Gemeinschaften erzeugen

Es gibt viele verschiedene Wege, eine neue Gemeinschaft zu erzeugen. Wir demonstrieren einige dieser Möglichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsfälle. Wir beginnen mit dem „Astronomie-Forum“. Wenn Sie ganz von vorn anfangen, gehen Sie wie folgt vor.

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü Ihres persönlichen Arbeits­bereichs (‚home folder‘); dies ist einer von zwei Orten, wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen können (der andere ist Ihr Adressbuch).

•      Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘ tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (z.B. ‚Hobby-Astronomen‘) und wahlweise einen Beschreibung und Stichwörter. Letz­teres wird auch im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ für andere Benutzer ange­zeigt. Der assoziierte Gemeinschafts­arbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Ge­meinschaft angelegt. Dieser Arbeitsbereich, der zunächst leer ist, erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, und Sie sind sein Eigentümer und Manager. Der Arbeits­bereich wird denselben Namen, dieselbe Beschreibung und dieselben Stichwörter haben wie die neue Gemeinschaft. Der Name des Arbeitsbereichs kann unabhängig vom Namen der Gemeinschaft geändert werden.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschafts­mitglieder‘ aus, d.h. die Ge­mein­schafts­rolle, in der alle Gemeinschafts­mitglieder auf den Gemeinschafts­arbeits­bereich zugreifen. Sie sollten eine Rolle auswählen, die für den Zweck Ihrer Gemein­schaft angemessen ist. Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z.B. nur in der Lage sein sollen, den Inhalt des Arbeitsbereichs zu lesen, wählen Sie die Rolle Eingeschränktes Mitglied, wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen, wählen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied (die angebotene Standardrolle), die auch Aktionen zur Änderung des Inhalts einschließt. Beachten Sie, dass die Rolle Mitglied den Gemein­schaftsmitgliedern das Recht gibt, andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschließ­lich der Gemeinschaft selbst auszuladen, was Sie für gewöhnlich nicht wollen. In unserem Fall würden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied auswählen, da wir von künftigen Gemeinschaftsmitgliedern erwarten, dass sie zu dem Inhalt des Gemein­schafts­arbeits­bereichs beitragen, aber nicht seine Mitglied­schaft verändern. Die Gemein­schafts­rolle kann später vom Gemeinschafts­manager geändert werden.

•      Schließlich wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, ge­schlossen oder verborgen. Sie sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur erzeugen, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Ihre Gemeinschaften auch für andere Benutzer Ihres BSCW-Servers von Interesse sind. Nicht-verborgene Gemeinschaften erscheinen in der Liste ‚Andere Gemeinschaften‘ von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers. In unserem Fall wählen wir die offene Gemeinschaft, weil wir andere Be­nut­zer dazu bewegen wollen, unserer Gemeinschaft von Hobby-Astronomen beizutreten. Die Aufnahme­regelung einer Gemeinschaft kann später von einem Gemeinschafts­manager geändert werden. Wenn Sie also meinen, dass genug Mitglieder Ihrer Ge­mein­schaft beigetreten sind, können sie ihre Aufnahme­regelung zu ‚geschlossen‘ än­dern.

Der neue Gemeinschafts­arbeitsbereich ‚Hobby-Astronomen‘ erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘). Normalerweise würden Sie jetzt eine Struktur mit entspre­chen­dem Inhalt für den Arbeitsbereich erstellen. Anschließend könnten Sie entweder darauf warten, dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten, oder direkt einige astronomie­interessierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen.

•      Klicken Sie auf das Symbol , das in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemein­schafts­arbeitsbereichs erscheint, um sich die Mitglieder des Gemeinschafts­arbeits­bereichs anzeigen zu lassen. Dieses Symbol zeigt ganz allgemein an, dass eine Ge­mein­schaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist.

•      Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Unmittelbar nach der Erzeugung hat die neue Gemeinschaft keine Mitglieder; auch Sie selbst als Erzeuger und Manager der Gemeinschaft werden nicht automatisch zum Mitglied der neuen Gemeinschaft gemacht, und der Gemein­schafts­arbeits­bereich wird nicht unter ‚Ge­meinschaften von Ihr-Benutzername‘ aufgeführt, solange Sie kein Mitglied sind.

Wenn Sie schon einige Hobby-Astronomen kennen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, könnten Sie Ihre Gemeinschaft auch erzeugen, indem Sie mit diesen Gemein­schafts­mit­glie­dern, die Sie aus Ihrem Adressbuch auswählen, beginnen.

•      Gehen Sie zu Ihrem Adressbuch, indem Sie  Anzeigen    Adressbuch  im oberen Menü aus­wählen.

