Laufmappen erzeugen und ändern

Um eine neue Laufmappe zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt.

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Laufmappe  im oberen Menü. Das Aktionsformular ‚Neue Laufmappe‘ hat drei Abteilungen ‚Allgemeines‘, ‚Aufgaben‘ und ‚Automatische Versionierung‘.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung der neuen Laufmappe ein.

•      In der Abteilung ‚Aufgaben‘ geben Sie die Aufgaben Ihrer Laufmappe ein.

•      Klicken Sie auf [Neue Aufgabe hinzufügen], um eine neue Aufgabe zu erzeugen. Im Aufgabenformular geben Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung der Aufgabe an.      
Unter Weiterleiten an bestimmen Sie die nächste Station im Laufmappen-Ablauf. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Aufgabe in der Reihe weitergeleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Laufmappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weitergeleitet werden kann.     
Schließlich wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen, wie Sie auch Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen würden.

•      Klappen Sie die Aufgabe zu, indem Sie auf das Dreieck  in der oberen linken Ecke des Aufgabenformulars klicken.

•      Fahren Sie fort, neue Aufgaben hinzuzufügen, indem Sie auf [Neue Aufgabe hinzufügen] klicken.

•      In der zugeklappten und kompakten Darstellung sind die Aufgaben nummeriert. Wenn Sie von der Standardabfolge der Aufgabenbearbeitung abgewichen sind, zeigen Aufgabennummern nach dem Aufgabennamen an, zu welcher Aufgabe oder zu welcher von mehreren Aufgaben die Laufmappe weitergeleitet wird.

•      Benutzen Sie die Pfeile  und , um die Reihenfolge der Aufgaben zu ändern, und , um bereits erzeugte Aufgaben zu entfernen.

•      Sie können die Aufgaben selbst ändern, indem Sie sie ausklappen (klicken Sie auf ) und im Aufgabenformular alle Angaben nach Wunsch verändern: Name, Beschreibung, nächste Station, Verantwortliche.

•      In der Abteilung ‚Automatische Versionierung‘ können Sie eine Versionskontrolle für die neuen Laufmappe und ihre Unterordner festlegen mit der Folge, dass alle Dokumente, die neu erzeugt werden, automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden.

•      Klicken Sie auf [OK], um die neue Laufmappe zu erzeugen.

Nach der Erzeugung der neuen Laufmappe können Sie nun dem Laufmappenordner Dokumente oder andere Objekte, die für die Laufmappe wichtig sind, hinzufügen.

Als Mitglied der Laufmappe können Sie die Laufmappe jederzeit ändern. Das betrifft nicht nur den Inhalt der Laufmappe, sondern auch ihre Aufgaben. Sie können neue Aufgaben definieren, Aufgaben entfernen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern oder einzelne Aufgaben umdefinieren, was auch den verantwortlichen Bearbeiter einschließt. Das Ändern der Laufmappe ist auch für den verantwortlichen Bearbeiter der aktuellen Aufgabe möglich.

•      Wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Laufmappe, die Sie ändern möchten. Das Aktionsformular für die Änderung von Laufmappen funktioniert genau wie das Formular zur Erzeugung von Laufmappen, das wir oben beschrieben haben.

•      Denken Sie daran, in der Abteilung ‚Aufgaben‘ die Aufgaben, die Sie ändern möchten, mit  aufzuklappen.

Sie können eine Laufmappe auch einschließlich ihrer Aufgaben kopieren. Der Zustand der Abarbeitung der Aufgaben wird dabei nicht kopiert: der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start. Dies betrifft allerdings nur die Aufgaben, der Inhalt der Laufmappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert!