server. Welche Metadaten überhaupt archiviert werden können, wird weiter unten erläutert.

• Aktivieren Sie die Option ‚Dokument-Versionen in Archiv aufnehmen‘, wenn die Versionen von versionierten Dokumenten mitarchiviert werden sollen. Wenn diese Option nicht aktiv ist, wird nur die letzte Version von versionierten Dokumenten ins Archiv aufgenommen.

• Aktivieren Sie die Option ‚Zeichensatz für Dateinamen automatisch wählen‘, wenn BSCW automatisch den passenden Zeichensatz für die Kodierung der Dateinamen auswählen soll. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird der Unicode-Zeichensatz UTF-8 verwendet, was auf einigen Betriebssystemen zu Problemen beim Entpacken des Archivs führt.

• Wählen Sie den Archiv-Typ, der zu Ihrer lokalen Computer-Plattform passt, und wählen Sie ggf. die anzuwendende Kodierung/Kompression.

Bei kleineren Archiven erscheint die Meldung ‚Archivierung erfolgreich durchgeführt‘ mit einem Verweis auf das Archiv und der Angabe der nicht archivierten Objekte. Welche Objekttypen nicht archivierbar sind, wird weiter unten beschrieben. Wenn die Speicherungsoption ‚Nicht speichern, nur herunterladen‘ gewählt wurde, wird das erzeugte Archiv sofort zum Herunterladen angeboten.

Bei größeren Archiven wird der Archivierungsprozess im Hintergrund ausgeführt. In diesem Fall erscheint die Meldung ‚Archivierung läuft‘ und Sie erhalten eine E-Mail-Nachricht an Ihre primäre E-Mail-Adresse, wenn der Archivierungsprozess abgeschlossen ist. Diese enthält einen Verweis auf den Ort des Archivs sowie eine Liste aller Objekte, die nicht archiviert werden konnten.

Wenn bei größeren Archiven die Speicherungsoption ‚Nicht speichern, nur herunterladen‘ gewählt wurde, wird das Archiv der Benachrichtigungs-E-Mail als Anlage beigefügt oder – bei sehr großen Archiven – in der Zwischenablage gespeichert; im letzteren Fall enthält die Benachrichtigung einen Verweis auf das Archiv.

Hinweis: Um Archive, die auf einen lokalen Computer heruntergeladen wurden, zu öffnen, müssen die notwendigen Extrahierungsprogramme installiert und der Web-Browser so konfiguriert sein, dass diese Programme gestartet werden, wenn er auf den Dateityp eines Archivs stößt. Wenn Kodierung angewandt wird, müssen die passenden Dekodierungsprogramme installiert und der Web-Browser so konfiguriert sein, dass diese Programme gestartet werden, wenn er auf den Dateiyp eines kodierten Archivs stößt.

Um lokale Dateien in einen BSCW-Arbeitsbereich mithilfe eines Archivs zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:

• Erzeugen Sie auf Ihrem lokalen Computer ein Archiv derjenigen Dateien, die Sie auf Ihren BSCW-Server übertragen wollen (Zip- oder Tar-Archiv je nach Ihrer Plattform; auch eine E-Mail-Nachricht mit Dokumenten als Anhänge kommt als RFC822-Archiv in Frage).

• Extrahieren Sie die Original-Dateien in Ihre Zwischenablage durch Aufruf von Aktion

im Aktionsmenü des Archiv-Dokuments.

Bei kleineren Archiven erscheint die Meldung ‚Archiv extrahiert‘ mit der Liste der extrahierten Objekte.

Bei größeren Archiven wird die Extrahierung im Hintergrund ausgeführt und die Meldung ‚Extrahierung läuft‘ erscheint. Sie werden dann durch eine weitere Meldung Ihres Browsers informiert, wenn die Extrahierung abgeschlossen ist.

• Die extrahierten Objekte in der Zwischenablage können im Anschluss an die Extrahierung an einen geeigneten Ort in Ihren Arbeitsbereichen eingefügt werden.

Archivierbare und nicht archivierbare Objekttypen

Bei gleichzeitiger Archivierung der Metadaten lassen sich solche Objekte bei der Extrahierung im wesentlichen wiederherstellen. Bei anderen Objekttypen, z.B. Aufgaben oder Laufmappen, fehlen bei einer anschließenden Extrahierung viele Details.

Archivierbare und nicht archivierbare Metadaten

Folgende Metadaten können wahlweise mitarchiviert werden (Option ‚BSCW-Archiv‘):

Die folgenden Metadaten werden bei einer Archivierung nie erfasst und stehen nach der Extrahierung eines Archivs in BSCW nicht mehr zur Verfügung:

o Ereignisse/Historie (abgesehen von der Erzeugung und der Extrahierung selbst),

o Mitglieder und Zugriffsrechte, d.h. Arbeitsbereiche werden als einfache Ordner archiviert,