Hochladen per E-Mail

Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten über Drag-and-drop oder die Aktion  Datei    Neu    Dokument  können Sie Textnachrichten oder auch Dokumente als Anhang per E-Mail an einen Ordner senden.

Bitte beachten Sie, dass das Hochladen per E-Mail aus Sicherheitsgründen ausdrücklich von Ihrem BSCW-Administrator für Ihren BSCW-Server aktiviert werden muss. In der Standard-Installation ist diese Möglichkeit nicht aktiviert.

Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per E-Mail hochzuladen, müssen Sie diesen zunächst dafür freigeben:

•      Wählen Sie   Zugang    E-Mail-Freigabe  im Aktionsmenü desjenigen Ordners, den Sie für Hochladen per E-Mail freischalten möchten. Diese Aktion steht standardmäßig nur den Managern eines Ordners zur Verfügung.

•      Im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ können Sie festlegen, wer Nachrichten und Dokumente per E-Mail in Ihren Ordner hochladen darf:

o  nur Mitglieder dieses Ordners;

o  nur registrierte Mitglieder von BSCW – auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ordners sind;

o  jedermann, d.h. der Ordner ist für den allgemeinen öffentlichen Zugang freigegeben.

Sie können im Aktionsformular auch festlegen, ob die Anhänge von E-Mail-Nachrichten an den Ordner automatisch extrahiert werden sollen. In diesem Fall werden die Anhänge separat in einem Unterordner gespeichert und man spart sich das manuelle Auspacken der Anhänge mit der Aktion   Extrahieren  (siehe weiter unten).

Ferner können Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mitglieder des Ordners schicken lassen. Diese E-Mail-Adresse lautet normalerweise bscw+OrdnerId@Ihr-BSCW-Server oder bscw-OrdnerId@Ihr-BSCW-Server in Abhängigkeit von dem E-Mail-Server, der verwendet wird. Es ist zu empfehlen, diese Nachricht abzuwarten, bevor mit dem Hochladen begonnen wird.

Ordner, die für das Hochladen per E-Mail freigegeben sind, werden durch das Symbol  kenntlich gemacht.

Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht, fügen Sie Dokumente als Anhänge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners. Diese Aktion steht jetzt natürlich auch allen Personen frei, für die Sie den Ordner freigegeben haben.

•      Wenn die E-Mail-Nachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde, befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ E-Mail-Nachricht mit dem Betreff der Nachricht als Namen oder ein Ordner mit demselben Namen, der die Nachricht und die Anhänge enthält, wenn Sie die Option zum automatischen Entpacken aktiviert haben. Sollte kein Betreff eingegeben worden sein, hat das Objekt den Namen ‚Nachricht von Benutzername‘.

•      Im ersteren Fall handelt es sich bei dem neuen Objekt um ein Dokument nach Internet-Norm RFC 822, das den Text der E-Mail-Nachricht sowie ihre Anhänge enthält (MIME-Typ message/rfc822).

•      Klicken Sie auf den Objektnamen, um die Nachricht selbst und eventuelle Anhänge mit einem E-Mail-Programm zu lesen oder

•      wählen Sie   Extrahieren  im Aktionsmenü der E-Mail-Nachricht, um auf die Nachricht und ihre Anhänge der zuzugreifen. Dies funktioniert genauso wie bei Archiven. Die Nachricht selbst und ihre Anhänge werden in einem Ordner mit dem Namen des Betreffs der Nachricht gespeichert. Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, wo der Ordner abgelegt werden soll: Ihre Zwischenablage (um ihn von dort aus an geeignete Stellen in Ihren Arbeitsbereichen zu verteilen) oder der aktuelle Ordner.

•      Im letzteren Fall enthält der Ordner mit dem Namen des Betreffs der Nachricht die Nachricht selbst und alle Anhänge. Die Nachricht selbst hat als Namen wieder den Betreff der Nachricht, die Anhänge die originären Dateinamen. Zusätzlich werden Nachricht und Anhänge als Bestandteil des Namens durchnumeriert.

BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per E-Mail über die Absenderadresse. Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per E-Mail für diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde, können Nachrichten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden. Andernfalls wird das Hochladen mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Sie sollten Ihrem persönlichen Profil weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, wenn Sie E-Mail-Nachrichten von verschiedenen E-Mail-Adressen aus hochladen wollen (siehe 2.1.4 Zusätzliche E-Mail-Adresse registrieren).

Sie können das Hochladen per E-Mail für einen Ordner jederzeit auch wieder sperren:

•      Wählen Sie   Zugang    E-Mail-Freigabe  im Aktionsmenü eines Ordners, den Sie freigegeben haben, aktivieren Sie die Option ‚gesperrt‘ im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ und bestätigen Sie mit [OK].