Aufgaben erzeugen: ein Beispiel

Nachdem alle vorbereitenden Maßnahmen zur Definition eines Projekts, seiner Phasen und der Zusammenstellung des Projektteams erledigt sind, kann die Aufgabenbearbeitung im Projekt beginnen. Als Projektverantwortlicher erzeugen Sie in unserem Beispielprojekt „Ersetzung des Provisionsabrechnungssystems“ in der Phase „Analyse“ die erste Aufgabe „Experten-Interviews“. Die Aufgabe soll von zwei Mitgliedern des Projektteams gemeinsam bearbeitet werden. Als Eingabedaten für die zu erledigende Aufgabe fügen Sie die Teilnehmerliste der Interview-Partner hinzu. Das Ergebnis der Aufgabe, also die Ausgabedaten, soll ein Dokument mit allen Protokollen sein.

Um diese neue Aufgabe zu erzeugen,

•      wählen Sie  Datei    Neu    Aufgabe  im oberen Menü der Phase „Analyse“, zu der die neue Aufgabe gehören soll.

•      Das Aktionsformular ‚Neue Aufgabe‘ hat mehrere Abteilungen, die wir ausführlich weiter unten behandeln. Für unser Beispiel gehen Sie in die Abteilung ‚Allgemeines‘ und geben als Namen der neuen Aufgabe „Experten-Interviews“ ein. Als Dauer geben Sie vier Wochen an, die Zeit, die voraussichtlich zur Erledigung nötig ist. Als Fälligkeitstermin geben Sie zwei Wochen vor Ende der Phase an, da vom Ergebnis dieser Aufgabe noch die abschließende Zusammenfassung der Analyseergebnisse abhängt.

•      In der Abteilung ‚Verantwortliche‘ wählen Sie in der Unterabteilung ‚Auftragnehmer’ die drei Projektmitglieder aus, die Sie für die Aufgabe vorgesehen haben. Den Auftraggeber lassen Sie noch unbestimmt. Sie selbst werden automatisch Auftraggeber, wenn Sie die Aufgabe schließlich starten.

•      In der Abteilung ‚Daten‘ geben Sie in der Unterabteilung ‚Eingabedaten‘ ein neues Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen „Expertenliste“ an; den Wert lassen Sie noch offen. Vor dem Start der Aufgabe müssen Sie allerdings das Eingabedokument bereitstellen. Wir kommen darauf weiter unten zurück. In der Unterabteilung ‚Ausgabedaten‘ definieren Sie ein weiteres Datenfeld vom Typ Dokument mit dem Namen „Protokolle“, das das Ergebnis der Aufgabe darstellt und von den Auftragnehmern geliefert werden soll. Bei beiden Datenfeldern kreuzen Sie ‚Erforderlich‘ an, d.h. die Aufgabe kann nicht gestartet werden, ohne dass die Expertenliste vorliegt, und sie kann auch nicht erledigt werden, ohne dass die Protokolle der Interviews erstellt worden sind.

•      Wenn Sie diese Angaben gemacht haben, klicken Sie auf [OK], um die Aufgabe zu erzeugen.

Klicken Sie auf den Eintrag der neu erzeugten Aufgabe, um sich Ihre Eingaben in der Aufgabenansicht anzusehen, wie in Abbildung 25 dargestellt.

Abbildung 25: Neu erzeugte Aufgabe in der Aufgabenansicht