Laufmappen erzeugen und starten

Um eine neue Laufmappe zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt:

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Laufmappe  im oberen Menü. Geben Sie den Namen der neuen Laufmappe ein und drücken Sie [OK], um die neue Laufmappe zu erzeugen.

•      Als nächstes wird Ihnen das Formular ‚Neue Aufgabe - Laufmappe bearbeiten‘ an­ge­zeigt, wo Sie die erste Aufgabe Ihrer neuen Laufmappe angeben können.

•      Geben Sie den Namen der ersten Aufgabe und eine optionale Beschreibung an. Wäh­len Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen. Schließlich erzeugen Sie die erste Aufgabe, indem Sie [OK] drücken. Die ver­antwortlichen Bearbeiter einer Aufgabe können direkt eingegeben, aus dem Adress­buch ausgewählt oder durch Suche nach BSCW-Benutzern bestimmt werden.

•      Das Formular ‚Laufmappe bearbeiten‘, das Ihnen als nächstes angezeigt wird, zeigt die aktuelle Aufgabenliste, die in diesem Fall nur aus der ersten Aufgabe besteht. Fahren Sie fort, mit [Neue Aufgabe hinzufügen] neue Aufgaben zu definieren, bis Ihre Aufgabenliste fertig ist. Dabei werden die neuen Aufgaben an das Ende der Aufgaben­liste angefügt.

•      Bei der Definition der weiteren Aufgaben bestimmen Sie im Formularabschnitt ‚Weiterleiten an:‘ die nächste Station im Laufmappen-Ablauf. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Aufgabe in der Aufgabenliste weitergeleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Laufmappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weitergeleitet werden kann.

•      Wählen Sie [Zurück], wenn Sie mit der Eingabe der Aufgabenliste Ihrer neuen Lauf­mappe fertig sind.

Sie können die Liste der Aufgaben einer Laufmappe jederzeit wieder überarbeiten und ändern (siehe 8.2.3 „Laufmappen bearbeiten).

Fügen Sie nun dem Laufmappenordner etwaige Dokumente oder andere Objekte, die für die Laufmappe wichtig sind, hinzu und starten Sie die Abarbeitung der Aufgaben wie folgt:

•      Wählen Sie   Weiterleiten  im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Formular ‚Lauf­mappe weiterleiten‘ können Sie einen zusätzlichen Vermerk anbringen. Eine Email­benachrichtigung des Laufmappenmanagers (wahrscheinlich Sie selbst) und anderer ver­antwortlicher Bearbeiter für das Starten der Laufmappe (also etwaiger anderer Mit­glie­der des Laufmappenordners), die Sie veranlassen können, macht in diesem spe­zi­el­len Fall wenig Sinn. Sie können aber bestimmen, ob der oder die nächsten Bearbeiter der ersten Aufgabe zusätzlich durch eine Emailnachricht von der neuen Aufgabe be­nach­richtigt werden sollen. Bestätigen Sie mit [OK].

Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die persönliche Auftragsliste des oder der verant­wort­lichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen, und die Ab­arbeitung der Laufmappe kann beginnen.

Sie können Laufmappen auch einschließlich der Aufgabenliste kopieren. Der Zustand der Ab­arbeitung der Aufgabenliste wird dabei nicht kopiert: der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start. Dies betrifft nur die Aufgabenliste, der Inhalt der Lauf­mappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert!