Hierarchische Organisation von Gemeinschaften

Gemeinschaften können hierarchisch organisiert werden, indem man Gemein­schaften zu Mit­glie­dern anderer Gemein­schaften macht. Auf diese Weise kann die hierarchische Organisation eines Unter­nehmens auf BSCW-Gemein­schaften abgebildet werden. Mitglieder einer Unter­gemein­schaft können auf den Gemein­schafts­arbeits­bereich der Ober­gemeinschaft zugreifen. Die diesbezüglichen Gemein­schafts­arbeits­bereiche sind nicht notwendiger­weise ineinander ent­halten.

Als Beispiel nehmen wir den Fall des Schwarzen Bretts für eine große Abteilung, das wir oben als Gemein­schafts­arbeits­bereich organisiert hatten. Die assoziierte Gemein­schaft hat als Mit­glieder alle Mitarbeiter der Abteilung. Wenn Sie als Gemeinschafts­manager nun z.B. auch Schwarze Bretter für die Unter­abteilungen A, B und C einrichten möchten, die auch als Ge­mein­schafts­arbeitsbereiche implementiert werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

•      Gehen Sie zur Mitgliederseite der Abteilungs­gemeinschaft, indem Sie erst auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschafts­arbeitsbereichs­eintrags klicken, um sich die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs anzusehen, und dann auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken.

•      Kreuzen Sie die Auswahlkästchen aller der Mitarbeiter an, die zur Unterabteilung A ge­hören, und klicken Sie auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste, um die neue Ge­mein­schaft für die Unterabteilung A zu erzeugen.

•      Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Unterabteilung A‘) und wählen die Gemeinschaftsrolle als auch die Aufnahmeregelung aus (in unserem Fall Eingeschränktes Mitglied und Verborgene Gemeinschaft). Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint. Wenn Sie das Schwarze Brett der Unter­abteilung nicht verwalten möchten, laden Sie jemanden aus der Unterabteilung A als Manager in den neuen Gemeinschafts­arbeitsbereich ein.

•      Wiederholen Sie die obigen Schritte für die Unterabteilungen B und C. Jetzt zeigt die Mitgliederseite des Schwarzen Bretts der Abteilung nicht mehr die Mitarbeiter der drei Unter­abteilungen, sondern nur noch die drei Einträge der Unter­abteilungs­gemein­schaften.

Auf diese Weise haben Sie drei Unter­gemein­schaften der ursprünglichen Gemeinschaft er­zeugt. Sie könnten nun die Unter­gemein­schaften weiter unterteilen, indem Sie genau wie oben beschrieben vorgehen. Beachten Sie, dass die Mitglieder von Untergemeinschaften auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich der Ober­gemeinschaft in der Gemeinschafts­rolle der Ober­gemein­schaft zugreifen, d.h. die Gemeinschaftsrolle der Obergemeinschaft bestimmt, wie die Mitglieder der Unter­gemein­schaften und weiter untergeordneten Unter­gemeinschaften auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich der Ober­gemeinschaft zugreift – unabhängig von den Ge­mein­schafts­rollen in den Unte­rgemeinschaften.

Anstatt eine existierende Gemeinschaft zu unterteilen, um eine hierarchische Organisation von Gemeinschaften zu bilden, können Sie auch von unten her vorgehen, indem Sie existie­rende Gemeinschaften vereinigen, so dass diese Gemeinschaften Unter­gemeinschaften der neuen vereinigten Gemeinschaft werden. Nehmen wir an, dass Sie schon drei Gemeinschaften A, B und C für die drei Unter­abteilungen erzeugt haben und nun eine Abteilungs­gemeinschaft mit diesen drei Gemeinschaften als Mitgliedern erzeugen wollen, so dass alle Mitglieder der existierenden Gemeinschaften auf den Gemeinschafts­arbeitsbereich der neuen Abteilungs­gemeinschaft zugreifen können.

•      Öffnen Sie Ihr Adressbuch, indem Sie  Anzeigen    Adressbuch  im oberen Menü aus­wählen. Dort finden Sie Einträge für die drei Gemeinschaften A, B und C. Wenn Sie nämlich eine Gemeinschaft erzeugen, wird automatisch ein diesbezüglicher Eintrag in Ihrem Adressbuch erzeugt.

•      Kreuzen Sie die Auswahlkästchen der drei Gemeinschafts­einträge an und wählen Sie  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste, um die neue Abteilungs­ge­mein­schaft mit den drei Gemeinschaften als Mitgliedern zu erzeugen.

•      Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Abteilung D‘) und wählen die Gemeinschafts­rolle als auch die Aufnahme­regelung aus (in unserem Fall Eingeschränktes Mitglied und Verborgene Gemeinschaft). Dies erzeugt auch den asso­ziierten Gemeinschafts­arbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint.

Alternativ könnten Sie auch erst die Abteilungs­gemeinschaft erzeugen und dann die drei Ge­mein­schaften A, B und C als Unter­gemeinschaften einladen:

•      Erzeugen Sie die Abteilungsgemeinschaft D zusammen mit ihrem Gemeinschafts­arbeitsbereich in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich durch Auswahl von  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü. Die neue Gemeinschaft hat zunächst keine Mitglieder.

•      Klicken Sie auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemein­schafts­arbeits­bereichs D, um auf die Mitglieder­seite dieses Arbeits­bereichs zu­zu­grei­fen, die als einziges Mitglied die Gemeinschaft D anzeigt.

•      Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft D und la­den Sie die drei Gemeinschaften A, B und C ein, wobei Sie im Formular ‚Mitglied ein­laden‘ die Option ‚Aus meinem Adressbuch auswählen‘ benutzen.