Dokumente, für die ein Freigabeprozess definiert ist,
erkennen Sie daran, dass im Aktionsmenü der Eintrag 
auftaucht. Auf der Info-Seite des Dokuments bzw. seines übergeordneten Ordners
können Sie die Schritte des Freigabeprozesses und die verantwortlichen Prüfer
einsehen. Wenn Sie mit
im oberen Menü die Spalten ‚Status‘ oder ,Fortschritt‘ in der Detailansicht des
Ordners eingeschaltet haben, erscheint in diesen Spalten ‚in Bearbeitung‘ und
bei Dokumenten, für die ein
Freigabeprozess definiert ist.
Jedes Mitglied des Ordners, in dem sich ein solches Dokument befindet, kann den Freigabeprozess starten. Das wird in aller Regel dann geschehen, wenn die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Dokuments. Alternativ können Sie als Abkürzung auf das Symbol
in der Fortschrittsspalte des
Dokuments klicken.
•Sie können dieser Aktion eine Notiz hinzufügen, die an das Dokument angehängt wird und die für die Prüfer im Freigabeprozess sichtbar ist.
•Klicken Sie [OK], um die Freigabe zu starten.
Nun wird das Dokument unter Versionskontrolle gestellt, wenn dies noch nicht geschehen ist, und für ein weiteres Bearbeiten gesperrt. Das Dokument erscheint in den Aufgabenlisten der für den ersten Freigabeschritt verantwortlichen Prüfer. Diese Prüfer werden auch per E-Mail benachrichtigt, dass eine Prüfung des betreffenden Dokuments ansteht.
In der Ordnerübersicht wird der Start des Freigabeprozesses
für das Dokument dadurch sichtbar, dass in der Spalte ‚Status‘ die Angabe ‚in
Prüfung‘ und in der Spalte ‚Fortschritt‘ das Symbol 
erscheint.
Vergessen Sie nicht, mit
im oberen Menü die Spalten ‚Status‘ oder ,Fortschritt‘ in der Ordneransicht
einzuschalten.
Nach dem Start des Freigabeprozesses warten Sie darauf, wie
die Prüfung ausfällt. Die Info-Seite des Dokuments zeigt den aktuellen Status
und welcher Prüfungsschritt gerade durchgeführt wird. Sie werden per E-Mail über
den Ausgang der Prüfung benachrichtigt. In der Status- und Fortschrittsspalte
des Dokuments in der Ordnerübersicht erscheint entweder ‚freigegeben‘ und 
oder
‚zurückgewiesen‘ und 
. Bei Freigabe bzw. Zurückweisung des
Dokuments wird der Versionszustand ebenfalls auf ‚freigegeben‘ bzw.
‚zurückgewiesen‘ gesetzt.
Während der Prüfung ist das Dokument für eine Bearbeitung gesperrt. Als Initiator des Freigabeprozesses oder Manager des Ordners können Sie aber jederzeit die Freigabe abbrechen, indem
•Sie
im Aktionsmenü des Dokuments wählen. Sie können auch dieser Aktion eine Notiz
für die anderen Beteiligten hinzufügen. In der Status- und Fortschrittsspalte
des Dokuments in der Ordnerübersicht erscheint ‚abgebrochen‘ und .
Nach Abbruch oder Beendigung des Freigabeprozesses kann das Dokument wieder bearbeitet werden. Danach kann der Freigabeprozess erneut gestartet werden,
•indem Sie
im Aktionsmenü des Dokuments wählen.
Eine erneute Dokumentfreigabe ist auch für freigegebene Dokumente möglich, wenn sich z.B. die Qualitätsanforderungen für die Dokumentfreigabe geändert haben.
Wenn Sie als Prüfer am Freigabeprozess teilnehmen, erhalten Sie entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail. Die zu prüfenden Dokumente erscheinen in Ihrer Aufgabenliste, die Sie mit im oberen Menü aufrufen können.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Dokuments, wenn Sie mit dem Dokument zufrieden sind.
Alternativ können Sie als Abkürzung auf das Symbol in der
Fortschrittsspalte des Dokuments klicken. Fügen Sie Ihrer Aktion eine optionale
Notiz hinzu. Je nachdem, wie der Freigabeprozess definiert ist, müssen noch
andere Prüfer akzeptieren, bevor das Dokument dem nächsten Freigabeschritt
unterzogen werden kann. Nach dem erfolgreichen Durchlaufen des letzten
Freigabeschritts gilt das Dokument als freigegeben.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Dokuments, wenn Sie Beanstandungen haben, die Sie auch in
einer Notiz für die Bearbeiter äußern sollten. Das Dokument hat nun den Status
‚zurückgewiesen‘ und kann bearbeitet und erneut dem Freigabeprozess unterzogen
werden.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Dokuments, wenn Sie die Prüfung für dieses Dokument nicht
selbst vornehmen wollen, und wählen Sie im Aktionsformular einen oder mehrere
Vertreter aus. Auch hier können Sie einen Kommentar zu Ihrer Aktion abgeben, der
den Vertretern mit der E-Mail-Benachrichtigung zugeht. Die Delegation bleibt für
die Prüfung dieses Dokuments in Kraft, auch wenn der Freigabeprozess abgebrochen
und neu gestartet wird.
Nachdem Sie als Prüfer das Dokument akzeptiert oder zurückgewiesen haben oder die Prüfung delegiert haben, verschwindet das Dokument aus Ihrer Aufgabenliste.