Sie erzeugen einen neuen Vorlagenordner im aktuellen Ordner so, wie Sie einen normalen Ordner erzeugen würden:
• Wählen Sie Datei Neu Vorlagenordner im oberen Menü.
• Im Formular ‘Neuer Vorlagenordner’, das als nächstes angezeigt wird, tragen Sie Namen und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Vorlagenordners ein. Sie können in den entsprechenden Abteilungen des Aktionsformulars auch automatische Versionierung festlegen und eigene Attribute definieren.
• Bestätigen Sie mit [OK], um den Vorlagenordner zu erzeugen. Dieser ist zunächst leer und muss mit Vorlagen gefüllt werden.
Wenn Sie eine Vorlage in einem Ihrer Vorlagenordner erzeugen, empfiehlt es sich, die Vorlage mit einer Beschreibung zu versehen, in der Zweck und Gebrauch der Vorlage erläutert werden. Eine solche Beschreibung wird angezeigt, wenn die Vorlage kopiert wird.
BSCW verfolgt eine bestimmte Strategie, wenn Vorlagenordner für das Kopieren von Vorlagen gesucht werden. Sie sollten diese Suchstrategie berücksichtigen, wenn Sie Vorlagenordner anlegen. Die Vorlagen, die für das Kopieren in den aktuellen Ordner angeboten werden, stammen aus Vorlagenordnern an den folgenden Orten:
o Vorlagenordner in Ihrer Zwischenablage – Ihre Zwischenablage kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten; sie sollten jedoch nicht in Unterordnern Ihrer Zwischenablage enthalten sein, weil BSCW nur nach Vorlagenordnern auf der obersten Ebene Ihrer Zwischenablage sucht. Die Zwischenablage ist ein geeigneter Ort für persönliche Vorlagenordner, da Sie ja normalerweise keine anderen Benutzer zu Ordnern in Ihrer Zwischenablage einladen.
o Vorlagenordner im aktuellen Ordner – Der aktuelle Ordner (wie auch alle anderen Ordner) kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten. Wiederum werden Vorlagenordner in Unterordnern des aktuellen Ordners nicht berücksichtigt, wenn Vorlagen in den aktuellen Ordner kopiert werden.
o Vorlagenordner in Ordnern auf dem aktuellen Pfad – BSCW berücksichtigt auch Vorlagenordner, die in Ordnern auf dem Pfad vom aktuellen Ordner zu Ihrem Ordner auf oberster Ebene enthalten sind (der aktuelle Pfad wird in der Navigationsleiste angezeigt). Auch in diesem Fall werden nur Vorlagenordner berücksichtigt, die direkt in Ordnern auf dem aktuellen Pfad enthalten sind. Wenn Sie also einen Vorlagenordner auf der obersten Ebene eines gemeinsamen Arbeitsbereichs anlegen, können die Vorlagen dieses Vorlagenordners von allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs in allen Unterordnern des Arbeitsbereichs benutzt werden.
o Systemweite Vorlagenordner – Abgesehen von persönlichen Vorlagenordnern in Ihrer Zwischenablage und gemeinsam genutzten Vorlagenordnern für die Mitglieder von Arbeitsbereichen gibt es Vorlagenordner, die für alle registrierten Benutzer zugänglich sind. Solche systemweiten Vorlagenordner werden vom BSCW-Administrator erzeugt und verwaltet. Wenden Sie sich an Ihren BSCW-Administrator, wenn Sie Bedarf an weiteren systemweit gültigen Vorlagen haben.