Aufgaben erzeugen: der allgemeine Fall

Im allgemeinen können Sie Aufgaben nicht nur innerhalb von Phasen erzeugen. Ist ein kleineres Projekt nicht in Phasen unterteilt, können Aufgaben auch direkt im Projekt erzeugt werden. Auch außerhalb von Projekten und Phasen können Aufgaben verwendet werden, d.h. Sie können Aufgaben auch in jedem beliebigen Ordner erzeugen.

Aufgaben erzeugen Sie mit der Aktion  Datei    Neu    Aufgabe  im oberen Menü des Projekts, der Phase oder des Ordners, in dem sie die Aufgabe erzeugen wollen. Das Aktionsformular ‚Neue Aufgabe‘ hat die Abteilungen

o  Allgemeines,

o  Verantwortliche,

o  Daten,

o  Benachrichtigung und

o  Attribute,

wo zahlreiche Angaben zu der neuen Aufgabe gemacht werden können Für ganz einfache persönliche Aufgaben genügt schon die Angabe des Namens in der Abteilung ‚Allgemeines‘, komplexere Aufgaben erfordern natürlich weitere Angaben. Die neue Aufgabe wird mit [OK] erzeugt, eine Änderung der Angaben ist vor dem Start noch ohne weiteres möglich.

Allgemeines: Namen, Dauer und Fälligkeit festlegen

In dieser Abteilung legen Sie allgemeine Angaben sowie Dauer und Fälligkeit fest.

•      Geben Sie den Namen der Aufgabe, eine Beschreibung, Tags, Kategorie und Priorität an. Name und Beschreibung sollten anzeigen, worum es bei der Aufgabe geht.

•      Die Dauer einer Aufgabe ist der erwartete Zeitraum zwischen tatsächlichem Start der Aufgabe und ihrer Fertigstellung. Aus der Dauer wird ein voraussichtlicher Fertigstellungstermin berechnet, wenn die Aufgabe tatsächlich gestartet wird. Damit ist es möglich, bei verspätetem Start der Aufgabe auf kritische Situationen hinzuweisen. Bei dieser Berechnung und den Konsequenzen für die Fertigstellungstermine der enthaltenden Phasen und Projekte wird davon ausgegangen, dass es sich bei der Dauer um die mindestens erforderliche Zeit zur Erledigung der Aufgabe handelt. Eine frühere Fertigstellung der Aufgabe, als es die Dauer nahelegt, ist natürlich möglich.

Wenn der voraussichtliche Fertigstellungstermin einer Aufgabe überschritten wird, gilt ihr Fortschritt als kritisch.

•      Der Fälligkeitstermin gibt an, wann die Aufgabe nach den Erfordernissen und dem Zeitplan des Projekts erledigt sein sollte.

Wenn der Fälligkeitstermin einer Aufgabe überschritten wird, gilt ihr Fortschritt als überfällig.

•      Alle Angaben zur Aufgabe außer dem Namen sind optional. Wenn allerdings hier Dauer und Fälligkeit nicht angegeben werden, kann keine automatische Berechnung und Aggregation des Fortschritts von Aufgabe und übergeordneten Phasen und Projekten erfolgen.

Verantwortliche: Auftraggeber und Auftragnehmer auswählen

In dieser Abteilung gibt es zwei entsprechende Unterabteilungen, wo Sie Auftraggeber und Auftragnehmer angeben, die für Überwachung und Durchführung der Aufgabe verantwortlich sind.

•      Als Auftragnehmer werden Benutzer ausgewählt, die die Aufgabe ausführen sollen. Beim Start einer Aufgabe mit mehreren Auftragnehmern bleiben alle verantwortlich. Jeder der ausgewählten Auftragnehmer darf die Aufgabe dann bearbeiten und erledigen.

Sie können die Auswahl der Auftragnehmer auch zurückstellen und die Aufgabe nachträglich über die Aktion   Aufgabe    Zuweisen  im Aktionsmenü der Aufgabe einem oder mehreren Auftragnehmern zuweisen. Beachten Sie, dass die Aufgabe ohne Auftragnehmer nicht gestartet werden kann.

Sie können als Auftragnehmer auch Benutzer auswählen, die nicht Mitglieder des Projekts, der Phase oder des Ordners sind, in dem Sie die Aufgabe erzeugen. Beachten Sie in diesem Fall, dass solche Auftragnehmer nur Zugriff auf die Aufgabe selbst und ihre Inhalte haben, aber nicht auf den umgebenden Kontext (Projekt, Phase oder Ordner mit ihren Inhalten).

•      Als Auftraggeber werden Benutzer ausgewählt, die die Ausführung der neuen Aufgabe überwachen sollen. Mehrere Benutzer konkurrieren um die Position des Auftraggebers: derjenige, der die Aufgabe startet, wird letztendlich der einzige Auftraggeber.

