Gemeinschaften verwalten

Gemeinschaften werden von den Gemeinschaftsmanagern, d.h. den Managern des assozi­ier­ten Gemeinschaftsarbeitsbereichs, verwaltet. Die grundlegenden Verwaltungsfunktionen sind:

o  Benutzer zu einer Gemeinschaft einladen,

o  die Gemeinschaftsrolle ändern,

o  die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern,

o  Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen,

o  die Gemeinschaft als Mitglied aus dem Gemeinschaftsarbeitsbereich entfernen, was auch die Gemeinschaft löscht.

Um auf eine Gemeinschaft zuzugreifen

•      klicken Sie auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschafts­arbeits­be­reichs. Dies zeigt die Mitglieder des Gemeinschafts­arbeitsbereichs einschließlich der Gemein­schaft.

Nun können Sie als Gemeinschaftsmanager andere Benutzer zu der Gemeinschaft einladen:

•      Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Wenn Sie Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs zu Mitgliedern der Gemeinschaft ma­chen wollen,

•      wählen Sie diese Mitglieder aus, indem Sie die Auswahlkästchen vor den dies­bezüg­lichen Einträgen ankreuzen, und klicken Sie dann auf  in der Mehrfachwahl-Sym­bol­leiste oder wählen Sie  Bearbeiten    zur Gemeinschaft  im oberen Menü. Diese Aktion kann die Zugriffsrechte der betroffenen Mitglieder än­dern, wenn sich ihre Rolle im Arbeits­bereich von der Gemeinschaftsrolle unter­schei­det. Beachten Sie, dass Eigen­tümer des Arbeitsbereichs auf diese Weise nicht zu Ge­mein­schafts­mit­glie­dern ge­macht werden können; sie müssen zusätzlich als Gemein­schafts­mitglieder ein­geladen werden.

Standardmäßig zeigt die Info-Seite einer Gemeinschaft aus Gründen der Performanz und des Datenschutzes ihre einzelnen Mit­glie­der nicht an. Auch ist eine Gemeinschaft standardmäßig nicht für ihre Mitglieder zugreifbar, d.h. die Gemeinschaftsmitglieder können die Gemein­schaft nicht öffnen, um sich die Liste der Mitglieder anzusehen; dies ist den Managern des Gemein­schafts­arbeits­bereichs vorbehalten. Dieses Verhalten können Sie als Gemeinschafts­manager ändern, indem Sie die Mitgliedsrolle der Gemeinschaft so bearbeiten, dass die Ak­ti­on ‚Öffnen‘ erlaubt ist (siehe 4.2.4 Rollen definieren und ändern).

Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern Sie mit

•        Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Die Gemeinschaftsrolle, d.h. die Rolle, in der die Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemein­schafts­arbeitsbereich zugreifen, kann geändert werden, indem Sie

•        Zugang    Rolle zuweisen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft oder des Gemein­schaftsarbeitsbereichs wählen und die Gemeinschaft in einer anderen Rolle einladen.

Beachten Sie, dass Gemeinschaften nicht Eigentümer des assoziierten Gemein­schafts­arbeits­bereichs werden können.

Sie können Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen, indem Sie

•      zunächst auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken, um sich die Liste ihrer Mitglieder anzeigen zu lassen, und dann

•      die zu entfernenden Gemeinschaftsmitglieder durch Ankreuzen ihrer Auswahl­käst­chen auswählen und auf  in der Mehrfachwahl-Symbolleiste klicken.

Sie können die ganze Gemeinschaft als Mitglied eines Arbeitsbereichs entfernen, indem Sie

•        Zugang    Entfernen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft auswählen. Diese Aktion löscht auch die Gemeinschaft. Wenn die Gemeinschaft Mitglieder hat, werden Sie im Formular ‚Mitglied entfernen‘ gefragt, ob Sie vor dem Löschen der Gemeinschaft alle Mitglieder entfernen oder in die Mitgliedergruppe des assoziierten Arbeitsbereichs übernehmen wollen. Letzteres macht die Gemeinschaftsmitglieder zu Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle.

Beachten Sie, dass nicht nur die Manager eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs die Gemein­schaft aus der Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs entfernen können, sondern auch die Mit­glie­der des Gemeinschaftsarbeitsbereichs in der Rolle Mitglied.