•      Wählen Sie diejenigen Benutzer aus, die Mitglieder Ihrer Gemeinschaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen vor den entsprechenden Benutzer­einträgen ankreuzen, und klicken Sie auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste.

•      Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass die neue Gemeinschaft nicht leer ist, sondern die aufgeführten Mitglieder von Anfang an hat. Der Gemeinschafts­ar­beits­bereich, der zunächst leer ist, erscheint wiederum in Ihrem persönlichen Ar­beits­bereich.

Wenn Sie in Ihrem Adressbuch keine Einträge ausgewählt haben und auf  in der Mehr­fach­wahl-Symbolleiste klicken, erzeugen Sie eine neue Gemeinschaft, die zunächst keine Mit­glie­der hat. Diese Ak­ti­on ist äquivalent zu  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü Ihres Adress­buchs (oder Ihres persönlichen Arbeitsbereichs).

Als nächsten betrachten wir unseren Beispielfall „Schwarzes Brett“. Wir nehmen an, dass der Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert, und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern, die ebenfalls Input liefern sollen, als Mitglieder. Sie fügen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu, die alle Mitglieder Ihrer Abteilung enthält (standardmäßig müssen Sie dafür ein Manager des Arbeits­be­reichs sein, um dies tun zu können).

•      Wählen Sie   Zugang    Gemeinschaft hinzufügen  im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.

•      Die neue Gemeinschaft, die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird, trägt denselben Namen wie der Arbeitsbereich. Der Gemeinschaftsname kann später unabhängig von dem Namen des Arbeitsbereichs geändert werden.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ wählen Sie die ‚Rolle der Gemein­schafts­mit­glieder‘ aus, d.h. die Gemeinschaftsrolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen. In unserem Fall würden wir Eingeschränktes Mitglied auswählen, weil wir den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zu­gestehen wollen.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, ge­schlossen oder verborgen. In unserem Fall wählen wir die verborgene Gemein­schaft, weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekannt­machen wollen, sondern die Mitglieder der Gemeinschaft selbst einladen wollen.

Nachdem Sie die zunächst leere Gemeinschaft dem Arbeitsbereich hinzugefügt haben, ändert sich das Symbol in der ‚Teilen‘-Spalte zu . Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird die Mit­glieder­liste des Arbeitsbereichs angezeigt, die nun auch die neu hinzugefügte Ge­mein­schaft enthält. Laden Sie die Mitglieder Ihrer Abteilung zu der Gemeinschaft ein, indem Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft auswählen. Versuchen Sie dabei im Formular ‚Mitglied einladen‘, die Option ‚Nach BSCW-Benutzern suchen‘ mit dem Abtei­lungs­namen als Suchkriterium zu benutzen.

In unserem letzten Beispielfall „Überfüllter Arbeitsbereich“ möchten Sie die vielen Mit­glie­der des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft überführen, die dann als ganzes Mitglied des Arbeitsbereichs wird, und dadurch die Server-Antwortzeiten bei Operationen im Arbeits­bereich wesentlich verbessern. Standardmäßig müssen Sie für diese Aktion Manager des Arbeitsbereichs sein.

•      Klicken Sie auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereichseintrags, um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen.

•      Wählen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus, die Mitglieder der Gemein­schaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen der entsprechenden Mitglieder­einträge ankreuzen. (Möglicherweise ist es schneller, alle Mitglieder durch Klicken von  auszuwählen und dann Manager und Eigentümer wieder abzuwählen.) Klicken Sie auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste. Eigentümer des Ar­beits­bereichs kön­nen auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ verfahren Sie genauso, wie es oben für das Hinzufügen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit   Zugang    Gemein­schaft hinzufügen  beschrieben wurde. Der angebotene Standardwert für die Gemein­schafts­rolle ist diejenige Rolle, die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeits­bereich inne­haben. Im üblichen Fall, dass alle Mitglieder des Arbeitsbereichs außer dem Ma­nager die Rolle Mitglied haben, bleiben die Zugriffsrechte unverändert, wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gewählt wird. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte von Gemeinschafts­mitgliedern geändert werden, wenn sie im Arbeitsbereich eine Rolle haben, die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist. Als Aufnahmeregelung würden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft wählen, weil die Ge­mein­schaft nicht dem Zweck dient, andere Benutzer für die Gemeinschaft zu inter­es­sieren, son­dern die Antwortzeit des Servers zu verbessern.

Wenn Sie überhaupt keine Mitglieder des Arbeitsbereichs ankreuzen, bevor Sie auf  in der Mehr­fachwahl-Symbolleiste klicken, hat das dieselbe Wirkung wie   Zu­gang    Gemein­schaft hinzufügen  im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.