Dokumentfreigabe wird eingesetzt bei der Produktion von Dokumenten, die einem gewissen Qualitätsstandard genügen sollen. Ein Dokument wird nach seiner Erstellung und Bearbeitung durch eine oder mehrere zuständige Personen überprüft und schließlich freigegeben oder zurückgewiesen. Bei Zurückweisung kann der Prozess nach einer erneuten Bearbeitung auch mehrfach durchlaufen werden.
In BSCW wird die Dokumentfreigabe für einzelne Dokumente oder ganze Ordner definiert, indem die einzelnen Schritte der Überprüfung und die damit betrauten Personen festgelegt werden. Wird die Dokumentfreigabe für einen Ordner definiert, so gilt sie für sämtliche Dokumente dieses Ordners und aller seiner Unterordner.
Abbildung 28: Dokumentfreigabe (schematische Darstellung, 2 Freigabeschritte)
Nach Festlegung des Prozesses kann die Freigabe für ein Dokument durch ein Mitglied des Ordners, in dem sich das Dokument befindet, gestartet werden. Das Dokument wird unter Versionskontrolle gestellt und ist für die Dauer der Prüfung für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Die mit der Prüfung des Dokuments befassten Personen werden per E-Mail benachrichtigt, wenn die Prüfung ansteht, und können nun das Dokument prüfen und entweder akzeptieren oder zurückweisen. Die einzelnen Schritte des Freigabeprozesses werden nacheinander durchlaufen. Wird ein Dokument im letzten Schritt akzeptiert, ist es damit freigegeben. Eine Zurückweisung des Dokuments in irgendeinem Schritt beendet den Freigabeprozess und das Dokument kann wieder bearbeitet und erneut dem Freigabeprozess unterzogen werden. Der Initiator des Freigabeprozesses wird ebenfalls über Freigabe oder Zurückweisung per E-Mail benachrichtigt.