Dokumente in BSCW hochladen und ändern

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hochladen, wo die Datei als Dokument behandelt wird. Die gängigen Browser (z.B. Chrome, Edge, Firefox, Internet Explorer, Opera oder Safari) verfügen über die Dateiübertragungsfunktion per Drag-and-drop: Sie wählen eine Datei in Ihrem lokalen Rechner aus, ziehen sie mit gedrückter Maustaste in das Browserfenster BSCW-Ordners und lassen sie dort fallen, indem Sie die Maustaste loslassen. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Dateien oder den Inhalt ganzer Ordner hochladen.

Die hochgeladenen Dokumente erhalten als Namen den Namen der ursprünglichen Dateien. Wenn die Namen nicht den Beschränkungen für Namen von BSCW-Dokumenten bezüglich der Verwendung von Sonderzeichen (s. Hinweis unten) genügen, werden die Namen automatisch korrigiert.

Neben Drag-and-drop gibt es noch die Möglichkeit, die Datei zum Hochladen in einem Dateiauswahldialog zu bestimmen. Dazu

•      wählen Sie   oberhalb der Inhaltsliste.

Bei dieser Methode können Sie den Namen des Dokuments frei wählen und zusätzliche Angaben zum Dokument machen (Beschreibung und weitere Attribute wie Tags).

Sie können den Namen und andere Angaben zu hochgeladenen Dokumenten nachträglich wieder ändern, indem

•      Sie   Eigenschaften ändern  im Kontextmenü des Dokuments aufrufen.

Beide Aktionen benutzen im wesentlichen dasselbe Aktionsformular, das aus vier Reitern besteht.

o  Allgemeines: Angabe von lokaler Datei zum Hochladen (entfällt beim Ändern), Name, Tags und Beschreibung des Dokuments.

o  Freigabe (nur für Manager): Festlegung eines Freigabeprozesses für das Dokument, der von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 13.3 Dokumentfreigabe).

o  Automatische Versionierung (nur für Manager): Festlegung einer Versionierungsvorschrift für das Dokument, die von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 9.3.6 Automatische Versionierung).

o  Attribute: Angabe von Metadatenattribute für das Dokument.

Allgemeines

•      Im Feld ‚Lokale Datei‘ (nur beim Hochladen) wählen Sie über [Durchsuchen…] eine Datei Ihres lokalen Dateisystems zum Hochladen aus. Der Name der ausgewählten Datei wird automatisch in dieses Feld eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie keinen neuen Namen im Feld ‚Name‘ vergeben.

Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. .doc), das auf manchen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten werden, da es die Erkennung des Datei-Typs erleichtert, wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird: der BSCW-Dokumentname wird standardmäßig als lokaler Dateiname verwendet!

Hinweis: Für die Namen von Dokumenten (und Ordnern) nur ein eingeschränkter Zeichensatz verwendet werden. Dies dient einer verbesserten Kompatibilität mit den Restriktionen verschiedener Betriebssysteme (z.B. beim Herunterladen von BSCW-Dokumenten). Wenn Sie neue Dokumente ins System einstellen, werden Sie auf einen ungültigen Namen hingewiesen (z.B. wenn er eines der Zeichen \ * : ? / < > | " enthält). In diesem Fall müssen Sie den Namen korrigieren, bevor Sie das Dokument einstellen können.        
Ungültige Namen bereits bestehender Dokumente oder Ordner aus einer älteren BSCW-Version werden nicht verändert, es sei denn, dass Ihr BSCW-Administrator dies veranlasst oder Sie diese Dokumente duplizieren z.B. durch Kopieren.

•      Im Feld ‚Tags‘ können Sie frei wählbare Schlagwörter eintragen, die das neue Dokument charakterisieren. Diese Schlagwörter können beim Suchen verwendet werden. Mehrere Tags werden durch Leerzeichen getrennt. Es wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

•      Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. Anweisungen, wie es zu benutzen ist, eingeben.

•      Der Dateityp des Dokuments wird normalerweise vom Web-Browser richtig erkannt und zugewiesen (Standardeinstellung). Sie können den Dateityp auch selbst angeben, indem Sie einen Dateityp aus dem angebotenen Menü auswählen. Sollte der korrekte Dateityp nicht angeboten werden, können Sie den zugehörigen MIME-Typ (standardisierte Bezeichnung für Dateitypen im Internet) auch explizit eingeben. Die Info-Seite eines Dokuments zeigt den MIME-Typ an.

Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Ausnahmefällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben. Später können Sie mit   Eigenschaften ändern  im Kontextmenü des Dokuments den Dateityp und die Kodierung wieder ändern.

Attribute

•      Im Reiter ‚Attribute‘ können Sie Metadatenattribute für das neue Dokument angeben. Diese Attribute können beim Suchen verwendet werden. Die Standard-Attribute sind in zwei Gruppen angeordnet. Die erste Gruppe enthält Kategorie und Priorität; diese beiden Attribute werden in der Ordnerübersicht angezeigt, wenn die Anzeige der entsprechenden Spalten aktiviert ist. Die zweite Gruppe enthält Attribute zur Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin-Core-Standard (siehe 5.9.1 Metadatenprofile); bei diesen Attributen können Sie weitere Werte hinzufügen, indem Sie auf  klicken.

Sie können später auch eigene Attribute definieren, die Sie in einem neuen oder geänderten Metadatenprofil zusammenfassen und dem Dokument zuweisen (für Einzelheiten siehe 5.9.1 Metadatenprofile).

•      Klicken Sie auf [OK], um das Dokument hochzuladen oder die Änderungen, die Sie an dem Dokument vorgenommen haben, wirksam werden zu lassen.

Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und denselben Dateiyp wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:

•      Wählen Sie   Schreibschutz  im Kontextmenü des Dokuments, um eine (nachträglich entfernbare) Sperre zu setzen.

Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht überschrieben, sondern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.

Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehören nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen Dokumenten belegte Speicherplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeitsbereichs zugerechnet. Wenn die Speicherplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestandenen Speicherplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Manager und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen. Wenn die Speicherplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen belegte Speicherplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) angezeigt. Die Info-Seite rufen Sie über den Knopf  im Kontextmenü des Dokuments order Ordners auf.