Wieder können Sie die Auswahl eines Auftraggebers zurückstellen, denn alle Mitglieder, die Zugriff auf die Aufgabe haben, können Auftragnehmer zuweisen, sofern noch keine ausgewählt wurden, und die Aufgabe starten, wodurch sie automatisch Auftraggeber werden. Das gilt natürlich auch für Sie selbst als Erzeuger der Aufgabe.

•      Wahlweise können Sie festlegen, ob die neue Aufgabe unmittelbar nach dem Erzeugen, also noch bevor sie gestartet wird, in die Aufgabenlisten der Auftraggeber oder Auftragnehmer eingetragen werden soll. Auf diese Weise haben die ausgewählten Verantwortlichen schon vor dem Start über ihre Aufgabenliste Zugriff auf die Aufgabe. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die ausgewählten Auftraggeber nicht Mitglied des Projekts oder der Phase sind, zu dem die Aufgabe gehört, und folglich die Aufgabe gar nicht starten können, weil sie keinen Zugriff auf die Aufgabe haben

Daten: Ein- und Ausgabedaten festlegen

In dieser Abteilung gibt es zwei Unterabteilungen, wo Sie die Eingabe- und Ausgabedaten der neuen Aufgabe angeben können. Die Eingabedaten werden vom Auftraggeber bereitgestellt und dienen zur Übergabe von benötigten Daten (z.B. Textfelder oder ganze Dokumente) an den Auftragnehmer. Die Ausgabedaten stellen die Ergebnisse der Aufgabe dar und werden vom Auftragnehmer geliefert, bevor die Aufgabe als erledigt erklärt wird.

Ein- und Ausgabedaten sind in Datenfelder gegliedert, für die verschieden Typen zur Verfügung stehen, u.a. Text, Ankreuzfeld und Dokument.

Eingabe- und Ausgabedaten dienen auch der Definition von Abhängigkeiten innerhalb von Aufgabenstrukturen, z.B. zwischen mehreren Aufgaben einer Phase oder eines Projekts und zwischen Hauptaufgabe und Unteraufgaben. Eine Aufgabe hängt von einer anderen ab, wenn sie ihre Eingabedaten von der anderen Aufgabe erhält oder wenn sie unter ihren Eingabedaten die Bedingung enthält, dass die Ausgabedaten einer anderen Aufgabe freigegeben sind. Die abhängige Aufgabe kann erst gestartet werden, wenn die andere Aufgabe erledigt ist. Wenn schon Nachbaraufgaben existieren, d.h. Aufgaben derselben Phase oder desselben Projekts, wo Sie Ihre neue Aufgabe erzeugen, werden deshalb auch die Daten bereits existierender Aufgaben zur Auswahl als Ein- oder Ausgabedaten angeboten. Für weitere Einzelheiten und Beispiele siehe 12.1.9 Aufgaben strukturieren als Workflows.

•      Geben Sie in der Unterabteilung Eingabedaten die Eingabedatenfelder an. Unter Neue Eingabedaten wählen Sie einen Datentyp aus und klicken auf [Hinzufügen]. Es erscheint eine Zeile mit Feldern für Name und Wert des Datenfelds. Tragen Sie den Namen ein und kreuzen Sie an, ob das Datenfeld erforderlich ist, d.h. ob die Aufgabe erst gestartet werden kann, wenn der Wert für das Datenfeld vorliegt. Sie können den Wert des Datenfelds jetzt oder später eintragen (etwa über die Aktion   Ändern    Eigenschaften  oder direkt in der Aufgabenansicht).

•      Fahren Sie mit der Angabe weiterer Eingabedatenfelder durch Klicken auf [Hinzufügen] fort, bis Sie alle benötigten Datenfelder eingetragen haben. Durch Klicken auf  können Sie bereits eingegebene Datenfelder auch wieder löschen. Benutzen Sie die Pfeile  und , um die Reihenfolge der Datenfelder umzustellen, wie sie in der Aufgabenansicht erscheinen. Sie können die Reihenfolge der Datenfelder auch ändern, indem Sie ein Datenfeld an einem der Pfeile mit gedrückter Maus an eine neue Position ziehen, um dann über oder unter einem anderen Datenfeld zu erscheinen.

•      Wenn es bereits Nachbaraufgaben gibt, haben Sie zwei zusätzliche Möglichkeiten, Eingabedaten zu definieren.

•      Bedingungen für den Start der Aufgabe: Wählen Sie eine oder mehrere der angebotenen Bedingungen aus. Die Ausgabedaten einer Nachbaraufgabe sind freigegeben, wenn diese Nachbaraufgabe erledigt ist. Durch Auswahl einer solchen Bedingung machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe davon abhängig, dass diese andere Aufgabe erledigt ist.

•      Von Haupt- oder Nachbaraufgaben stammende Daten: Wählen Sie eines oder mehrere Ausgabendatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten aus. Ein solches Datenfeld ist beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der zu erzeugenden Aufgabe zur Verfügung, wenn die Nachbaraufgabe ihn freigegeben hat. Dadurch machen Sie den Start der zu erzeugenden Aufgabe von der Erledigung der Nachbaraufgaben abhängig.

