Gemeinschaften erzeugen

Es gibt viele verschiedene Wege, eine neue Gemeinschaft zu erzeugen. Wir demonstrieren einige dieser Möglichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsfälle. Wir beginnen mit dem „Astronomie-Forum“. Wenn Sie ganz von vorn anfangen, gehen Sie wie folgt vor.

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü Ihres persönlichen Arbeits­bereichs (‚home folder‘); dies ist der einzige Ort, wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen können. Das Formular ‚Neue Gemeinschaft‘ enthält ver­schie­dene Abteilungen.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (z.B. ‚Hobby-Astronomen‘) und wahlweise einen Beschreibung und Stichwörter. Letz­teres wird auch im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ für andere Benutzer ange­zeigt. Der assoziierte Gemeinschafts­arbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Ge­meinschaft angelegt. Dieser Arbeitsbereich, der zunächst leer ist, erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, und Sie sind sein Eigentümer und Manager. Der Arbeits­bereich wird denselben Namen, dieselbe Beschreibung und dieselben Stichwörter ha­ben wie die neue Gemeinschaft.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, ge­schlossen oder verborgen. Sie sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur er­zeu­gen, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Ihre Gemeinschaften auch für andere Be­nut­zer Ihres BSCW-Servers von Interesse sind. Nicht-verborgene Gemeinschaften er­schei­nen in der Liste ‚Andere Gemeinschaften‘ von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers. In unserem Fall wählen wir die offene Gemeinschaft, weil wir andere Be­nut­zer dazu bewegen wollen, unserer Gemeinschaft von Hobby-Astronomen bei­zu­treten. Die Aufnahme­regelung einer Gemeinschaft kann später von einem Gemein­schafts­manager geändert werden. Wenn Sie also meinen, dass genug Mitglieder Ihrer Ge­mein­schaft beigetreten sind, können sie ihre Aufnahme­regelung zu ‚geschlossen‘ än­dern.

•      Schließlich wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschafts­mitglieder‘ aus, d.h. die Ge­mein­schafts­rolle, in der alle Gemeinschafts­mitglieder auf den Gemeinschafts­arbeits­bereich zugreifen. Sie sollten eine Rolle auswählen, die für den Zweck Ihrer Gemein­schaft an­gemessen ist. Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z.B. nur in der Lage sein sollen, den In­halt des Arbeitsbereichs zu lesen, wählen Sie die Rolle Eingeschränktes Mitglied, wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen, wählen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied (die angebotene Standardrolle), die auch Aktionen zur Änderung des Inhalts einschließt. Beachten Sie, dass die Rolle Mitglied den Gemein­schafts­mit­glie­dern das Recht gibt, andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschließ­lich der Ge­mein­schaft selbst auszuladen, was Sie für gewöhnlich nicht wollen. In un­serem Fall würden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied auswählen, da wir von künftigen Gemeinschafts­mitgliedern erwarten, dass sie zu dem Inhalt des Gemein­schafts­arbeits­bereichs beitragen, aber nicht seine Mitglied­schaft verändern. Die Ge­mein­schafts­rolle kann später vom Gemein­schafts­manager geändert werden.

•      In der Abteilung ‚Mitglieder‘ bestimmen Sie die initialen Mitglieder der neuen Ge­mein­schaft. Wenn Sie schon einige Hobby-Astronomen kennen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, könnten Sie Ihre Gemeinschaft erzeugen, indem Sie mit diesen Gemein­schafts­mit­glie­dern beginnen. Bei der Auswahl der Mitglieder können Sie dieselben Mechanismen benutzen als ob Sie neue Mitglieder in einen Arbeits­bereich einladen. – mit dem Unterschied, dass Sie keine Mitgliedergruppen von anderen Ar­beits­bereichen einladen können, sondern nur Gemeinschaften (siehe auch 11.5 Hier­archische Organisation von Gemeinschaften und 11.6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt). Sie als Erzeuger und Ma­na­ger der Gemeinschaft sind nicht auto­matisch Mitglied der Gemeinschaft, aber Sie sind natürlich Mitglied des Gemein­schafts­arbeits­bereichs in der Rolle als Manager.

•      Die anderen Abteilungen ‚Auto-Versionierung‘ und ‚Attribute‘ betreffen die Regeln zur Auto-Versionierung von Dokumenten im neuen Gemeinschafts­arbeits­bereich und die Vergabe benutzer­definierter Attribute.

