im Aktionsmenü des Ordners und gehen Sie in die Abteilung „Dokumentfreigabe“ des
Aktionsformulars (fehlt diese Abteilung, dann sind Sie nicht Manager). Sie
können den Freigabeprozess auch schon bei der Erzeugung eines Ordners festlegen.
Sie können Ordner oder einzelne Dokumente nur unter Freigabe stellen, wenn Sie der Manager des Arbeitsbereichs sind, in dem sich der Ordner oder das Dokument befinden.
Sie stellen einen ganzen Ordner und damit die in ihm enthaltenen Dokumente unter Freigabe, wenn Sie z.B. ein Standard-Freigabeverfahren festlegen wollen, das für alle Dokumente eines bestimmten Ordners gelten soll. Sie gehen dazu folgendermaßen vor.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Ordners und gehen Sie in die Abteilung „Dokumentfreigabe“ des
Aktionsformulars (fehlt diese Abteilung, dann sind Sie nicht Manager). Sie
können den Freigabeprozess auch schon bei der Erzeugung eines Ordners festlegen.
•Sie haben nun die Möglichkeit, einen eigenen Freigabeprozess zu definieren (Option ‚Freigabeprozess festlegen‘). Sollte für den übergeordneten Ordner bereits ein Freigabeprozess definiert sein, können Sie diesen Prozess übernehmen (Option ‚Einstellungen übernehmen‘).
•Für die Festlegung eines eigenen Freigabeprozesses wählen Sie die entsprechende Option. Bestimmen Sie zunächst, ob der Freigabeprozess automatisch gestartet werden soll, wenn ein Dokument in den Ordner hochgeladen oder eingefügt wird. Das ist z.B. dann angezeigt, wenn der Ordner keine Entwürfe, sondern ausschließlich Endfassungen von Dokumente für die Freigabe enthalten soll.
•Klicken Sie dann auf [Freigabeschritt hinzufügen].
•Geben Sie wahlweise eine Beschreibung des Freigabeschritts an.
•Legen Sie fest, ob bei mehreren Prüfern die Prüfung durch einen Prüfer ausreicht oder ob alle Prüfer dieses Schritts ein Dokument akzeptieren müssen, damit es als akzeptiert gilt (bei der Zurückweisung reicht immer ein Prüfers aus, um ein Dokument zurückzuweisen).
•Bestimmen Sie schließlich die Prüfer, d.h. die Benutzer, die für die Prüfung eines Dokuments in diesem Schritt verantwortlich sind.
Hinweis:
Prüfer müssen nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs sein, in dem sich die zu
prüfenden Dokumente befinden. Sie erhalten für die Prüfung gesonderten Zugriff
auf solche Dokumente.
Ein und
derselbe Benutzer kann nicht mehrfach an der Prüfung eines Dokuments
mitwirken.
•Wiederholen Sie das Hinzufügen von Freigabeschritten so oft wie gewünscht.
•Benutzen Sie die Pfeile 
und 
, um die Reihenfolge
der Schritte zu ändern, und 
, um bereits erzeugte Schritte wieder
zu entfernen.
•Sie können die einzelnen Schritte ändern, indem Sie sie aufklappen
(klicken Sie auf 
) und alle Angaben nach Wunsch
verändern: Beschreibung, einzelner Prüfer ausreichend oder nicht und
verantwortliche Prüfer.
•Klicken Sie auf [OK], um den Freigabeprozess für den Ordner festzulegen.
Nachdem Sie den Freigabeprozess für den Ordner festgelegt haben, können Sie für alle Dokumente, die sich schon im Ordner befinden, diesen Freigabeprozess starten. Die Freigabe startet automatisch bei hochgeladenen oder eingefügten Dokumenten, wenn Sie das so festgelegt haben. Der Ablauf der Dokumentfreigabe wird weiter unten beschrieben.
Sie können auch einzelne Dokumente unter Freigabe stellen, um z.B. einen Freigabeprozess festzulegen, der vom Standardverfahren eines Ordners abweicht. Die Vorgehensweise gleicht der bei Ordnern.
•Wählen Sie
im Aktionsmenü des Dokuments und gehen Sie in die Abteilung „Dokumentfreigabe“
des Aktionsformulars (fehlt diese Abteilung, dann sind Sie nicht Manager).
•Definieren Sie den Freigabeprozess, indem Sie zunächst auf die Optionsschaltfläche ‚Freigabeprozess festlegen‘.
•Fahren Sie fort, indem Sie mit Klicken auf [Freigabeschritt hinzufügen] Ihren Freigabeprozess definieren, wie es oben für Ordner beschrieben wurde.