Laufmappen weiterleiten

Durch die Weiterleitung der Laufmappe wird die aktuelle Aufgabe für erledigt erklärt. Die Lauf­mappe verschwindet aus der persönlichen Auftragsliste des oder der verantwortlichen Bearbeiter dieser Aufgabe und erscheint in der persönlichen Auftragsliste des oder der Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind. Wenn alle Aufgaben erledigt sind, es also keine nächste Aufgabe mehr gibt, ist die Laufmappe beendet. Durch Weiterleitung einer beendeten Laufmappe durch ein Mitglied der Laufmappe kann sie erneut mit der ersten Auf­gabe gestartet werden.

Vor einer Weiterleitung sollten Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe sicher­stellen, dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist, dass also z.B. ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappenordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe ent­sprechend der Aufgabenstellung überarbeitet worden ist.

Als Mitglied der Laufmappe können Sie die Laufmappe ebenfalls weiterleiten. Damit ent­ziehen Sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe in ihrem jewei­li­gen Zustand und leiten die Laufmappe dem oder den verantwortlichen Bearbeitern der nächs­ten Aufgabe zu.

Eine Laufmappe leiten Sie wie folgt weiter:

•      Wählen Sie   Weiterleiten  im Aktionsmenü der Laufmappe.

•      Im Formular ‚Laufmappe weiterleiten‘ können Sie einen zusätzlichen Bearbeitungs­vermerk anbringen. Sie können wählen, ob der Manager der Laufmappe und mögliche andere Bearbeiter Ihrer Aufgabe per Email über die Weiterleitung verständigt werden sollen.

•      Wenn nur eine Aufgabe als nächste Station vorgesehen ist, wird der oder werden die verantwortlichen Benutzer automatisch ausgewählt. Wenn mehrere Aufgaben als nächste Station der Laufmappe möglich sind, können Sie selbst auswählen, zu wel­chem Bearbeiter die Laufmappe als nächstes weitergeleitet werden soll. Ferner können Sie bestimmen, ob der oder die nächsten Bearbeiter zusätzlich zum Eintrag der Lauf­mappe in die persönliche Auftragsliste durch eine Emailnachricht von der neuen Auf­gabe benachrichtigt werden sollen.

•      Leiten Sie schließlich die Laufmappe weiter, indem Sie [OK] drücken.