Erstellen eines Termins

In einen BSCW-Kalender können Sie Termine eintragen, um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art (private Termine, Gruppentreffen, Telefonkonferenzen) zu organisieren. Zu einem Termin gehören mindestens ein Datum und eine Bezeichnung (Name). Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt, kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden, die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status (zugesagt, abgesagt) zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird. Neben Namen, Datum und eventuellen Teilnehmern können Sie auch noch Wiederholungen des Termins und das Verschicken von Erinnerungen festlegen.

•      Um einen Termin zu erzeugen, wählen Sie in einem Kalender  Datei    Neu    Termin  im oberen Menü, klicken Sie auf Termin hinzufügen in der Schnellstartleiste oder klicken Sie auf Hinzufügen in einem Tageseintrag einer Wochen- oder Monatsansicht.

•      Das Aktionsformular ‚Neuer Termin‘ hat vier Abteilungen, wo Sie die Angaben zum neuen Termin machen können:

Termin,

Teilnehmer,

Wiederholung,

Erinnerungen.

•      ‚Termin‘: Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Termins ein. Ferner können Sie angeben:

•      Kategorie, Priorität: Wählen Sie eine Kategorie und die Priorität des Termins aus. Sie können Termine unterschiedlicher Kategorie verschiedenfarbig darstellen (siehe 10.1.6 Kalender-Optionen).

•      Datum/Zeit: Geben Sie Datum und Zeit des Termins an. Wahlweise können Sie das Ende des Termins und eine Zeitzone festlegen.

•      Ort: Geben Sie (wenn sinnvoll) den Ort des Termins an.

•      Status: legt den Status eines Termins fest (unbestimmt, bestätigt, abgesagt). Wenn ein Termin unabhängig von Zu- oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall stattfindet, wählen Sie hier z.B. ‚bestätigt‘. Der voreingestellte Status ‚automatisch‘ bedeutet, dass der Status zunächst als ‚unbestimmt‘ angezeigt wird und sich dann automatisch ändert, wenn alle Teilnehmer zu- oder abgesagt haben.

•      ‚Teilnehmer‘: Die Teilnehmer für den Termin wählen Sie aus, wie Sie auch neue Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen würden: Sie können Ihr Adressbuch benutzen, direkt Benutzernamen eintragen oder erst eine Benutzersuche durchführen. Kreuzen Sie an, ob die Teilnehmer per E-Mail zu dem Treffen eingeladen werden sollen. Bei Gruppenkalendern können Sie auch Personen zu einem Termin einladen, die nicht Mitglied des Arbeitsbereichs sind, zu dem der Gruppenkalender gehört. Wenn Sie an dem Termin teilnehmen wollen, vergessen Sie nicht, sich selbst einzuladen: Sie sind nicht automatisch Teilnehmer eines Termins, den Sie erzeugen!

•      ‚Wiederholung‘: Hier können Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hinzufügen. Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs (z.B. wöchentlich, wöchentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag), die Sie im Listenfeld ‚Regeltyp‘ auswählen. Durch Klicken auf [Wiederholung hinzufügen] erscheint eine Wiederholungsregel, die Sie nach Ihren Wünschen ausgestalten können. Sie können in derselben Weise weitere Regeln hinzufügen, die weitere Wiederholungen Ihres Termins erzeugen. Bei monatlichen Wiederholungen werden Kurznotationen verwendet: so bedeutet -2 den vorletzten Tag des Monats und -1 Sa den letzten Samstag des Monats.

Ausnahmen, d.h. Tage, an denen eine Wiederholung des Termins nicht stattfinden soll, geben Sie dadurch ein, dass Sie einen Regeltyp auswählen, auf [Ausnahme hinzufügen] klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren Wünschen genauer spezifizieren. Sie können so natürlich auch mehrere Ausnahmen definieren.

Hinweis: Die Auswahl eines Regeltyps allein, z.B. ‚Wöchentlich‘, fügt Ihrem Termin noch keine Wiederholung hinzu; Sie müssen dazu auf die Schaltfläche [Wiederholung hinzufügen] klicken.

•      ‚Erinnerungen‘: Hier können Sie angeben, wie Sie selbst, die Teilnehmer des Termins, die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per E-Mail an den Termin erinnert werden sollen. Wählen Sie im Listenfeld ‚Erinnerungstyp‘ den Personenkreis aus, an den die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll. Durch Klicken auf [Hinzufügen] erscheint ein Formularfeld, wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungsnachricht angeben (wann, wie oft, an wen). Der automatisch generierten Erinnerungsnachricht können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen. Durch wiederholtes Klicken auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen.

•      Bestätigen Sie mit [OK], um den Termin gemäß den bisher von Ihnen vorgenommenen Spezifikationen zu erzeugen. Sie können alle Angaben zum Termin auch zu einem späteren Zeitpunkt festlegen oder wieder ändern.