Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen: Andere Benutzer einladen

Sie erzeugen einen gemeinsamen Arbeitsbereich, indem Sie andere Benutzer in einen Ihrer per­sönlichen Ordner als Mitglieder einladen. Sie können so jeden privaten Ordner in einen ge­mein­samen Arbeitsbereich umwandeln. Sie gewähren den eingeladenen Mitgliedern Zu­griffs­rechte zu diesem Ordner und allen darin enthaltenen Objekten.

•      Wählen Sie  Datei    Zugang    Mitglied einladen  in der oberen Menüleiste des Ordners, um das Formular ‚Mit­glied einladen‘ anzuzeigen. Die Aktion finden Sie auch im Aktions­menü eines privaten Ordners als   Zugang    Mitglied einladen .

•      Wählen Sie Personen aus, die Sie einladen wollen, und übertragen Sie sie mit  ins Feld ‚Aus­gewählte Benutzer‘. Zur Auswahl stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Ver­fü­gung, die Sie auch kombinieren können:

•      Benutzernamen oder E-Mail-Adresse direkt eingeben.

•      Kontakte oder Kontaktlisten aus Ihrem Adressbuch auswählen.

Es werden nur solche Kontakte zur Auswahl angeboten, die einem Benutzer oder einer vorläufigen E-Mail-Adresse zugeordnet sind oder die mit einer E-Mail-Adresse ausgestattet sind, die zur Selbstregistrierung an Ihrem BSCW-Server zu­gelassen ist. Ebenso werden nur solche Kontaktlisten zur Auswahl angeboten, die mindestens einen solchen Kontakt enthalten. Wenn Sie eine Kon­takt­liste ins Feld ‚Aus­gewählte Benutzer‘ über­tragen, werden alle Benutzer und alle zulässigen E-Mail-Adressen aus der Kon­takt­liste in den Ar­beits­bereich ein­geladen. Andere Kontakte werden nicht be­rück­sichtigt.

•      Eine Suche nach Benutzern in BSCW durchführen und aus dem Suchergebnis aus­wählen.

•      Eine Suche nach BSCW-Mitgliedergruppen durchführen und aus dem Such­er­geb­nis auswählen.

Bei der Suche nach BSCW-Gruppen werden nur solche Gruppen gefunden, die zuvor als für Einladungen verfügbar deklariert worden sind (siehe 4.1.3.2 Mit­gliedergruppen). Die Grup­pen werden als ganze Mitglieder des Arbeits­bereichs.

Mitgliedergruppen können eine Gemeinschaft als Mitglied enthalten oder gar öf­fentlichen Zugang erlauben – letzteres wird durch ‚Gast-Benutzer‘ im Gruppen­na­men kenntlich gemacht. Die Einladung solcher Mitgliedergruppen macht Ihren Ar­beits­bereich allen Mitgliedern der Gemeinschaft oder sogar der allgemeinen Öf­fent­lich­keit zugänglich.

•      Aus Kontaktlisten auswählen, die am Ende der Auswahlliste aufgeführt sind.

Diese Kon­takt­listen stammen aus Ihrem Adressbuch. Wenn Sie eine Kontaktliste auswählen, werden alle Benutzerkontakte und solche mit zulässiger E-Mail-Adresse, die in der Liste enthalten sind, aufgelistet und Sie können einige oder alle Einträge auswählen. Wenn Sie schon von vornherein sicher sind, dass Sie die ganze Kontaktliste einladen wollen, wählen Sie sie als Ganzes aus Ihrem Adress­buch (siehe oben).

Sie können Einträge aus dem Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ mit  auch wieder ent­fer­nen.

Wenn Sie sich an dieser Stelle einen Überblick darüber verschaffen wollen, wer alles bereits Mitglied im Arbeitsbereich ist,

•      wählen Sie die Option ‚Mitglieder des Arbeitsbereichs auswählen‘. So können Sie auch Be­nutzer, die bereits Mitglieder des Arbeitsbereichs sind, in einer zu­sätz­lichen Rol­le in den Arbeitsbereich einladen.

•      Schreiben Sie eine persönliche Nachricht in das Feld ‚Einladungstext‘. Diese persön­liche Nachricht wird der automatisch versandten Einladungsnachricht hinzugefügt, die alle Personen erhalten, die noch keine registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers sind.

Kreuzen Sie das entsprechende Auswahlkästchen oberhalb des Einladungstextes an, wenn Sie auch eine Einladungsnachricht an die registrierten Benutzer, die Sie ein­la­den, versandt haben wollen.

•      Bestimmen Sie mit ‚Einladen als‘ die Rolle, in der die neuen Mitglieder den Arbeits­bereich nutzen sollen. Die Rolle bestimmt, welche Aktionen die neuen Mitglieder in dem ge­mein­samen Arbeitsbereich ausführen können. Standardmäßig ist die Rolle für neue Mitglieder ‚Mitglied‘ (siehe 4.2.1 Das BSCW-Rollenkonzept für eine Be­schreibung der Standard­rollen). Wenn Sie Mitglieder in verschiedenen Rollen ein­laden wollen, müssen Sie die Einladungsaktion mehrfach ausführen.

•      Bestimmen Sie in ‚Einladungs-E-Mail in:‘, in welcher Sprache der automatisch er­zeug­te Teil der Einladungsnachricht an noch nicht registrierte Benutzer geschickt wird.

•      Klicken Sie auf [OK], um den neuen Mitgliedern Zugriff auf den Arbeitsbereich zu gewähren und die E-Mail-Nachricht an die Eingeladenen abzuschicken.

Wenn Sie E-Mail-Adressen eingegeben oder ausgewählt haben, die BSCW noch nicht mit re­gis­trierten Benutzern verknüpft hat, sendet BSCW automatisch eine E-Mail-Nachricht an diese Adres­sen. Diese Nachricht, die in Ihrem Namen verschickt wird, ist eine Einladung zur Re­gis­trie­rung als neuer Benutzer an Ihrem BSCW-Server. Diese Nachricht wird in der von Ihnen oben ausgewählten Sprache verschickt, wobei dem Standardtext die von Ihnen unter ‚Ein­ladungstext‘ eingegebene persönliche Einladung angefügt wird.

In Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) und nur hier können Sie Arbeits­be­rei­che auch auf ein­mal erzeugen: statt zunächst einen privaten Ordner zu erzeugen und dann andere Be­nut­zer als Mit­glieder einzuladen,

•      wählen Sie  Datei    Neu    Arbeitsbereich  in der oberen Menüleiste. Das Aktionsformular bietet neben den allgemeinen Angaben für Ordner in der Abteilung ‚Mitglieder‘ die Möglichkeit, die Mitglieder des neuen Arbeitsbereichs festzulegen. In der Abteilung ‚Allgemeines‘ können Sie ankreuzen, ob auch gleich eine Kontaktliste und ein Grup­pen­kalender für den neuen Arbeitsbereich angelegt werden sollen.

Sie als Erzeuger des neuen Arbeitsbereichs haben automatisch die Rolle ‚Manager‘, die mehr Rechte umfasst als die Rolle ‚Mitglied‘(siehe 4.2.1 Das BSCW-Rollenkonzept für eine Be­schreibung der Standard­rollen).