Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen: Andere Benutzer einladen

Sie erzeugen einen gemeinsamen Arbeitsbereich, indem Sie andere Benutzer in einen Ihrer persönlichen Ordner als Mitglieder einladen. Sie können so jeden privaten Ordner in einen gemeinsamen Arbeitsbereich umwandeln. Sie gewähren den eingeladenen Mitgliedern Zugriffsrechte zu diesem Ordner und allen darin enthaltenen Objekten.

• Wählen Sie in der oberen Menüleiste des Ordners, um das Formular ‚Mitglied einladen‘ anzuzeigen. Die Aktion finden Sie auch im Aktionsmenü eines privaten Ordners als Aktion

• Wählen Sie Personen aus, die Sie einladen wollen, und übertragen Sie sie mit hinzufügen

ins Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘. Zur Auswahl stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch kombinieren können:

Es werden nur solche Kontakte zur Auswahl angeboten, die einem Benutzer oder einer vorläufigen E-Mail-Adresse zugeordnet sind oder die mit einer E-Mail-Adresse ausgestattet sind, die zur Selbstregistrierung an Ihrem BSCW-Server zugelassen ist. Ebenso werden nur solche Kontaktlisten zur Auswahl angeboten, die mindestens einen solchen Kontakt enthalten. Wenn Sie eine Kontaktliste ins Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ übertragen, werden alle Benutzer und alle zulässigen E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste in den Arbeitsbereich eingeladen. Andere Kontakte werden nicht berücksichtigt.

• Eine Suche nach Benutzern in BSCW durchführen und aus dem Suchergebnis auswählen.

• Eine Suche nach BSCW-Mitgliedergruppen durchführen und aus dem Suchergebnis auswählen.

Bei der Suche nach BSCW-Gruppen werden nur solche Gruppen gefunden, die zuvor als für Einladungen verfügbar deklariert worden sind (siehe 4.1.3.2 Mitgliedergruppen). Die Gruppen werden als ganze Mitglieder des Arbeitsbereichs.

Mitgliedergruppen können eine Gemeinschaft als Mitglied enthalten oder gar öffentlichen Zugang erlauben – letzteres wird durch ‚Gast-Benutzer‘ im Gruppennamen kenntlich gemacht. Die Einladung solcher Mitgliedergruppen macht Ihren Arbeitsbereich allen Mitgliedern der Gemeinschaft oder sogar der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich.

• Aus Kontaktlisten auswählen, die am Ende der Auswahlliste aufgeführt sind.

Diese Kontaktlisten stammen aus Ihrem Adressbuch. Wenn Sie eine Kontaktliste auswählen, werden alle Benutzerkontakte und solche mit zulässiger E-Mail-Adresse, die in der Liste enthalten sind, aufgelistet und Sie können einige oder alle Einträge auswählen. Wenn Sie schon von vornherein sicher sind, dass Sie die ganze Kontaktliste einladen wollen, wählen Sie sie als Ganzes aus Ihrem Adressbuch (siehe oben).

Sie können Einträge aus dem Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ mit entfernen

auch wieder entfernen.

Wenn Sie sich an dieser Stelle einen Überblick darüber verschaffen wollen, wer alles bereits Mitglied im Arbeitsbereich ist,

• wählen Sie die Option ‚Mitglieder des Arbeitsbereichs auswählen‘. So können Sie auch Benutzer, die bereits Mitglieder des Arbeitsbereichs sind, in einer zusätzlichen Rolle in den Arbeitsbereich einladen.

Hinweis: Wenn ein LDAP-Verzeichnis auf Ihrem BSCW-Server installiert ist, können Sie im Formular ‚Mitglied einladen‘ auch in diesem LDAP-Verzeichnis nach Benutzern suchen, die Sie einladen möchten. Fragen Sie Ihren Systemadministrator.

• Schreiben Sie eine persönliche Nachricht in das Feld ‚Einladungstext‘. Diese persönliche Nachricht wird der automatisch versandten Einladungsnachricht hinzugefügt, die alle Personen erhalten, die noch keine registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers sind.

Kreuzen Sie das entsprechende Auswahlkästchen oberhalb des Einladungstextes an, wenn Sie auch eine Einladungsnachricht an die registrierten Benutzer, die Sie einladen, versandt haben wollen.

• Bestimmen Sie mit ‚Einladen als‘ die Rolle, in der die neuen Mitglieder den Arbeitsbereich nutzen sollen. Die Rolle bestimmt, welche Aktionen die neuen Mitglieder in dem gemeinsamen Arbeitsbereich ausführen können. Standardmäßig ist die Rolle für neue Mitglieder ‚Mitglied‘ (siehe 4.2.1 Das BSCW-Rollenkonzept für eine Beschreibung der Standardrollen). Wenn Sie Mitglieder in verschiedenen Rollen einladen wollen, müssen Sie die Einladungsaktion mehrfach ausführen.

• Bestimmen Sie in ‚Einladungs-E-Mail in:‘, in welcher Sprache der automatisch erzeugte Teil der Einladungsnachricht an noch nicht registrierte Benutzer geschickt wird.

• Klicken Sie auf [OK], um den neuen Mitgliedern Zugriff auf den Arbeitsbereich zu gewähren und die E-Mail-Nachricht an die Eingeladenen abzuschicken.

Wenn Sie E-Mail-Adressen eingegeben oder ausgewählt haben, die BSCW noch nicht mit registrierten Benutzern verknüpft hat, sendet BSCW automatisch eine E-Mail-Nachricht an diese Adressen. Diese Nachricht, die in Ihrem Namen verschickt wird, ist eine Einladung zur Registrierung als neuer Benutzer an Ihrem BSCW-Server. Diese Nachricht wird in der von Ihnen oben ausgewählten Sprache verschickt, wobei dem Standardtext die von Ihnen unter ‚Einladungstext‘ eingegebene persönliche Einladung angefügt wird.

Hinweis: Die Sprache, die Sie für die Einladungsnachricht auswählen, wird von BSCW als Sprache für die Benutzeroberfläche für neu registrierte Benutzer genommen, wenn die Einstellung der Sprache über die bevorzugte Sprache des jeweiligen Browsers nicht gelingt.

In Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) und nur hier können Sie Arbeitsbereiche auch auf einmal erzeugen: statt zunächst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann andere Benutzer als Mitglieder einzuladen,

• wählen Sie in der oberen Menüleiste. Das Aktionsformular bietet neben den allgemeinen Angaben für Ordner in der Abteilung ‚Mitglieder‘ die Möglichkeit, die Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs festzulegen. In der Abteilung ‚Allgemeines‘ können Sie ankreuzen, ob auch gleich eine Startseite, ein Gruppenkalender, eine Kontaktliste und ein Vorlagenordner für den neuen Arbeitsbereich angelegt werden sollen.

Sie als Erzeuger des neuen Arbeitsbereichs haben automatisch die Rolle ‚Manager‘, die mehr Rechte umfasst als die Rolle ‚Mitglied‘(siehe 4.2.1 Das BSCW-Rollenkonzept für eine Beschreibung der Standardrollen).