Sie wählen Bedingungen und Daten in den beiden Listen durch Klicken aus. Zum Abwählen klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste.

Eingehendere Erläuterungen finden Sie in 12.1.9.4 Unteraufgaben erzeugen.

•      Geben Sie in der Unterabteilung Ausgabedaten die Ausgabedatenfelder an. Unter Neue Ausgabedaten gehen Sie so vor, wie für die Eingabedaten beschrieben. Sie können auch hier Werte für die Ausgabedatenfelder angeben, etwa als Vorschläge oder Mitteilungen für den Auftragnehmer, der die Werte der Datenfelder ja letzten Endes liefern soll. Bei Ausgabedokumenten könne Sie hier als Wert z.B. eine Formatvorlage angeben.

•      Wenn es bereits Nachbaraufgaben gibt, haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, Ausgabedatenfelder zu definieren. Unter Von Haupt- oder Nachbaraufgaben benötigte Daten können Sie Eingabedatenfelder von Nachbaraufgaben als Eingabedaten auswählen. Ein solches Datenfeld ist beiden Aufgaben gemeinsam und sein Wert steht der Nachbaraufgabe zur Verfügung, wenn die zu erzeugende Aufgabe ihn freigegeben hat. Dadurch machen Sie den Start der Nachbaraufgaben von der Erledigung der zu erzeugenden Aufgabe abhängig.

Wieder wählen Sie durch Klicken aus und wählen durch Klicken bei gedrückter Strg-Taste wieder ab.

Eingehendere Erläuterungen finden Sie in 12.1.9.4 Unteraufgaben erzeugen.

•      Bei Datenfeldern vom Typ Dokument erscheinen zwei Schaltflächen hinter dem Wert: mit  können Sie Ihre Ordnerhierarchie durchsuchen und eines Ihrer Dokumente in BSCW als Wert auswählen, mit  können Sie die Auswahl rückgängig machen und den Wert wieder löschen. Wenn Sie ein Dokument als Wert für das Datenfeld vorgesehen haben, das erst in BSCW hochgeladen werden muss, tragen Sie den Wert für das Dokumentfeld später ein.

Wenn Sie den Wert für ein Ein- oder Ausgabedokument einer Aufgabe eintragen, wird der Aufgabe ein Verweis auf das Dokument hinzugefügt und in der Aufgabenansicht im Abschnitt ‚Inhalt‘ angezeigt. Sobald die Aufgabe gestartet wird, werden Eingabedokumente unter Versionskontrolle gestellt, damit die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt. Gleiches gilt für Ausgabedokumente; dort erfolgt die automatische Versionierung, wenn die Aufgabe erstmalig erledigt wird und das Ausgabedokument damit durch die Auftragnehmer freigegeben wird.

Benachrichtigung: über Aufgabenereignisse benachrichtigen

In dieser Abteilung können Sie angeben, wie Auftraggeber und Auftraggeber über wechselseitige Aktionen benachrichtigt werden sollen und wann Sie selbst und die anderen Beteiligten über das Herannahen des Fälligkeitstermins erinnert werden wollen. Benachrichtigungen und Erinnerungen werden per E-Mail verschickt.

•      Unter Direkte Benachrichtigung klappen Sie, wenn noch nicht geschehen, die verschiedenen Aktionen auf, über die benachrichtigt werden soll. Hier können Sie dann einzelne Aktionen auswählen oder auch sämtliche Aktionen aus- oder abwählen. Dabei wird der Auftraggeber natürlich über Aktionen des Auftragnehmers benachrichtigt und umgekehrt.

•      Bei Erinnerungen können Sie sich selbst, Auftragnehmer, Auftraggeber und allen Mitgliedern an das Herannahen des Fälligkeitstermins erinnern lassen. Wählen Sie den Adressaten der Erinnerung aus und klicken Sie auf [Hinzufügen]. In der nun erscheinenden Zeile wählen Sie aus, wie lange vor Eintritt der Fälligkeit die Erinnerung verschickt werden soll. Mit [Persönliche Nachricht hinzufügen] können Sie der ansonsten automatisch erstellten Erinnerungsnachricht eine eigene Anmerkung hinzufügen. Durch wiederholtes Klicken auf [Hinzufügen] können Sie Erinnerungen zu verschiedenen Zeitpunkten an die Beteiligten verschicken lassen. Durch Klicken auf  können Sie bereits erstellte Erinnerungen auch wieder löschen.

Attribute

In dieser Abteilung können Sie Aufgabenattribute setzen (standardmäßig Kunde, Kontakt, Standort, URL). Die Aufgabenattribute sind für Ihren BSCW-Server im Systemprofil ‚Aufgabe‘ konfiguriert. Sie können, falls gewünscht, ein eigenes Metadatenprofil definieren und verwenden (siehe 3.9.1 Metadatenprofile).