Aufgaben erzeugen: ein Beispiel

Nachdem alle vorbereitenden Maßnahmen zur Definition eines Projekts, seiner Phasen und der Zusammenstellung des Projektteams erledigt sind, kann die Aufgabenbearbeitung im Pro­jekt beginnen. Als Projektverantwortlicher erzeugen Sie in unserem Beispielprojekt „Erset­zung des Provisions­abrechnungs­systems“ in der Phase „Analyse“ die erste Aufgabe „Ex­per­ten-Interviews“. Die Aufgabe soll von zwei Mitgliedern des Projektteams gemeinsam be­ar­bei­tet werden. Als Eingabedaten für die zu erledigende Aufgabe fügen Sie die Teilnehmerliste der Interview-Partner hinzu. Das Ergebnis der Aufgabe, also die Aus­gabe­daten, soll ein Do­ku­ment mit allen Protokollen sein.

Um diese neue Aufgabe zu erzeugen,

•      wählen Sie  Datei    Neu    Aufgabe  im oberen Menü der Phase „Analyse“, zu der die neue Aufgabe ge­hören soll.

•      Das Aktionsformular ‚Neue Aufgabe‘ hat mehrere Abteilungen, die wir ausführlich weiter unten behandeln. Für unser Beispiel gehen Sie in die Abteilung ‚Allgemeines‘ und geben als Namen der neuen Aufgabe „Experten-Interviews“ ein. Als Dauer geben Sie vier Wochen an, die Zeit, die voraussichtlich zur Erledigung nötig ist. Als Fällig­keits­termin geben Sie zwei Wochen vor Ende der Phase an, da vom Ergebnis dieser Aufgabe noch die abschließende Zusammenfassung der Analyseergebnisse abhängt.

•      In der Abteilung ‚Verantwortliche‘ wählen Sie in der Unterabteilung ‚Auftragnehmer’ die drei Projektmitglieder aus, die Sie für die Aufgabe vorgesehen haben. Den Auf­trag­geber lassen Sie noch unbestimmt. Sie selbst werden automatisch Auftraggeber, wenn Sie die Aufgabe schließlich starten.

•      In der Abteilung ‚Daten‘ geben Sie in der Unterabteilung ‚Eingabedaten‘ ein neues Daten­feld vom Typ Dokument mit dem Namen „Expertenliste“ an; den Wert lassen Sie noch offen. Vor dem Start der Aufgabe müssen Sie allerdings das Eingabe­doku­ment bereitstellen. Wir kommen darauf weiter unten zurück. In der Unter­abteilung ‚Aus­gabe­daten‘ definieren Sie ein weiteres Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Na­men „Protokolle“, das das Ergebnis der Aufgabe darstellt und von den Auftrag­nehmern geliefert werden soll. Bei beiden Datenfeldern kreuzen Sie ‚Erforderlich‘ an, d.h. die Aufgabe kann nicht gestartet werden, ohne dass die Expertenliste vorliegt, und sie kann auch nicht erledigt werden, ohne dass die Protokolle der Interviews erstellt worden sind.

•      Wenn Sie diese Angaben gemacht haben, klicken Sie auf [OK], um die Aufgabe zu er­zeugen.

Klicken Sie auf den Eintrag der neu erzeugten Aufgabe, um sich Ihre Eingaben in der Auf­ga­ben­ansicht anzusehen, wie in Abbildung 29 dargestellt.

Abbildung 29: Neu erzeugte Aufgabe in der Aufgabenansicht