Unteraufgaben erzeugen

Unteraufgaben können vom Auftraggeber der Hauptaufgabe vordefiniert werden, wenn die Hauptaufgabe nicht in Bearbeitung ist (z.B. in den Zuständen initial oder reaktiviert), oder sie können von den Auftragnehmern der Hauptaufgabe erzeugt werden, wenn die Hauptaufgabe in Bearbeitung ist. Sie erzeugen eine neue Unteraufgabe als Einzelaufgabe dadurch, dass

• Sie im oberen Menü der Aufgabenansicht einer Aufgabe aufrufen. Ebenso steht Ihnen der Aufruf von Aktion

im Aktionsmenü einer Aufgabe in einer Ordnerübersicht zur Verfügung. Die bestehende Aufgabe wird zur Hauptaufgabe der neu zu erzeugenden Unteraufgabe.

• Das Aktionsformular zur Erzeugung einer Unteraufgabe gleicht in allen Teilen dem Aktionsformular zur Erzeugung von Aufgaben. Lediglich bei der Definition der Ein- und Ausgabedaten ergeben sich neue Aspekte. Während bei der Erzeugung von Aufgaben in Phasen oder Projekten Bedingungen und Datenfelder von Nachbaraufgaben angegeben werden konnten, kommen bei der Erzeugung von Unteraufgaben noch Bedingungen und Datenfelder der Hauptaufgabe hinzu.

• Bedingungen für den Start der Aufgabe: Hier können Sie Bedingungen festlegen, unter welchen die neue Unteraufgabe gestartet werden darf – wenn die Hauptaufgabe gestartet worden ist oder wenn eine Nachbaraufgabe erledigt worden ist. Wählen Sie eine oder mehrere Bedingungen durch Klicken aus.

<Eingabedaten von Hauptaufgabe freigegeben> bedeutet, dass die Hauptaufgabe sich in Bearbeitung befindet, also in einem Zustand, in dem die Eingabedaten nicht geändert werden können (z. B. gestartet).

<Ausgabedaten von Nachbaraufgabe freigegeben> bedeutet, dass die Nachbaraufgabe, d.h. eine andere Unteraufgabe derselben Hauptaufgabe, durchgeführt wurde, sich also in einem Zustand befindet, in dem die Ausgabedaten nicht geändert werden können (z.B. erledigt).

• Von Haupt- oder Nachbaraufgaben stammende Daten: Hier können Sie unter den Datenfeldern von Haupt- oder Nachbaraufgaben durch Klicken auswählen. Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Eingabefeld der neuen Unteraufgabe. Damit kann die neue Unteraufgabe erst gestartet werden, wenn das betreffende Datenfeld freigegeben ist. Der Wert des Datenfelds, bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments, steht den Auftragnehmern der neuen Unteraufgabe dann zur Verfügung.

Wenn Sie hier Eingabedaten der Hauptaufgabe auswählen, kann die neue Unteraufgabe erst starten, wenn auch die Hauptaufgabe gestartet worden ist und ihre Eingabedaten damit freigegeben sind. Wenn Sie hier Ausgabedaten einer Nachbaraufgabe auswählen, kann die neue Unteraufgabe erst starten, wenn die Nachbaraufgabe erledigt worden ist und ihre Ausgabedaten damit freigegeben sind.

Hinweis: Wenn Sie eine bereits ausgewählte Bedingung oder ein bereits ausgewähltes Datenfeld wieder abwählen möchten, klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste bzw. Ctrl-Taste darauf.

• Neue Eingabedaten: Hier können Sie eigene Eingabedatenfelder für die neue Unteraufgabe angeben, indem Sie einen Datentyp auswählen und auf [Hinzufügen] klicken.

• Von Haupt- oder Nachbaraufgaben benötigte Daten: Hier können Sie Datenfelder von Haupt- oder Nachbaraufgaben durch Klicken auswählen. Durch die Auswahl eines solchen Datenfelds machen Sie es zum Ausgabefeld der neuen Unteraufgabe. Wenn die neue Unteraufgabe erledigt ist, wird das betreffende Datenfeld freigegeben. Der Wert des Datenfelds, bei einem Datenfeld vom Typ Dokument also der Inhalt des Dokuments, steht dann den Auftragnehmern der Nachbaraufgabe bzw. dem Auftraggeber der Hauptaufgabe zur Verfügung.

• Neue Ausgabedaten: Hier können Sie eigene Ausgabedatenfelder für die neue Unteraufgabe angeben, indem Sie einen Datentyp auswählen und auf [Hinzufügen] klicken.

• Machen Sie die nötigen Angaben in den anderen Abteilungen des Aktionsformulars und klicken Sie dann auf [OK], um die neue Unteraufgabe zu erzeugen.

Fahren Sie mit der Erzeugung von Unteraufgaben fort, bis Sie die beabsichtigte Aufteilung der Hauptaufgabe in Unteraufgaben abgeschlossen haben.

Hinweis: Bei bereits laufender Hauptaufgabe werden neu erzeugte Unteraufgaben vom System automatisch gestartet, wenn alle Eingabedaten vorliegen. Dies trifft insbesondere auf Unteraufgaben zu, die ihre Eingabedaten von der Hauptaufgabe übernehmen oder die gar keine Eingabedaten haben.