Gemeinschaften erzeugen

Es gibt viele verschiedene Wege, eine neue Gemeinschaft zu erzeugen. Wir demonstrieren einige dieser Möglichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsfälle. Wir beginnen mit dem „Astronomie-Forum“. Wenn Sie ganz von vorn anfangen, gehen Sie wie folgt vor.

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘); dies ist der einzige Ort, wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen können. Das Formular ‚Neue Gemeinschaft‘ enthält verschiedene Abteilungen.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (z.B. ‚Hobby-Astronomen‘) und wahlweise eine Beschreibung und Stichwörter. Letzteres wird auch im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ für andere Benutzer angezeigt. Der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Gemeinschaft angelegt. Dieser Arbeitsbereich, der zunächst leer ist, erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, und Sie sind sein Eigentümer und Manager. Der Arbeitsbereich wird denselben Namen, dieselbe Beschreibung und dieselben Stichwörter haben wie die neue Gemeinschaft.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, geschlossen oder verborgen. Sie sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur erzeugen, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Ihre Gemeinschaften auch für andere Benutzer Ihres BSCW-Servers von Interesse sind. Nicht-verborgene Gemeinschaften erscheinen in der Liste ‚Andere Gemeinschaften‘ von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers. In unserem Fall wählen wir die offene Gemeinschaft, weil wir andere Benutzer dazu bewegen wollen, unserer Gemeinschaft von Hobby-Astronomen beizutreten. Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft kann später von einem Gemeinschaftsmanager geändert werden. Wenn Sie also meinen, dass genug Mitglieder Ihrer Gemeinschaft beigetreten sind, können sie ihre Aufnahmeregelung zu ‚geschlossen‘ ändern.

•      Schließlich wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschaftsmitglieder‘ aus, d.h. die Gemeinschaftsrolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen. Sie sollten eine Rolle auswählen, die für den Zweck Ihrer Gemeinschaft angemessen ist. Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z.B. nur in der Lage sein sollen, den Inhalt des Arbeitsbereichs zu lesen, wählen Sie die Rolle Eingeschränktes Mitglied, wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen, wählen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied (die angebotene Standardrolle), die auch Aktionen zur Änderung des Inhalts einschließt. Beachten Sie, dass die Rolle Mitglied den Gemeinschaftsmitgliedern das Recht gibt, andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschließlich der Gemeinschaft selbst auszuladen, was Sie für gewöhnlich nicht wollen. In unserem Fall würden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied auswählen, da wir von künftigen Gemeinschaftsmitgliedern erwarten, dass sie zu dem Inhalt des Gemeinschaftsarbeitsbereichs beitragen, aber nicht seine Mitgliedschaft verändern. Die Gemeinschaftsrolle kann später vom Gemeinschaftsmanager geändert werden.

•      In der Abteilung ‚Mitglieder‘ bestimmen Sie die initialen Mitglieder der neuen Gemeinschaft. Wenn Sie schon einige Hobby-Astronomen kennen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, könnten Sie Ihre Gemeinschaft erzeugen, indem Sie mit diesen Gemeinschaftsmitgliedern beginnen. Bei der Auswahl der Mitglieder können Sie dieselben Mechanismen benutzen als ob Sie neue Mitglieder in einen Arbeitsbereich einladen. – mit dem Unterschied, dass Sie keine Mitgliedergruppen von anderen Arbeitsbereichen einladen können, sondern nur Gemeinschaften (siehe auch 11.5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften und 11.6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt). Sie als Erzeuger und Manager der Gemeinschaft sind nicht automatisch Mitglied der Gemeinschaft, aber Sie sind natürlich Mitglied des Gemeinschaftsarbeitsbereichs in der Rolle als Manager.

•      Die Abteilung ‚Automatische Versionierung‘ betrifft die Regeln zur automatischen Versionierung von Dokumenten im neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich.

Der neue Gemeinschaftsarbeitsbereich ‚Hobby-Astronomen‘ erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘), aber wird nicht unter ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘ aufgeführt, solange Sie kein Mitglied sind.

Normalerweise würden Sie jetzt eine Struktur mit entsprechendem Inhalt für den Arbeitsbereich erstellen. Anschließend könnten Sie entweder darauf warten, dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten, oder direkt einige astronomieinteressierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen.

•      Klicken Sie auf das Symbol , das in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemeinschaftsarbeitsbereichs erscheint, um sich die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs anzeigen zu lassen. Dieses Symbol zeigt ganz allgemein an, dass eine Gemeinschaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist.

•      Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Als nächsten betrachten wir unseren Beispielfall „Schwarzes Brett“. Wir nehmen an, dass der Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert, und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern, die ebenfalls Input liefern sollen, als Mitglieder. Sie fügen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu, die alle Mitglieder Ihrer Abteilung enthält (standardmäßig müssen Sie dafür ein Manager des Arbeitsbereichs sein, um dies tun zu können).

•      Wählen Sie   Zugang    Gemeinschaft hinzufügen  im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.

•      Die neue Gemeinschaft, die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird, trägt denselben Namen wie der Arbeitsbereich.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, geschlossen oder verborgen. In unserem Fall wählen wir die verborgene Gemeinschaft, weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekanntmachen wollen, sondern die Mitglieder der Gemeinschaft selbst einladen wollen.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschaftsmitglieder‘ aus, d.h. die Gemeinschaftsrolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen. In unserem Fall würden wir Eingeschränktes Mitglied auswählen, weil wir den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zugestehen wollen.

•      Schließlich laden Sie die Mitglieder der neuen Gemeinschaft ein, in unserem Fall die Mitarbeiter Ihrer Abteilung. Sie könnten dabei die Option ‚Nach BSCW-Benutzern suchen‘ mit dem Abteilungsnamen als Suchkriterium benutzen.

In unserem letzten Beispielfall „Überfüllter Arbeitsbereich“ möchten Sie die vielen Mitglieder des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft überführen, die dann als Ganzes Mitglied des Arbeitsbereichs wird, und dadurch die Server-Antwortzeiten bei Operationen im Arbeitsbereich wesentlich verbessern. Standardmäßig müssen Sie für diese Aktion Manager des Arbeitsbereichs sein.

•      Klicken Sie auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereichseintrags, um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen.

•      Wählen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus, die Mitglieder der Gemeinschaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen der entsprechenden Mitgliedereinträge ankreuzen. (Möglicherweise ist es schneller, alle Mitglieder durch Klicken von  auszuwählen und dann Manager und Eigentümer wieder abzuwählen.) Wählen Sie  Bearbeiten    zur Gemeinschaft  im oberen Menü oder klicken Sie auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste. Eigentümer des Arbeitsbereichs können auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ verfahren Sie genauso, wie es oben für das Hinzufügen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit   Zugang    Gemeinschaft hinzufügen  beschrieben wurde. Der angebotene Standardwert für die Gemeinschaftsrolle ist diejenige Rolle, die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeitsbereich innehaben. Im üblichen Fall, dass alle Mitglieder des Arbeitsbereichs außer dem Manager die Rolle Mitglied haben, bleiben die Zugriffsrechte unverändert, wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gewählt wird. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte von Gemeinschaftsmitgliedern geändert werden, wenn sie im Arbeitsbereich eine Rolle haben, die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist. Als Aufnahmeregelung würden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft wählen, weil die Gemeinschaft nicht dem Zweck dient, andere Benutzer für die Gemeinschaft zu interessieren, sondern die Antwortzeit des Servers zu verbessern.