Der neue Gemeinschafts­arbeitsbereich ‚Hobby-Astronomen‘ erscheint in Ihrem persönlichen Arbeits­bereich (‚home folder‘), aber wird nicht unter ‚Ge­meinschaften von Ihr-Benutzer­name‘ aufgeführt, solange Sie kein Mitglied sind.

Normalerweise würden Sie jetzt eine Struktur mit entspre­chen­dem Inhalt für den Arbeits­bereich erstellen. Anschließend könnten Sie entweder darauf warten, dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten, oder direkt einige astronomie­interessierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen.

•      Klicken Sie auf das Symbol , das in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemein­schafts­arbeitsbereichs erscheint, um sich die Mitglieder des Gemeinschafts­arbeits­bereichs anzeigen zu lassen. Dieses Symbol zeigt ganz allgemein an, dass eine Ge­mein­schaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist.

•      Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Als nächsten betrachten wir unseren Beispielfall „Schwarzes Brett“. Wir nehmen an, dass der Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert, und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern, die ebenfalls Input liefern sollen, als Mitglieder. Sie fügen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu, die alle Mitglieder Ihrer Abteilung enthält (standardmäßig müssen Sie dafür ein Manager des Arbeits­be­reichs sein, um dies tun zu können).

•      Wählen Sie   Zugang    Gemeinschaft hinzufügen  im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.

•      Die neue Gemeinschaft, die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird, trägt denselben Namen wie der Arbeitsbereich.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, ge­schlossen oder verborgen. In unserem Fall wählen wir die verborgene Gemein­schaft, weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekannt­machen wollen, sondern die Mitglieder der Gemeinschaft selbst einladen wollen.

•      Als nächstes wählen Sie die ‚Rolle der Gemein­schafts­mit­glieder‘ aus, d.h. die Ge­mein­schafts­rolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschafts­arbeits­bereich zugreifen. In unserem Fall würden wir Eingeschränktes Mitglied auswählen, weil wir den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zu­gestehen wollen.

•      Schließlich laden Sie die Mitglieder der neuen Gemeinschaft ein, in unserem Fall die Mitarbeiter Ihrer Abteilung. Sie könnten dabei die Option ‚Nach BSCW-Benutzern suchen‘ mit dem Abtei­lungs­namen als Suchkriterium benutzen.

In unserem letzten Beispielfall „Überfüllter Arbeitsbereich“ möchten Sie die vielen Mit­glie­der des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft überführen, die dann als Ganzes Mitglied des Arbeits­bereichs wird, und dadurch die Server-Antwortzeiten bei Operationen im Arbeits­bereich wesentlich verbessern. Standardmäßig müssen Sie für diese Aktion Manager des Ar­beits­bereichs sein.

•      Klicken Sie auf das Symbol  in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereichseintrags, um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen.

•      Wählen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus, die Mitglieder der Gemein­schaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen der entsprechenden Mitglieder­einträge ankreuzen. (Möglicherweise ist es schneller, alle Mitglieder durch Klicken von  auszuwählen und dann Manager und Eigentümer wieder abzuwählen.) Wählen Sie  Bearbeiten    zur Gemeinschaft  im oberen Menü oder klicken Sie auf  in der Mehr­fach­wahl-Symbolleiste. Eigentümer des Ar­beits­bereichs kön­nen auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden.

•      Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ verfahren Sie genauso, wie es oben für das Hinzufügen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit   Zugang    Gemein­schaft hinzufügen  beschrieben wurde. Der angebotene Standardwert für die Gemein­schafts­rolle ist diejenige Rolle, die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeits­bereich inne­haben. Im üblichen Fall, dass alle Mitglieder des Arbeitsbereichs außer dem Ma­nager die Rolle Mitglied haben, bleiben die Zugriffsrechte unverändert, wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gewählt wird. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte von Gemeinschafts­mitgliedern geändert werden, wenn sie im Arbeitsbereich eine Rolle haben, die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist. Als Aufnahmeregelung würden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft wählen, weil die Ge­mein­schaft nicht dem Zweck dient, andere Benutzer für die Gemeinschaft zu inter­es­sieren, son­dern die Antwortzeit des Servers zu verbessern.